Компания «МайТэк», генеральный партнер DIRECTUM, завершила очередной этап автоматизации документооборота в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз». Теперь все закупочные процессы предприятия от формирования потребности до проведения тендерных процедур и подписания контрактов непрерывны и взаимосвязаны: информация в систему вводится единожды, соблюдаются сроки заключения договоров, контролируется исполнение бюджета.

Эксперты компании «МайТэк», генерального партнера DIRECTUM, совместно со специалистами ОАО «СН-МНГ» провели детальный анализ закупочных процессов предприятия. По результатам исследования заказчику было предложено решение «Управление закупками», разработанное на основе бизнес-решения «DIRECTUM: Управление тендерами».

Производственные службы на основании бизнес-плана формируют сводную потребность в закупке услуг по направлениям деятельности, учитывая долгосрочные, переходящие и планируемые на текущий год объемы. Каждый месяц производится корректировка потребности в соответствии с данными из справочников в разрезе инициаторов закупок и владельцев бюджетов.

В DIRECTUM потребность предварительно подписывается, после чего приложением к ней автоматически формируется лист согласования. Сроки подачи заявок и начала работ рассчитываются в системе с учетом нормативных сроков контрактования.

Заявки на закупку формируются по готовым шаблонам и основываются на данных из справочников. При подаче заявки система проверяет суммы на соответствие бюджету, а также сверяет сроки начала и окончания работ в заявках и в утвержденной потребности. При превышении суммы потребности система уведомляет об этом ответственных сотрудников.

Заявки на проведение тендерной комиссии по утверждению ПДО и выбору контрагента формируются автоматически, при этом система оперативно отслеживает решение Тендерного комитета ОАО «СН-МНГ» по выбору контрагентов. На следующем этапе осуществляется рассылка документов участникам тендера и сбор оферт, победители выбираются только среди аккредитованных контрагентов.

Вся информация по аккредитации контрагентов хранится в специальной базе данных. Документы по процессу — бланки об успешной/неуспешной аккредитации, о неполном пакете документов — формируются автоматически. При этом система контролирует сроки окончания аккредитации. После проверки контрагенты получают уведомления по электронной почте.

Для документов по процедуре — запросов и заявок на проведение заседания тендерной комиссии, повесток и протоколов заседаний, бюллетеней голосования — в системе настроены автозаполняемые шаблоны, благодаря чему заметно ускорился процесс подготовки документации.

Перед заседанием участники Тендерного комитета получают для ознакомления пакеты необходимой документации. Взаимодействие комитета с удаленными подразделениями ведется в электронном виде. В системе DIRECTUM пользователи могут запрашивать недостающие документы, направлять технические части оферт производственным подразделениям на проведение экспертизы, а коммерческие части — на экспертизу стоимости в отдел финансово-экономического контроля. По результатам проведения тендера сотрудникам подразделений автоматически высылается уведомление, а ответственным сотрудникам — информация о победителе для последующего заключения договора.

Процессы в системе взаимосвязаны: автоматический обмен данными между справочниками обеспечивает единый ввод и синхронизацию информации. В итоге сокращается время на обработку данных и снижается вероятность ошибок.

Несмотря на высокую сложность, широкий охват и трудоемкость проекта, в результате внедрения был получен эффект, который превзошел первоначальные ожидания заказчика: безошибочность расчетов сумм заявок и потребностей; непрерывность и прозрачность закупочных процедур; полное и правильное оформление всех видов документов; строгое соблюдение внутренних регламентов проведения закупочных процедур.

Проект прокомментировал владелец процесса закупки услуг Дмитрий Потапов: «Внедрение модуля „Управление закупками“ позволило еще раз комплексно взглянуть на весь процесс закупочной деятельности и оценить, какие его отдельные этапы требуют оптимизации. В рамках проекта внедрения мы актуализировали некоторые регламенты, а система DIRECTUM, в свою очередь, выступила удобным инструментом, позволяющим строго контролировать их соблюдение. Теперь практически полностью исключен человеческий фактор ошибок в расчетах или неполнота предоставляемой документации. Специалистами компании „МайТэк“ совместно со специалистами ОАО „Славнефть-Мегионнефтегаз“ разработаны отчеты, позволяющие отслеживать статус фактического исполнения заявок на закупку и анализировать общий план закупок. При этом существенно сократилось время на их формирование».

В настоящее время решение «Управление закупками» переведено в промышленную эксплуатацию. Проектная команда приступила к опытной эксплуатации процессов канцелярии, организационно-распорядительной документации (ОРД), работы с совещаниями, заседаниями и обращениями граждан и организаций.