В государственных архивах Воронежской области в электронный вид переведен весь научно-справочный аппарат (НСА) и особо ценные документы, а у пользователей появилась возможность заказывать дела, подавать заявления и изучать описи через Интернет. Корпорация ЭЛАР создала цифровой фонд пользования на документы и внедрила автоматизированную информационную систему Архивного фонда региона.
Государственными архивами Воронежской области ежегодно исполняется более 12 000 социально-правовых и тематических запросов. В читальных залах каждый год выдается свыше 6000 дел. Однако работа с документацией на бумажных носителях ограничивается невозможностью использовать документы одновременно несколькими пользователями и сотрудниками учреждений. Бумажные документы подвергаются износу, и всегда существует риск их утери. Создание автоматизированной системы управления основными процессами деятельности архивов области позволило госархивам региона решить свои главные задачи — обеспечить сохранность документов Архивного фонда и предоставить пользователям удобный online-сервис.
По словам руководителя Государственного архива Воронежской области Вячеслава Гурова, в учреждениях отныне действует методология, регламенты и инструкции по архивному хранению и использованию цифрового фонда. «Сотрудники Государственного архива Воронежской области, Государственного архива общественно политической истории и Государственного архива Воронежской области документов по личному составу перешли на безбумажную работу в части учета движения дел, контроля их выдачи и других процедур», — рассказал Вячеслав Гуров.
В рамках проекта были отсканированы и проиндексированы почти 14 000 описей и 25 000 особо ценных архивных дел, в том числе все метрические книги. Внедрение комплексной информационной системы (АИС Архив) обеспечило надежное хранение материалов фонда и многопользовательский доступ к ним. Благодаря системе автоматизированы ведение научно-справочного аппарата, учет и комплектование дел, обслуживание пользователей. В настоящее время на портале Архивной службы Воронежской области с помощью системы можно ознакомиться с НСА, заказать дела для работы в читальных залах трех госархивов. Интеграция с единым и региональным порталами госуслуг позволяет учреждениям предоставлять услуги гражданам в электронном виде.
«Еще в одном регионе теперь действует комплексная система автоматизации архивной деятельности на уровне субъекта РФ, — прокомментировал вице-президент корпорации ЭЛАР Александр Радченко. — Единые информационные пространства архивов созданы на ПО АИС Архив также в Тюменской, Мурманской, Самарской областях, ХМАО, ЯНАО и других регионах».
