Год разработки версии 5.2 был посвящен пересмотру подхода к историческим, редко используемым данным и множеству прикладных улучшений. Архив исторических данных помогает ускорить работу системы в крупных компаниях с большими объемами информации в ECM. Прикладные улучшения направленны на повышение готовности DIRECTUM к внедрению и эффективному использованию специалистами заказчика.

Рост объема данных, которые хранятся в базе ECM-системы, приводит к замедлению работы и, как следствие, к проблемам для пользователей и администраторов.

Для повышения быстродействия при большом объеме информации в DIRECTUM 5.2 документы, задачи, задания, записи справочников, к которым редко обращаются пользователи, могут быть отнесены к архивным объектам. По умолчанию они не будут отображаться в папках поиска и справочниках. Дополнительно для удешевления хранения исторические данные могут быть перенесены из SQL-хранилища в файловые архивные хранилища, в том числе на медленные диски.

Поддержка такой схемы работы позволяет: уменьшить размер базы данных SQL-хранилища, показывать пользователям только необходимые в работе объекты, ускорить выполнение поисков и открытие справочников, ускорить выполнение операций по обслуживанию баз данных.

Правила работы с историческими данными для разных объектов системы настраиваются исходя из потребностей предприятия. К примеру, историческими могут признаваться документы, к которым не обращались более заданного количества лет, или задачи, работы по которым завершены определенное время назад. В системе уже преднастроены правила, которые можно изменить.

При поиске документов, задач и заданий можно учитывать или не учитывать исторические данные. Пользователи сами выбирают вариант отображения записей в списках справочников.

Все эти улучшения прежде всего призваны повысить качество работы системы в крупных компаниях, где автоматизированы сотни пользователей и накоплены данные за три года и более.

Продуманность UX (user experience, пользовательского опыта) корпоративного ПО — залог легкого обучения, положительного отношения к автоматизации привычных действий, скорости работы в системе. Поэтому в каждой новой версии DIRECTUM популярные модули дорабатываются и улучшаются в соответствии с требованиями времени и в ответ на запросы пользователей.

Так, в модуле «Канцелярия» в DIRECTUM 5.2 реализована новая функциональность для работы со служебными записками. Упрощен мастер действий «Оформление служебных записок».

Доработан типовой маршрут «Согласование служебной записки». Созданные в системе записки могут легко согласовываться с неавтоматизированными сотрудниками — маршрут будет включать задание секретарю распечатать и передать на подпись служебную записку.

За счет улучшения механизмов работы со служебными записками ускоряется и упрощается взаимодействие на уровне «подчиненный-руководитель».

В модуле упрощен механизм делегирования — при делегировании поручения можно указать, нужно ли выполнить ведущее поручение после выполнения подчиненного.

Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» поддерживает новые возможности. Тесная интеграции DIRECTUM с Microsoft Exchange позволяет автоматически синхронизировать совещания, созданные в Outlook.

Типовые маршруты модуля гибкие, поэтому пользователи могут пропускать и менять местами этапы работы с совещанием. Это позволяет, например, автоматизировать стихийно проведенное совещание или пропустить этап подготовки протокола, если в нем нет необходимости.

Модуль стал универсальным и позволяет подходить к рабочим встречам без лишнего формализма. Например, любой сотрудник может организовать встречу непосредственно в Outlook, а потом синхронизировать совещание в DIRECTUM, чтобы оформить и согласовать протокол, проконтролировать исполнение решений и так далее.

«Управление договорами» в DIRECTUM 5.2 удобней благодаря автоматической синхронизации данных в карточках договорных документов и в соответствующих записях справочника, что позволяет не тратить время на двойной ввод и перепроверку информации. В любой момент можно быстро определить статус договора — для этого в карточку записи справочника добавлено поле «Статус». При каждом изменении стадии жизненного цикла документа в ходе типового маршрута значение поля «Статус» автоматически изменяется, записи в справочнике представляются различными шрифтами в зависимости от статуса документа.

