Переход на Microsoft Office 365 — новые возможности для заказчиков

Несмотря на экономические трудности, жизнь продолжается и новым предприятиям нужно решать вопросы компьютерного обеспечения деятельности, а уже действующим компаниям развивать свои информационные системы. В нынешних условиях эти темы становятся еще более актуальными, поскольку нужно оптимизировать расходы на ИТ с учетом новых технологических возможностей и перспектив развития в сложные времена. При этом все больше заказчиков на собственном опыте убеждаются, что хорошим решением являются облачные модели использования ИТ. Они позволяют минимизировать разовые капитальные затраты, повысить гибкость применения ИТ (в том числе за счет оплаты по факту использования), сосредоточиться на главных бизнес-задачах, не отвлекаясь на вспомогательные ИТ-вопросы.

Еще несколько лет назад корпорация Microsoft вывела на рынок пакет Microsoft Office 365, объединяющий предлагаемые по подписке аналоги популярных серверных продуктов Exchange, SharePoint и Lync/Skype for Business, а также предназначенный для установки на рабочие места аналог Microsoft Office — инструменты, необходимые практически любой организации, независимо от ее размера и сферы деятельности, для поддержки текущей офисной работы сотрудников, группового взаимодействия и обращения документов, коммуникаций внутри коллектива и с внешними контрагентами.

Как получить ощутимый эффект (прежде всего экономический) от использования облачного комплекса Microsoft Office 365, какие выгоды для развития бизнеса могут дать эти технологии, как отделить мифические проблемы перехода на эти технологии от реальных, как успешно преодолеть трудности с минимальными затратами — об этом речь шла на вебинаре «Microsoft Office 365 — новые возможности для бизнеса и практические вопросы миграции», в ходе которого своим опытом поделились генеральный директор компании «АЛВ Груп» Сергей Савинов и системный администратор ЗАО «Синема парк» Дмитрий Плотинский.

Office 365 — что это?

Для начала нужно уточнить, что же представляет собой Office 365, чем он отличается от хорошо знакомого семейства Microsoft Office. По функционалу Office 365 превосходит последний за счет включения облачных аналогов серверных продуктов Microsoft, но отличается методами оплаты и обновления ПО. Пакет включает две группы компонентов: хорошо знакомые клиентские приложения для работы с информацией (Word, Excel, Outlook, PowerPoint и др.) и облачные сервисы SharePoint, Exchange и Skype for Business (бывший Lync), у которых давно есть соответствующие серверные аналоги. С точки зрения заказчика, клиентские приложения обслуживаются точно так же (развертываются на клиентской инфраструктуре заказчика), главное отличие заключается в серверных компонентах, которые работают в ЦОДах Microsoft, и соответственно сам вендор принимает на себя ответственность за их надежное функционирование. Кроме того, Office 365 имеет еще дополнительные сервисы, но по сравнению с перечисленными основными компонентами они играют, скорее, вспомогательную роль, хотя из их числа стоит выделить облачное хранилище OneDrive for Business, в котором каждому пользователю предоставляется 1 Тб памяти.

Другой важный аспект — формат владения и оплаты: все приложения доступны пользователю по подписке, что позволяет ему оплачивать только нужный период работы с реально необходимым объемом и видом ИТ-ресурсов, при этом в течение действия подписки вендор обеспечивает заказчику постоянное обновление используемого ПО до самых последних актуальных версий. Например, сейчас в качестве клиентских приложений используется версия Office 2016, вышедшая в сентябре нынешнего года, а в феврале 2016 года ожидается первое большое обновление этого набора приложений.

У Office 365 имеется несколько тарифных планов, ориентированных на разные группы пользователей (частные лица, малый бизнес и крупные предприятия), включающие разные варианты состава клиентских и облачных компонентов. В принципе все компоненты Office 365 можно приобрести и по отдельности, но эксперты советуют: если вам нужны хотя бы два компонента, то выгоднее подписаться на подходящий тарифный план. Правда, Сергей Савинов обратил внимание на важный момент: разобраться в тарифных планах и различных нюансах их применения не очень просто и для выбора оптимального варианта лучше обратиться к профессиональным консультантам, которые имеют знания и опыт в этих вопросах.

Преимущества облачного пакета

Оценивая преимущества Office 365 в целом, Сергей Савинов сформулировал их в таком виде:

• отсутствие необходимости в собственной серверной инфраструктуре;
• исключение фазы развертывания и настройки;
• доступ к сервису из любой точки, где есть Интернет, с гарантией 99,9%;
• гибкость в выборе нужных сервисов и постоянное обновление ПО;
• оптимизация финансовых затрат.

Важно понимать, что переход от традиционной модели владения ИТ к схеме их аренды — это общемировая, глобальная тенденция. Это совсем не придумка ИТ-поставщиков, данный тренд определяется желанием потребителей повысить эффективность своей работы, снизить затраты, открыть новые возможности для собственного развития. Office 365 позволяет заказчикам отказаться от забот по созданию и поддержке своего «ИТ-заводика», воспользовавшись услугами профессионалов, которые делают эту работу лучше и дешевле. «Если вы готовы стать профессиональной ИТ-компанией, чтобы самостоятельно задействовать возможности современных, постоянно развивающихся ИТ, то можете продолжать использовать модель „он-премис“ (т. е. использовать ИТ-ресурсы, развернутые внутри собственной ИТ-инфраструктуры). Если же вы хотите заниматься именно своим бизнесом, оптимально применяя ИТ как инструмент максимизации его прибыльности, то вам нужно переходить на модель аренды», — убежден Сергей Савинов.

