Компания «М.Б.А. Финансы» внедрила решение EOS for SharePoint. «M.Б.A. Финансы» специализируется на предоставлении комплексных услуг премиального класса по взысканию просроченной задолженности физических лиц для банков и других организаций финансового сектора (МФО, страховые компании), а также для телекоммуникационных компаний. Головной офис компании находится в Москве, операционные центры — в Брянске и Смоленске.
Выбор был сделан в пользу решения EOS for SharePoint по нескольким причинам. Основными критериями для выбора решения EOS for SharePoint послужили доверие к самой платформе Microsoft SharePoint, а также возможность с помощью EOS for SharePoint выстраивать различные гибкие маршруты движения документов и организовать работу с электронной подписью.
Партнером «M.Б.A. Финансы» по внедрению стала брянская компания «Альта-Софт», сертифицированный партнер ЭОС. В ходе проекта в «M.Б.A. Финансы» регулярно проводились рабочие совещания с сотрудниками компании «Альта-Софт». На них обсуждался сам процесс внедрения и отдельные этапы, выстраивались и корректировались планы.
Одной из важнейших задач проекта было создание единой базы для регистрации всей входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов, их хранения, организованного поиска документов. При этом для компании было очень важно, чтобы несмотря на территориальную удаленность филиалов сотрудники имели оперативный доступ к информации, и на согласование документов у руководства компании уходило как можно меньше времени.
Проект по внедрению системы EOS for SharePoint завершился менее чем за полгода. На первом этапе, который стартовал в марте 2014 года, сотрудники «Альта-Софт» провели анализ документооборота «M.Б.A. Финансы» и выделили ключевые бизнес-процессы, которые необходимо было автоматизировать в первую очередь. На этом этапе будущий проект системы электронного документооборота был нарисован на бумаге. Некоторые процессы были автоматизированы «как есть», другие пришлось изменить и оптимизировать.
Затем, в мае 2014 года, система EOS for SharePoint была настроена и подготовлена к эксплуатации. После этого сотрудники начали проходить индивидуальное обучение на уже работающей системе. Сотрудники филиала в Брянске проходили обучение на своих рабочих местах, а сотрудники центрального офиса в Москве и филиала в Смоленске — дистанционно, по Skype. Также был разработан ряд подробных инструкций по работе исполнителей, регистраторов и руководителей в системе.
«В процессе обучения иногда выявлялись нюансы в работе сотрудников, которые не были учтены ранее, но это не становилось каким-либо препятствием: вносились изменения, дополнения и обучение продолжалось дальше, — прокомментировала Елена Гераськина, руководитель проекта. — В июне 2014 года система была запущена в тестовую эксплуатацию и продолжилась ее „тонкая настройка“. Несомненно, на данном этапе у сотрудников нашей компании возникали вопросы, некоторым из них было сложно отказаться от привычных методов работы с документами. На этом этапе мы собрали и обработали замечания пользователей по работе с СЭД и в соответствии с ними скорректировали маршруты и объекты в самой системе. В промышленную эксплуатацию СЭД была запущена в июле 2014 года».
На данный момент в «M.Б.A. Финансы» уже подвели некоторые итоги проекта. Во-первых, благодаря внедренной СЭД в компании удалось обеспечить эффективное информационное взаимодействие между территориально удаленными подразделениями. Это позволило значительно сократить время на передачу документов из центрального офиса, находящегося в Москве, в филиалы в Брянске и Смоленске и обратно.
Во-вторых, за счет контроля над исполнением документов и повышению прозрачности действий пользователей улучшилась исполнительская дисциплина специалистов. Кроме того, существенно сократились расходы на бумагу и обслуживание оргтехники.
«Наша территориальная структура достаточно разрозненная, что являлось основной причиной длительного поиска оригиналов документов. На данный момент эти потери минимизированы благодаря полному отслеживанию движения документов внутри системы, — резюмировала Елена Гераськина. — Как и для любой другой организации, для нас очень важно иметь оперативный доступ к информации, что сейчас достигается благодаря хранению данных в единой базе. И, более того, сам поиск нужной информации интуитивно понятен и удобен, что тоже немаловажно».
Сейчас система активно развивается за счет постепенного увеличения числа пользователей. Также рассматривается интеграция СЭД с 1С.
В компании «M.Б.A. Финансы» и дальше намерены сотрудничать с ЭОС — в частности, сейчас присматриваются к решению «Архивное дело», интегрированному с системой EOS for SharePoint.
