Корпорация ЭЛАР создала «Электронный архив города Тюмени». По словам сотрудников городской администрации, данное технологическое решение повысит эффективность деятельности Архивного отдела по обращениям граждан и исполнению запросов государственных и муниципальных структур, юридических и физических лиц.
В рамках проекта внедрена автоматизированная информационная система архивного отдела, в которую был загружен созданный в результате оцифровки описей и документов электронный ресурс. Специалисты ЭЛАР отсканировали и проиндексировали 11 560 листов научно-справочного аппарата и более 480 000 листов документов. В электронный вид переведена организационно-распорядительная документация тюменской администрации, а также обращения граждан. Кроме того, в систему загружен значительный информационный ресурс в виде документов формата MS Office, созданный на протяжении многих лет сотрудниками архивного отдела.
Создание «Электронного архива г. Тюмени» на основе внедрения комплексной отраслевой системы АИС «ЭЛАР-Архив» позволило значительно сократить сроки исполнения запросов граждан и организаций по предоставлению архивной информации за счет создания и использования автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам, создания единого информационного пространства для ввода, хранения и обработки документов с обеспечением оперативного доступа к документам в электронном виде. Из оборота были изъяты наиболее востребованные оригиналы архивных документов, и гарантирована, таким образом, их сохранность. Был обеспечен удаленный доступ к информации о составе и содержании документов архивного отдела управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени.
«Сотрудники подразделения городской администрации теперь смогут самостоятельно наполнять электронный архив с помощью модуля текущего ввода, — рассказала ведущий эксперт по работе с государственными структурами корпорации ЭЛАР Мария Шугаева. — Если коротко резюмировать главный результат реализованного проекта, то он заключается в том, что повседневная деятельность сотрудников архива, процессы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов автоматизированы полностью».