Эксперт выделяет два основных аспекта, которые влияют на принятие решения заказчиком при выборе варианта приобретения ПО — экономические показатели проекта (включая не только прямые финансовые затраты, но и новые возможности для бизнес-пользователей) и безопасность (в широком понимании этого слова, в том числе надежность и доступность ИТ-решения, соответствие нормативным требованиям и пр.).

Очевидное преимущество Office 365 — заказчику не нужно больше постоянно заботиться о обновлении техники и ломать голову над тем, что делать с ресурсами, которые были куплены, но устарели и оказались ненужными через какое-то время. Аренда позволяет брать именно то, что вам нужно сейчас и оперативно отказаться от неиспользуемого. Это очень важно для всего мирового рынка, который отличается высокой динамикой изменения ситуации, но становится еще более актуальным во времена затяжной экономической нестабильности.

Экономические выгоды использования Office 365

• Отказ от разовых капитальных затрат (и на ПО, и на аппаратные средства) в пользу равномерно распределенных операционных расходов, которые списываются с прибыли.
• Оплата по факту использования нужных видов сервисов, по времени аренды этих сервисов и по числу пользователей сервисов; возможность отказа от оплаты ненужных сервисов; изменение оплаты в соответствии с увеличением/уменьшением числа пользователей; 1 Тб персонального облачного пространства на каждого пользователя.
• Сокращение затрат на ИТ-обслуживание, отказ от косвенных расходов (зарплата и налоги, связанные с излишним персоналом; антивирусы/антиспамы/средства резервного копирования; отказ от избыточного энергопитания и кондиционирования; снижение расходов на обслуживание и безопасность серверного помещения и т. д.).

Важно отметить, что сейчас Microsoft поддерживает клиентские приложения Office для всех основных настольных и мобильных платформ (Windows, Mac OS X, iOS, Android, Windows Phone), при этом каждый подписчик может установить облачный аналог Microsoft Office 2016 на пять разных персональных устройств.

С тем, что главным плюсом Office 365 является экономическая эффективность, согласен и Дмитрий Плотинский, уже имеющий опыт перевода своей компании на данный пакет. Но при этом он отмечает и другие его плюсы, например сокращение расходов на администрирование. В целом пользу от применения именно сервисов, а не серверных он-премис приложений ощущают в первую очередь малые и средние компании.

Вопросы безопасности

Если экономика облачных моделей у компаний обычно не вызывает особых сомнений (тут все довольно просто просчитывается), то вопрос обеспечения безопасности остается для них, пожалуй, главным камнем преткновения. Практика, однако, показывает, что потребители зачастую имеют не очень верные представления в этом отношении. «Тут очень много мифов, и большинство из них ошибочные», — уверен Сергей Савинов.

У нас часто термин «безопасность» используется в очень широком смысле — под ним подразумевают и надежность (доступность) сервиса, и его соответствие нормативным требованиям, и устойчивость к действиям разного рода злоумышленников (внешних хакеров, внутренних инсайдеров и пр.). По мнению эксперта, проблему надежности имеет смысл обсуждать только применительно к каналам связи, поскольку в плане надежности вычислительной инфраструктуры конкуренцию ведущим западным провайдерами, таким как Microsoft, Amazon и Google, смогут составить разве что ведущие крупные компании вроде Сбербанка.

Еще несколько лет назад считалось, что по надежности и пропускной способности Интернет все же уступает локальным или выделенным сетям, но с тех пор ситуация серьезно изменилась в пользу Интернета. Его показатели, по крайней мере в развитых регионах страны, уже достигли такого уровня, который удовлетворяет требованиям к выполнению критически важных для бизнеса операций. Огромное число предприятий сегодня использует Интернет почти как электросеть. Более того, Интернет имеет то преимущество (особенно для малых компаний), что позволяет гибко управлять человеческими ресурсами независимо от того, находятся сотрудники в офисе, дома или в поездке. И если в офисе вдруг пропало электропитание, они могут продолжить работу, например, в ближайшем кафе.

Что касается опасений насчет того, что данные заказчика провайдер может предоставить третьей стороне, то в случае использования сервисов Microsoft такое возможно только в случае судебного решения страны, где находится ЦОД (для России — это Ирландия). Из информации СМИ можно сделать вывод, что таких прецедентов еще не было. В России действуют такие же правила, но с учетом местных законов и практики их применения.

С другой стороны, при размещении серверов на территории заказчика резко возрастает опасность внутренних угроз, обусловленных человеческим фактором. Особенно это характерно для малых и средних организаций. В специализированных дата-центрах защита от неправомерных действий сотрудников и внешних хакерских атак обычно тоже реализована на более высоком уровне.

Конечно, напомнил Дмитрий Плотинский, сегодня есть некоторая вероятность законодательного прекращения отношений российских заказчиков с американскими провайдерами, например в случае введения санкций с той или иной стороны, но в его компании, взвесив «за» и «против», решили, что этот риск является минимальным, а экономические выгоды от перехода на Office 365 реальны и осязаемы. Затрагивая проблему резервного копирования данных, г-н Плотинский также отметил, что на рынке уже сейчас есть решения независимых разработчиков, расширяющие стандартный функционал Office 365, и хотя надежность хранения данных у Microsoft весьма высока, компании, желающие иметь локальную копию данных у себя, могут воспользоваться этими решениями.

В ходе вебинара (в том числе раунда вопросов и ответов) было затронуто еще немало интересных проблем, касающихся переноса данных при переходе на Office 365, альтернативных предложений конкурентов (в частности, Google), технической поддержки со стороны Microsoft и ее местных партнеров, соответствия облачных сервисов Microsoft российским законам о персональных данных и пр. С полной видеозаписью вебинара и представленной на нем презентацией можно познакомиться на сайте PC Week.