Компания «Акелон», генеральный партнер DIRECTUM, за четыре месяца завершила внедрение ECM-системы в АО «КЗТА». Более 900 человек сегодня принимают и отправляют корреспонденцию, создают и согласовывают организационно-распорядительные, договорные документы полностью в электронном виде.
Калужский завод телеграфной аппаратуры входит в состав Государственной корпорации «Ростехнологии» и занимается разработкой и производством аппаратуры связи, а также продукции специального назначения.
За время проекта команда внедрения провела детальное исследование бизнес-процессов предприятия. Совместно с рабочей группой КЗТА были спроектированы механизмы оптимизации основных процессов работы с документами: обработки входящей и исходящей корреспонденции; управления организационно-распорядительной документацией; работы с поручениями и служебными записками; управления договорами.
По большинству договоров предприятия изначально неизвестен контрагент. Поэтому сотрудники контрактного отдела должны сначала провести процедуру закупки и только после этого указать реквизиты контрагента в договоре. Команда внедрения настроила в системе последовательность процесса: в зависимости от заданных условий, в маршрут согласования договора добавляется этап проведения закупки.
Если обязанности сотрудника напрямую не связаны с работой в системе, и он не заходит в нее ежедневно, информация о новых непрочитанных заданиях приходит на его электронную почту. Так он всегда остается в курсе работ и может перейти к нужному заданию по ссылке во входящем письме.
«Во время опытно-промышленной эксплуатации DIRECTUM проявила себя как гибкая система, отвечающая потребностям АО „КЗТА“ и обладающая хорошим потенциалом для дальнейшего развития, — прокомментировал проект начальник Центра информационных технологий АО „КЗТА“ Михаил Тарасевич. — Сегодня в системе зарегистрировано 927 пользователей. Наши сотрудники отметили выгодные преимущества от работы в DIRECTUM: удобный оперативный доступ к информации, возможность быстрого вариативного поиска документов, снижение времени на подготовку и согласование документов, удобство контроля исполнения поручений».