Модуль доработан для упрощения работы договорников за счет повышения удобства и улучшения UX системы.

Предоставление сотрудникам доступа к корпоративному контенту с мобильных устройств — распространенная практика в передовых компаниях. Западные аналитики говорят, что более чем в 75% случаях внедрение мобильности в ECM окупается в течение 1,5 лет. Поэтому DIRECTUM развивает мобильные решения и предоставляет заказчикам возможность эффективно их использовать.

Начиная с версии 5.1.1 в поставку входит сервер NOMAD (Native Offline Mobile Applications for DIRECTUM), который обеспечивает взаимодействие мобильных приложений с системой. В DIRECTUM 5.2 также включены и сами мобильные решения: функциональный клиент для широкого круга сотрудников DIRECTUM Jazz и DIRECTUM Solo для Android, предназначенный для покрытия задач мидл- и топ-менеджеров.

Приложение DIRECTUM Jazz позволяет выполнять задания, работать с документами, стартовать задачи. Основная функциональность Solo заточена на рассмотрение и согласование документов, выдачу поручений и контроль их исполнения. Для использования DIRECTUM Jazz не требуются лицензии. Для использования Solo необходимы клиентские лицензии.

Теперь удаленные и разъездные сотрудники кроме веб-клиента могут выбирать наиболее удобный для них мобильный клиент DIRECTUM.

Веб-клиент также улучшился с точки зрения UX и UI (user interface, пользовательского интерфейса).

Появилась интеграция документов Microsoft Office с DIRECTUM в вебе — теперь заполняемые поля документов автоматически обновляются, и в документы можно вставлять штрихкоды. Обеспечена поддержка жизненного цикла. Улучшены отчеты в веб-клиенте (к примеру, в отчетах в Excel теперь формируются сводные таблицы). Появились предопределенные фильтры папок задач и заданий в проводнике.

Данные карточек и справочников, представленные в виде таблиц, отображаются проще и удобней. Внутри таблиц доступна полноценная навигация с клавиатуры. Пользователи могут добавлять, копировать и удалять строки при помощи контекстного меню.

Эти доработки приближают веб-клиент к десктопу в плане удобства взаимодействия пользователей с любым контентом, представленным в DIRECTUM.

Разработан новый веб-модуль «Управление договорами». Теперь в вебе доступна вся функциональность десктоп-клиента, плюс — есть дополнительные возможности по формированию соглашений, просмотру этапов договора, изменению сроков из карточки.

Упрощена разработка веб-модулей. Реализована поддержка имеющихся в десктоп-клиенте диалогов. Заданные для десктопа вычисления при изменении реквизитов в карточках выполняются автоматически. В прошлой версии данную функциональность нужно было отдельно писать для веб-доступа. Более того, все компоненты (справочники, типовые маршруты, мастера действий) доступны в веб-клиенте по умолчанию.

Это облегчает доработку веб-клиента под потребности удаленных сотрудников, участвующих в ключевых процессах.

Развитие получил инструментарий прикладной разработки. Теперь разработчики могут сделать свои прикладные решения еще более удобными и интуитивно понятными для пользователей. Для этого DIRECTUM 5.2 предлагает расширенные возможности разработки прикладных действий и элементов интерфейса.

Появилась возможность добавлять различные кнопки на ленты, в контекстные меню — в те места, где это максимально удобно пользователям для решения конкретных задач. Добавлен новый элемент разработки — диалоги, что позволяет создавать удобные пользовательские интерфейсы даже в сложных сценариях использования.

Так, например, чтобы пользователи сразу видели возможные варианты выполнения входящего задания, разработчик может заменить выпадающий список отдельными кнопками на ленте.

За счет всего этого увеличивается прозрачность действий, сокращается число кликов, необходимое для выполнения ежедневных задач пользователей.

В 5.2 реализовано более 40 блоков улучшений, различных по своей сложности и величине. Больше технических подробностей о новинках версии — на сайте сообщества DIRECTUM Club.