Группа компаний «Форус» автоматизировала ООО «Сумотори-Иркутск», официального дилера по продаже грузовых автомобилей HINO, DAF и строительной техники HYUNDAI, а также официального сервис-дилера по обслуживанию данных марок. В качестве основы для создания системы было выбрано отраслевое решение «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти» и дополнительный модуль для этого продукта от разработчика «1С-Рарус» «Управление взаимоотношениями с клиентами». За два месяца система была развернута на 20 рабочих местах, были полностью автоматизированы задачи управления продажами запчастей, техники, а также — сервисного обслуживанию техники.
В результате проекта улучшилось качество планирования продаж. С помощью новой системы оперативно формируются планы продаж по каждому конкретному менеджеру, а также отчеты о выполнении этих планов за различные периоды и по различным товарным группам. Менеджеры получили возможность вести в системе рабочий журнал, в котором фиксируется, какое количество звонков, кому и с каким результатом сделано за день. Это позволяет оценивать результаты работы менеджеров и подразделений, рассчитывать бонусы за выполнение и перевыполнение планов, мотивировать сотрудников на достижение более высоких результатов. Кроме того, данные о продажах за различные периоды и по различным товарным группам помогают руководству вырабатывать решения, связанные с развитием бизнеса, например, с расширением штата сотрудников, увеличением постов техобслуживания, поддержания актуального складского товарного запаса и т.п.
Появилась возможность контролировать состояние и сроки исполнения заказов на поставку техники. В системе в любой момент времени можно получить информацию о том, какие машины еще в производстве, какие на стоянке/в наличии, а какие — уже в пути, кто перегонщик и водитель.
Усилен контроль за взаиморасчетами с контрагентами. В системе оперативно формируется график платежей, который помогает контролировать дебиторскую задолженность по каждому контрагенту и планировать поступление денежных средств в определённом периоде. В результате величина дебиторской задолженности уменьшилась.
Заказы поставщикам формируются в системе с учетом складских остатков, текущих заказов, а также длительности доставки товара. Необходимые запчасти теперь всегда есть в наличии в нужном количестве на складе. Появилась возможность выявлять наиболее прибыльные и часто покупаемые товарные позиции, что также помогает планировать закупки и сокращать количество неликвидного товара на складе.
Организован оперативный учет товаров по местам их хранения. Это позволяет сотрудникам быстро находить нужный товар на складе, оперативно комплектовать заказы и передавать запчасти в ремонтные зоны, а также в зону выдачи товаров клиенту.
В системе в номенклатурной карточке каждой запчасти указано, для какой модели техники она предназначена. Это значительно упрощает и ускоряет процесс согласования заказов и исключает возможные ошибки: заказчик гарантированно получит именно ту деталь, которая ему нужна.
Появилась возможность учитывать, оценивать и анализировать данные по условно упущенному спросу. Система фиксирует все обращения по запчастям, которых не оказалось в наличии. На основании этой информации менеджер по закупкам может принять решение, какие товары необходимо включить в ассортимент. Таким образом, компания реагирует на запросы клиентов и расширяет ассортимент запчастей в соответствии с их потребностями.
Настроено разграничение прав доступа к системе. Теперь реализацию запчастей могут оформить только те сотрудники, которые являются материально-ответственными лицами. Это исключило возможность махинаций с перемещениями и продажами запчастей со склада.
Улучшилось качество планирования работы станции технического обслуживания и сервисной службы. В системе в онлайн режиме отображается текущее расписание работы механиков и ремонтных блоков (постов), установлены плановые нормы выполнения каждого вида работ. Система позволяет оценивать эффективность работы специалистов в соответствии с установленными нормативами. В результате удалось оптимизировать как работу отдельных сотрудников, так и загрузку постов в целом, длительность простоев оборудования сокращена.
Существенно упростилась и ускорилась обработка входящих заявок. Теперь при регистрации новой заявки система автоматически формирует заказ-наряд, включающий перечень услуг и расходных материалов, необходимых для выполнения работ по обслуживанию каждой конкретной модели техники. Ранее менеджерам приходилось делать это вручную, что отнимало много времени.
Повысилось качество сервиса, предлагаемого клиентам. С помощью новой системы менеджеры оперативно контролируют наступление сроков регулярного техобслуживания и своевременно оповещают клиентов о необходимости прохождения ТО. Кроме того, появилась возможность контролировать наступление сроков внеплановых ремонтов, рекомендованных производителями, например, в случае брака всей линейки техники. Если машина есть в списке, который прислал производитель, при вводе ее VIN-номера в систему менеджер получит уведомление о том, что данной машине необходим ремонт в сервисном центре, и сообщит об этом клиенту. Все это помогает компании своевременно выполнять работы по обслуживанию техники клиентов и обеспечивать ее бесперебойную работу.
В системе оперативно формируется около 20 видов аналитических отчетов: по разным видам ремонта (гарантийный, выездной, техническое обслуживание), расходу деталей и т.д. Это позволяет компании выполнять отчетные обязательства перед поставщиками, планировать и контролировать объемы продаж сервисных услуг, оценивать расход запчастей и рабочего времени на соответствие установленным нормативам, рассчитывать процент брака и некачественно выполненных работ. На основании этих данных руководство может своевременно принимать корректирующие меры: применять штрафные санкции или, наоборот, утверждать премиальные выплаты специалистам, мотивируя их на быстрое и качественное выполнение работ.
Настроено ограничение прав на передачу запчастей в ремонтную зону: теперь такие права есть только у исполнителей (но нет у кладовщика), которые подписывают документ о материальной ответственности при перемещении деталей в производство. При этом в программе отображается, какое количество деталей, кто из сотрудников и для какой машины брал. Это помогло усилить контроль за расходованием запчастей.
Светлана Тураева, главный бухгалтер ООО «Сумотори-Иркутск», так прокомментировала результаты проекта: «Для меня одним из главных достижений проекта стало существенное сокращение времени на принятие управленческих решений: широкий спектр аналитических отчетов в „Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти“ помогает оперативно оценить, что, например, можно сделать для повышения продаж, как снизить затраты, куда направить свободные средства и т.д. Также с помощью программы мы можем в полной мере реализовать все планы по улучшению качества обслуживания и повышению лояльности наших клиентов. Автоматизация также упростила отчеты и другие формы взаимодействия с поставщиками и производителями».
