Решения компании Xerox для работы с информацией и документами, представленные широким спектром оборудования, программных продуктов и услуг, получили широкое распространение в разных отраслях. Особое внимание компания уделяет работе с государственным сектором — именно здесь производство документов фактически относится к основному виду деятельности, что и определяет высокую потребность в соответствующих ИТ-решениях, причем не только в средствах печати, но и в аппаратах для сканирования бумажных оригиналов.
О своем опыте работы в данном сегменте рынка, о ключевых задачах в сфере оцифровки документов, а также о предлагаемых для этой цели решениях рассказывают Алексей Горбачев, руководитель отдела продаж департамента корпоративных государственных проектов компании «Xerox Россия» и Алексей Родюков, аналитик по конкуренции той же компании.
Как давно Xerox поставляет решения для российского госсектора?
Алексей Горбачев: Компания Xerox, являющаяся одним из лидирующих производителей печатной, копировальной и сканирующей техники, а также ведущим экспертом в области управления документоемкими процессами, присутствует на российском ИТ-рынке более сорока лет. И все это время работа с госсектором как крупнейшим и наиболее стабильным потребителем ИТ в России оставалась одним из важнейших приоритетов в деятельности компании.
Происходящая в последние годы глобальная «цифровизация» всех сфер жизни общества и бизнеса в полной мере относится и к государственным заказчикам. Переход на электронный документооборот, оцифровка бумажных фондов, автоматизация внутренних бизнес-процессов — таков далеко не полный перечень актуальных для госструктур задач, в эффективном решении которых мы оказываем реальную помощь. При этом мы стремимся не просто соответствовать вызовам времени, но формировать новые рыночные тренды в управлении документами.
В чем, по вашему опыту, проявляется основная специфика работы с госструктурами?
А. Г.: В работе с госзаказчиком важно не только знание предметной области и умение подобрать эффективное решение в соответствии с его потребностями — необходимо также увязать это решение с нормативно-правовой и законодательной базой и оказать экспертную поддержку в его финансово-экономическом обосновании.
Кроме того, в структуру госучреждений часто входят федеральные, региональные и муниципальные подразделения, распределенные по всей стране. А это значит, что поставщику просто необходимо иметь развитую службу сервисной поддержки, которая обеспечит взаимодействие с пользователями на местах. Некоторые заказчики требуют от поставщиков лицензии и сертификаты ФСБ, ФСТЭК и других организаций. В целом взаимодействие бизнеса с госсектором сильно формализовано. Это накладывает большую ответственность на поставщика, обязывая его тщательно оценивать риски и добиваться максимальной прозрачности в своей деятельности.
Как вы оцениваете рост потребности российского госсектора в решениях для сканирования?
А. Г.: Первые проекты по переводу бумажных фондов в электронный вид были реализованы еще в середине
По данным сайта zakupki.gov.ru, в 2013 г. госзаказчикам были оказаны услуги по сканированию документов на сумму более 300 млн. руб., а в
Госсектор — широкое понятие, охватывающее структуры разного типа. Кто здесь является основным потребителем решений для сканирования документов и в какого рода задачах они применяются?
А. Г.: В данном случае важно разделять стоящие перед заказчиками задачи — сканирование поступающей и производимой документации (т. е. решение повседневных задач) и оцифровку имеющихся архивных фондов.
Первая характерна для госструктур, работающих с обращениями граждан, — ЗАГСов, фондов труда и занятости, судов и пр. Для ее решения нередко применяют потоковые сканеры различной производительности, а в случае нерасшиваемых оригиналов — планшетные или планетарные сканеры.
Вторая задача более актуальна для учреждений культуры: государственных архивов, библиотек, музеев. Выбор оборудования здесь обусловлен спецификой сканируемых оригиналов — зачастую это нерасшиваемые массивы документов, ветхие материалы, документы нестандартных форматов. Поэтому наряду с планшетными и планетарными сканерами (как в предыдущем случае), здесь также востребованы проекционные сканеры.
В качестве особой категории заказчиков можно выделить вузы: обучение студентов без предоставления им доступа к научной и учебной литературе в электронном виде — это уже анахронизм. Кроме того, в библиотеках многих наших старейших университетов хранятся ценные и редкие издания — оцифровка позволяет не только сохранить их, но и сделать общедоступными.
Для оцифровки документов можно применять и современные МФУ. Когда целесообразнее возложить задачу оцифровки на МФУ и когда — на выделенный сканер?
Алексей Родюков: Этот выбор напрямую зависит от задач заказчика. Если у сотрудников, которые работают с оборудованием, есть необходимость и печатать, и сканировать, то оптимальный выбор — МФУ. Если же нужна только обработка поступающей документации и перевод её в электронный вид, тогда нет смысла платить за МФУ — потокового сканера будет вполне достаточно.
Какие решения для сканирования документов компания Xerox сегодня предлагает госучреждениям и что определяет их конкурентные преимущества?
