Банк ВТБ запустил в промышленную эксплуатацию решение, позволившее оптимизировать процессы подготовки и оформления документов, необходимых для проведения процедуры закупок. Разработанная специалистами компании «ИнтерТраст» система получила название «СДО-Закупки» («Система документационного обеспечения — Закупки»). В основе внедренного решения — четвертая версия СЭД CompanyMedia.
Предпосылками для реализации проекта послужили потребности банка в оптимизации и автоматизации закупочной деятельности и связанных с ней бизнес-процессов, внедрение обновленных механизмов закупочной деятельности с целью повышения эффективности закупок и сокращение расходов на сопровождение закупочной деятельности. При реализации проекта была учтена специфика законодательного регулирования закупочной деятельности — банк осуществляет закупочную деятельность в рамках Федерального закона №
Система «СДО-Закупки» применяется для сквозной автоматизации всех этапов закупочной деятельности, включая сбор и согласование заявок внутри банка, формирование и публикацию пакетов закупочной документации, осуществление процедур закупок, выбор контрагентов и подготовку договоров с поставщиками.
В ходе проекта решен ряд сложных интеграционных задач. Одна из них — обмен данными между внедренным решением и применяемой в банке системой бюджетирования, являющейся собственной разработкой ВТБ. В частности, реализовано автоматическое формирование заявок в «СДО-Закупки» на основе годового плана, формируемого в системе бюджетирования. Из решения «СДО-Закупки», в свою очередь, выгружаются данные о договорах, заключенных по результатам завершенных закупочных процедур.
Также реализовано двустороннее взаимодействие между «СДО-Закупки» и «Единой Электронной Торговой Площадкой», на которой создана специальная секция для размещения закупок компаний группы ВТБ. Реализуя политику информационной открытости, банк публикует на данном ресурсе сведения обо всех закупках, независимо от того, в какой форме — электронной или неэлектронной — они осуществляются. Автоматизирована не только публикация сведений на торговой площадке, но и передача заявок поставщиков в закупочную систему банка в тех случаях, когда торги проводятся в электронной форме.
В состав решения входит специализированный модуль, с помощью которого автоматизирована работа комиссии по закупкам — коллегиального органа банка, ответственного за обеспечение закупочной деятельности. На заседаниях этого коллегиального органа, объединяющего руководителей банка, еженедельно рассматриваются от 20 до 100 вопросов, связанных с закупочной деятельностью. Специализированный модуль служит для автоматизации подготовки и проведения заседаний комиссии, а также для контроля исполнения решений. Участникам комиссии обеспечена возможность дистанционного участия в ее работе с применением планшетных устройств. Благодаря внедренному модулю удалось сократить среднее время проведения заседания более чем на 50% — с 4 часов до 1,5 — 2 часов.
«Соответствие действующему законодательству было важной, но не единственной задачей, которую необходимо было решить в ходе проекта, — рассказала Кристина Землянская, эксперт отдела организации закупок управления анализа и контроля затрат ВТБ. — Благодаря внедренному решению нам удалось перейти к электронному документообороту в области закупок, оптимизировать весь бизнес-процесс. На бумажных носителях остались только договоры с контрагентами, а весь внутренний документооборот ведется в системе с применением электронной подписи. Это существенно экономит время всех категорий пользователей — инициаторов закупки, экспертов исполняющих подразделений, специалистов финансового и юридического департаментов, центральной бухгалтерии банка, службы безопасности и других подразделений, участвующих в закупочной деятельности. Значительно упростилась и работа комиссии по закупкам, в которую входят руководители высокого уровня. Им обеспечена возможность мобильной работы с документами и фиксация предварительных решений по вопросам заседаний с помощью мобильных устройств».
В системе работают не только пользователи головного офиса, по результатам успешного внедрения система была также растиражирована на региональную сеть ВТБ. В перспективе планируется использование внедренного решения для анализа эффективности закупок. Это станет возможным через несколько месяцев, когда в системе будет накоплен достаточный объем исторических данных, которые необходимы для объективного анализа финансовых показателей и контроля исполнительской дисциплины.
