Компания «Этлас-Софт» успешно завершила проект по внедрению системы электронного архива документов в АО «Рахат». Акционерное общество «Рахат» является одним из крупнейших производителей кондитерской продукции в Казахстане, ведущим свою историю на протяжении
Летом 2015 года в компании «Рахат» было принято решение о поиске и внедрении системы электронного архива с целью ведения учета оригиналов документов, хранящихся в помещении архива. После проведения анализа ряда продуктов, представленных на российском рынке электронных архивов, руководством было принято решение о старте проекта внедрения системы электронного архива «Этлас», с использованием дополнительной подсистемы архивного дела, которая позволяет: автоматизировать учет и выдачу хранимых на складе архивных бумажных документов; вести учет дел; контролировать хранение дел на складе; управлять свободным местом на складе; автоматизировать работу со сдаточными описями и запросами на выдачу.
Также подсистема предоставляет возможности по созданию и хранению сопроводительной документации (акты, описи, карты сбора и т.д.) на всех этапах работы с архивными материалами. Помимо учета собственных документов организации, подсистема позволяет полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов.
В данном проекте было принято решение о формировании реестра описей дел, с указанием мест хранения оригиналов документов. В связи с тем, что на сегодняшний день у заказчика большой входящий поток архивных документов, передаваемый на хранение в архив по описям, остро встал вопрос о создании дополнительных механизмов автоматизации заведения этих описей в систему. Для решения данной задачи был создан механизм ускоренной регистрации описей, который позволил ускорить процесс регистрации описей в 12 раз.
После формирования структуры хранения описей и дел в электронном архиве, специалисты компании «Этлас-Софт» предоставили заказчику систему, которая полностью удовлетворяет их задачам и требованиям и позволяет самостоятельно наполнять электронный архив документов скан-копиями оригиналов. После проведения тестовой эксплуатации система была передана заказчику в промышленную эксплуатацию.
