Компания TANAIS, сертифицированный партнер DIRECTUM, завершила внедрение ECM-системы в управляющей компании ОАО «Славянка».

Открытое акционерное общество (ОАО) «Славянка» — одно из крупнейших предприятий России в сфере жилищно-коммунального хозяйства. Основное направление деятельности компании — управление специализированным жилищным фондом Министерства обороны РФ, эксплуатационное содержание и комплексное обслуживание казарменно-жилищного фонда и сетей водоснабжения военных городков. Обособленные подразделения компании — 37 филиалов, ремонтно-эксплуатационные районы и участки — располагаются по всей территории России от Калининграда до Владивостока.

С помощью DIRECTUM в компании автоматизированы процессы делопроизводства. Сотрудники канцелярии отметили упрощение и ускорение работы в части: регистрации входящих и исходящих документов, вынесения резолюций; контроля исполнения решений по организационно-распорядительной документации; согласования служебных записок; отправки и исполнения поручений.

Для каждого из процессов — от согласования внутренних документов до отправки поручений — разработан и внедрен свой маршрут, в рамках которого по заданной логике система генерирует задания для исполнителей и контролеров.

Благодаря синхронизации данных о пользователях из учетной системы «1С:Зарплата и управление персоналом», а также из службы каталогов Active Directory в DIRECTUM, в ECM-системе находится только актуальная информация по сотрудникам ОАО «Славянка».

В результате автоматизации все процессы по управлению договорами на предприятии переведены в электронный вид. Согласование договорной документации ведется по настроенным маршрутам.

Сотрудники ОАО «Славянка» отметили повышение прозрачности договорных процессов: все данные по договорной деятельности предприятия удобно организованы и всегда под рукой у пользователей; стало проще контролировать оплаты по уже заключенным договорам и планировать бюджет на будущие периоды; появилась возможность выгружать отчетность по заключаемым договорам в разрезе различных критериев.

Для упрощения работы с тендерной документацией был разработан пользовательский справочник заявок на закупку. С помощью заявок пользователи формируют пакет необходимых закупочных документов и запускают нужный договорной процесс.

Территориально распределенная структура ОАО «Славянка» требовала подключения к DIRECTUM удаленных подразделений и сотрудников с разъездным характером работы.

Те, кто временно находится вне офиса (в командировке, дома или в дороге), а также те, кому для работы достаточно облегченной функциональности, работают в DIRECTUM через интернет с помощью веб-клиента. Режим терминального доступа, при котором пользователи удаленно взаимодействуют с рабочим столом Windows и системой DIRECTUM, используется сотрудниками распределенных филиалов.

Чтобы обеспечить безопасность информации в системе, команда внедрения реализовала разбивку групп пользователей по филиалам, функциональным обязанностям и ролям и настроила для этих групп соответствующие права доступа к информационным ресурсам.

Сегодня в DIRECTUM работает более 800 сотрудников ОАО «Славянка». Для одновременного обучения большого числа новых пользователей был разработан и апробирован комплекс видеокурсов и текстовых инструкций.

Система DIRECTUM положительно повлияла на исполнительскую дисциплину сотрудников. За счет ускорения процессов и контроля рабочих действий значительно повысилась скорость и качество обслуживания клиентов управляющей компании.

Важным фактором успеха проекта стало то, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения — тестировали, высказывали свои пожелания. Благодаря прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились возможности, наиболее точно отвечающие специфике процессов ОАО «Славянка».