А. Р.: В портфеле Xerox представлена вся линейка решений для сканирования, начиная от персональных поточных и заканчивая профессиональными промышленными сканерами: Xerox DocuMate 3115, Xerox DocuMate 3220, Xerox DocuMate 3640, Xerox DocuMate 4790, Xerox DocuMate 5540, Xerox DocuMate 4799, Kirtas Kabis. Каждое решение имеет свои достоинства, но если говорить о наших конкурентных преимуществах, то это прежде всего обширная зона покрытия сервисной поддержкой — в каком бы населённом пункте вы ни жили, наши специалисты помогут отремонтировать ваш сканер и предоставят для него необходимые запчасти. Для госзаказчиков это нередко важнейший аргумент при выборе поставщика.
А. Г.: К сказанному, пожалуй, стоит добавить, что мы предлагаем заказчику не просто оборудование, а решение, которое позволяет максимально автоматизировать процесс оцифровки документов на всех этапах.
Какую роль в составе такого решения играет программная составляющая? Возможна ли ее адаптация под конкретные требования госзаказчика и его ИТ-инфраструктуру?
А. Г.: Задача сканирующего оборудования — создать электронный образ документа требуемого качества и с допустимыми временными затратами, всё остальное определяется именно программной частью решения. В портфеле Xerox сегодня представлены решения для автоматизации практически всех этапов оцифровки документов с учётом специфики различных госорганизаций.
Так, для промышленной оцифровки бумажных документов с неструктурированным содержанием мы предлагаем систему потокового ввода документов (СПВД). Ее можно использовать для промышленного атрибутирования электронных материалов в любых отраслях. Благодаря максимальной автоматизации и применению промышленных программных средств обработки данных это решение ускоряет и упрощает перевод документов в электронный вид.
«Полнотекстовая электронная библиотека Xerox» (или «ПЭБ Xerox») — специализированное ПО, позволяющее автоматизировать весь цикл создания и функционирования полнотекстовой электронной библиотеки. Система позволяет организовать защищенный доступ к оцифрованным фондам с текстовыми, видео- и аудиоресурсами с возможностью поиска как по атрибутам, так и по всему тексту документов.
Решение «Архив» автоматизирует основные направления деятельности архивных подразделений и позволяет сформировать единое информационное пространство для совместной работы сотрудников архивного отдела и операционных подразделений. Реализованные в нём современные методы поиска электронных документов позволяют оперативно находить в архиве нужную информацию.
Еще одно решение — «Электронные архивные фонды» — ориентировано на государственные архивы (краевые, областные, городские), в том числе с распределенной филиальной сетью. Оно позволяет хранить электронный научно-справочный аппарат и электронные дела произвольного формата в систематизированном виде, вести поиск по ним, гибко разграничивать права доступа к документам, автоматизировать работу читального зала.
Всё это типовые решения, но в ходе внедрения они адаптируются под индивидуальные особенности заказчика.
В чем, по вашему опыту, могут заключаться основные сложности при внедрении решений для сканирования в госструктурах?
А. Г.: Во взаимодействии с госструктурами, впрочем, как и с любыми другими заказчиками, прежде всего необходимо понимать их потребности и внутренние бизнес-процессы. Собственно этим и определяется отраслевая экспертиза поставщика, позволяющая ему оправдать ожидания заказчика от реализации проекта. Если такой экспертизы нет, рассчитывать на успех трудно.
Отдельно можно сказать о проектах, которые связаны с обработкой документов, содержащих секретную информацию, что в госсекторе не является редкостью. В таких проектах допускается только отвечающее требованиям ФСБ и/или ФСТЭК оборудование, а поставщик решения должен иметь соответствующие лицензии.
Какие проекты Xerox в российских госструктурах вы считаете наиболее интересными и показательными с точки зрения реализации возможностей предлагаемых компанией решений для сканирования?
А. Г.: В качестве примеров можно привести проекты в Государственном архиве Калининградской области, в Национальной библиотеке имени Ахмет-Заки Валиди Республики Башкортостан, в Центральной библиотеке имени А. П. Чехова.
В Государственном архиве Калининградской области мы создали информационную систему электронного архива на базе программных комплексов «Электронные архивные фонды», СПВД и ряда других продуктов. Проект был очень интересным как для сотрудников архива, так и для специалистов компании Xerox. Благодаря широким возможностям использованных нами технологий удалось обеспечить сохранность редких изданий и упростить доступ к фондам архива. Теперь работать с его уникальными документами можно в любой точке земного шара, а система поиска в электронном научно-справочном аппарате позволяет сотрудникам архива собирать информацию о единицах хранения намного быстрее, чем при просмотре бумажных описей.
Национальная библиотека имени Ахмет-Заки Валиди также пошла по пути интернет-публикации материалов из своих фондов. Чтобы решить эту задачу, в 2013 г. была приобретена система «ПЭБ Xerox», на основе которой созданы онлайн-коллекции произведений литературы, музыки, изобразительного искусства. В результате интернет-пользователи получили удобный доступ к оцифрованным фондам библиотеки.
Решение «ПЭБ Xerox» было внедрено и в Центральной библиотеке имени А. П. Чехова во Владивостоке. Создание единого электронного ресурса позволило библиотеке повысить качество услуг и упростить доступ к книжным коллекциям.
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ XEROX
