АО «Евразийский банк» основано в 1994 году. Финансовая организация входит в TOP-10 по величине активов банков в Казахстане. В составе банка — 21 филиал, из них 19 в Казахстане и 2 в России (Москва, Новосибирск).
Первичное внедрение системы управления документами и задачами CompanyMedia проходило в
Новые условия — обновленная система
На протяжении двенадцати лет система развивалась, дополнялась доработками, увеличивался парк серверов. Число пользователей СЭД за эти годы выросло на порядок: в 2003 году в системе работали меньше 100 сотрудников, на начало 2014 года — более 4000. Объем обрабатываемых в банке документов превышал 1 млн. в год.
В новых условиях потребовалось более производительное программное решение, соответствующее изменившимся потребностям финансовой организации. В 2014 году руководством АО «Евразийский банк» было принято решение о переходе к использованию обновленной версии системы — CompanyMedia 4.
Основные причины перехода на CompanyMedia 4:
- Необходимость перенести управление значимым корпоративным контентом на более современное и производительное решение. С учетом увеличившегося на порядок числа пользователей и возросшего объема обрабатываемых документов версия 2.5, стабильно работавшая на протяжении 12 лет, перестала справляться с нагрузкой.
- Возможность переноса доработок в типовую версию системы. Функциональные возможности системы позволяли реализовать доработки, накопленные за годы эксплуатации предыдущей версии СЭД, с помощью типовых инструментов CompanyMedia 4.
- Необходимость автоматизации частично регламентированных процессов. В CompanyMedia 4 для управления подобными процессами применяются инструменты адаптивного кейс-менеджмента (ACM, adaptive case management). Одним из первых в банке предполагалось автоматизировать процесс предоставления банковской гарантии.
- Развитые инструменты персонализации контента и интерфейса. Гибко настраиваемый web-клиент CompanyMedia 4 позволяет менять состав полей, закладок и столбцов, их расположение, визуальное оформление интерфейса. Многие возможности персонализации интерфейса доступны непосредственным пользователям и не требуют вмешательства ИТ-специалистов.
- Возможность применения web-интерфейса CompanyMedia 4. ИТ-стратегия кредитной организации предполагает отказ от «толстого клиента» — это относится ко всем используемым в банке программным решениям, в том числе к СЭД.
- Перспектива перехода на кросс-платформенное решение. Банк рассматривает возможность полного отказа от использования линейки продуктов IBM Notes/Domino. Четвертая версия CompanyMedia использует Domino как хранилище, в пятом поколении системы есть возможность перейти на одну из распространенных РСУБД, в том числе на Oracle или PostgreSQL.
Этап перехода — 4000 пользователей за 4 дня
В ходе подготовки к внедрению общий объем работ был декомпозирован на этапы в привязке к решению основных задач проекта. Была зафиксирована последовательность задач и ключевых результатов, определены возможные риски проекта, а также способы их минимизации, сформирована команда проекта с четким разделением зон ответственности между специалистами заказчика и исполнителя.
Этапы и сроки проекта:
- Информационное обследование (август 2014 года)
- Конфигурирование системы (сентябрь 2014 года)
- Установка, настройка системы на тестовом стенде, испытания (октябрь 2014 года)
- Опытная эксплуатация (ноябрь 2014 года)
- Подготовка регламентных документов, памяток пользователей, других инструкций (декабрь 2014 года)
- Миграция на CompanyMedia 4 (31 декабря 2014 года — 4 января 2015 года)
- Промышленная эксплуатация системы (с 5 января 2015 года).
Отличительной особенностью проекта стала быстрая — за четыре дня — фаза перевода пользовательских рабочих мест на новую систему. Этот этап был осуществлен на рубеже 2014 и 2015 годов, в период новогодних праздников. По окончании четырехдневных каникул пользователи во всех казахстанских филиалах банка приступили к работе с обновленной системой электронного документооборота.
Показатели успеха проекта
По итогам внедрения банк успешно перешел на СЭД CompanyMedia 4, в ходе проекта удалось оптимизировать несколько важных бизнес-процессов, сделать работу с документами проще и эффективнее. Многие рутинные повседневные операции, которые раньше обрабатывались в рамках «бумажного» делопроизводства, удалось автоматизировать более подходящими для этого средствами CompanyMedia.
Управление корпоративным контентом автоматизировано на новом качественном уровне. Существовавшие в предыдущей версии системы ограничения по производительности полностью устранены. CompanyMedia 4 стабильна в условиях высокой нагрузки: с системой работают более 4000 пользователей, являющихся сотрудниками 21 филиала Евразийского банка. Большинство доработок, которые годами делались в системе, реализованы в рамках типовой CompanyMedia 4. Активно используются инструменты контроля исполнительской дисциплины и средства коллективной работы с документами — в первую очередь механизм согласования. Дополнительно закуплены лицензии на мобильные рабочие места CompanyMedia. В этом заинтересовано в первую очередь высшее руководство банка. Топ-менеджеры относятся к категории наиболее «мобильных» сотрудников. Они зачастую участвуют в заседаниях, присутствуют на переговорах или в командировках.
