Система DIRECTUM заменила СЭД «Дело» в ООО «Газпром газомоторное топливо». Специалистами DIRECTUM автоматизированы ключевые бизнес-процессы организации и подключены к работе сотрудники девяти филиалов компании, расположенных в разных часовых поясах. Проект прошел в два этапа, на одном из которых был опробован новый подход к внедрению ECM-системы.
ООО «Газпром газомоторное топливо» — предприятие, созданное при участии ПАО «Газпром» — является единым оператором по развитию рынка газомоторного топлива в Российской Федерации. ООО «Газпром газомоторное топливо» представлено 9 филиалами: в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Екатеринбурге, Томске, Самаре, Ставрополе, Краснодаре и Калининграде.
Чтобы повысить эффективность и прозрачность внутренних бизнес-процессов в апреле 2015 года руководство компании приняло решение о внедрении DIRECTUM. ECM-система должна была заменить существовавшую в организации СЭД «Дело», которая перестала отвечать требованиям бизнеса. Основные задачи, стоявшие перед командой внедрения: сокращение бумажного документооборота и ускорение электронного; исключение потери документов; сокращение времени на создание, согласование и поиск документов; повышение исполнительской дисциплины и взаимозаменяемости сотрудников.
На первом этапе проекта акцент был сделан на использование стандартной версии системы DIRECTUM 5.1 с минимальными модификациями модуля «Канцелярия» под бизнес-процессы заказчика. При внедрении применялся новый подход к исследованию и проектированию: вместо полноценного исследования — демонстрация системы и GAP-анализ для выявления расхождений между процессами компании и тем, что предлагает система; вместо проектных решений — перечни модификаций.
В результате первого этапа проекта, который занял всего 12 недель, в электронный вид были переведены процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, распорядительными документами и служебными записками.
На втором этапе с помощью модуля «Управление договорами» команда внедрения автоматизировала сложный процесс согласования договорных документов в головном офисе и филиалах организации. При этом были учтены тонкости согласования договоров с учетом проведения конкурсных процедур и прочих сложностей договорной работы предприятия.
«На сегодняшний день можно констатировать снижение бумажного документооборота, улучшение исполнительской дисциплины работников общества, сокращение времени согласования документов. В процессе эксплуатации работники общества отмечают удобство интерфейса СЭД DIRECTUM, четкую прослеживаемость пути согласования и быстрый поиск необходимых документов, уменьшение временных затрат благодаря использованию типовых маршрутов согласования и создания документов из шаблонов», — отметил генеральный директор ООО «Газпром газомоторное топливо» Михаил Лихачев.
На сегодняшний день в системе DIRECTUM работает более 550 сотрудников компании. В 9 филиалах организации, расположенных в разных часовых поясах от Калининграда до Томска, работа в системе реализована через терминальный доступ. Разница в часовых поясах не сказывается на сроках выполнения заданий в филиалах — все сроки указываются по московскому времени.
Проект завершен, однако руководство компании уже планирует дальнейшее развитие системы. В планах автоматизация процесса обмена документами с Автомобильными газовыми наполнительными компрессорными станциями (АГНКС) ООО «Газпром газомоторное топливо» с помощью сервиса Synerdocs, а также интеграция DIRECTUM и 1С для оптимизации согласования первичной бухгалтерской документации и счетов на оплату.