Управление динамично меняющимися бизнес-процессами реализовано с применением технологии ACM. Адаптивный кейс-менеджмент (ACM, Adaptive Case Management) применяется для автоматизации такого процесса, как предоставление банковской гарантии. В него вовлечено несколько подразделений, их слаженная работа необходима не только для того, чтобы предоставить гарантию в сжатые сроки, но и для того чтобы минимизировать собственные риски. При этом маршрут рассмотрения, проверки и утверждения поступившей заявки может меняться — в зависимости от качества предоставленных клиентом документов, изменений во внутренних правилах оценки рисков, наличия или отсутствия у банка опыта взаимодействия с компанией, обратившейся за выдачей гарантии, а также от множества других факторов.
Кейс содержит все необходимые компоненты: средства коллективной работы с документами и задачами, их базовый перечень, распределение ролей для участников кейса, общий чек-лист и чек-листы отдельных этапов, основные точки возможных изменений в процессе и т. д. Ход процесса наглядно отражается в тайм-лайне кейса — всегда можно понять, на каком этапе находится выполнение определенной задачи или подготовка документов. Внесение изменений в процесс, если и требует вмешательства ИТ-службы, то лишь затем, чтобы предоставить участникам кейса необходимые права доступа. Таким образом, достигается максимальная скорость и гибкость в управлении процессом предоставления гарантий, формируется удобная рабочая среда для коллективной работы. Участники кейса, будучи опытными профессионалами, в большей степени руководствуются своими компетенциями и знаниями, нежели регламентами.
Коллективная работа с контентом: оптимизирован процесс согласования значимых для финансовой организации документов. Сервис согласования широко используется при подготовке отчетности для регулятора, а также регламентов, использующихся для управления основными бизнес-процессами банка. Применяется многоэтапный процесс согласования: список согласующих создается с учетом их компетенций и зон профессиональной ответственности — мнение и виза каждого специалиста важны и должны учитываться. Только после прохождения всего маршрута согласования документ можно направлять на исполнение. Сотрудники и управленцы Евразийского банка работают с документами, связанными с соблюдением регуляторных требований и с обязательствами, которые берет на себя кредитная организация. Один человек, даже если это руководитель высокого уровня, не располагает всеми необходимыми компетенциями.
СЭД помогает совершенствовать ключевые бизнес процессы банка. Примером может служить регламент выдачи кредита физическому лицу. Этот документ напрямую связан с бизнес-процессами, в которых задействованы многие подразделения. От того, насколько проработанным будет данный регламент, зависит эффективность основной деятельности банка. Таким образом, CompanyMedia 4 является инструментом развития бизнеса.
ИТ-регламенты, касающиеся порядка бэкапа банковских систем, работы интеграционной шины и других программных решений также создаются и совершенствуются в системе. Работоспособность многих ИТ-решений и, в частности, интеграционной шины — это вопрос непрерывности бизнеса.
Осуществлен переход на централизованную модель управления контентом. Эту задачу можно было решить с помощью предыдущей версии системы, но банк совместил смену модели обработки документов с проектом обновления СЭД. Ранее в каждом филиале стоял выделенный сервер, и существовали разрозненные контуры документооборота вне головной структуры. Фактически находясь в составе одной организации, филиалы общались с головным офисом через входящие/исходящие, имели собственные организационные справочники, что вызывало ощутимые неудобства. В частности, не было возможности контролировать ход исполнения документа при его передаче из центрального аппарата в филиал и наоборот. В ходе проекта централизованы многие документоориентированные процессы, в первую очередь подготовка отчетности для Национального банка Казахстана, а также процедуры обработки общих для банка документов — приказов, регламентов, правил и т. д.
Мнение заказчика
Об итогах проекта рассказывает Евгений Гребнов, начальник управления поддержки приложений департамента информационных технологий АО «Евразийский банк»: «Пользователями системы на сегодняшний день являются едва ли не все сотрудники банка — от кассиров до высшего руководства. Это не преувеличение. Если кассирам одного из наших отделений нужна лента для кассовых аппаратов, то запрос оформляется в СЭД. Руководству банка, в первую очередь председателю правления, приходится работать с большим объемом документов. Значительная их доля — это документы, отправляемые в адрес Национального банка Казахстана, которые, согласно законодательству, должны быть подписаны первым лицом финансовой организации. К активным пользователям системы можно также отнести департамент риск-менеджмента. У нас рисковики отвечают не только за безопасность бизнес-процессов, но также за надежность критически важных информационных систем банка. Это возвращает нас к разговору о регламентах — они составляют значительную долю в документообороте. В работе ИТ-службы банка система также используется довольно активно, и здесь мне проще привести пример из собственной практики. Ко мне на исполнение поступает около ста документов ежедневно — вопросы от внешних поставщиков, запросы от регуляторов, заявки о предоставлении доступа или о внесении изменений в системы и т. д. В качестве исходящих создаются документы о закупке необходимого оборудования или ИТ-услуг. Поэтому для меня СЭД — это рабочий инструмент, которым я пользуюсь ежедневно».
СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ «ИНТЕРТРАСТ»
