Компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Западной Сибири, завершила первый этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в Краевом государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Алтайская краевая клиническая детская больница» (г. Барнаул«). В учреждении автоматизированы основные процессы документооборота и сформирована электронная база документов.
Также заказчик дополнительно приобрел приложение «Мониторинг документов» (это собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о событиях в СЭД). СЭД «ДЕЛО» была установлена в приемной, канцелярии, у главного врача, его заместителей и главной медсестры. Это позволило автоматизировать документооборот на руководящем уровне.
Формат взаимодействия пользователей в СЭД выглядит следующим образом: сначала документы регистрирует канцелярия, затем они отправляются на рассмотрение и внесение поручений Главным врачом. Далее документ поступает главной медсестре или заместителю, компетентному в решении вопросов по данному документу. Заместитель указывает исполнителя и, при необходимости, ставит документ на контроль. По окончании исполнения происходит списание документа в дело или же создание ответного документа в стороннюю организацию.
В настоящее время система «ДЕЛО» запущена в промышленную эксплуатацию. Результатами внедрения СЭД стали: упорядочение документооборота; сокращение маршрутов движения документов и времени их прохождения; создание единой базы входящих, исходящих и внутренних документов с возможностью оперативного поиска; автоматизация формирования отчетов; создание системы контроля исполнительской дисциплины по поручениям; обеспечение возможности получения информации о местонахождении документа в любой момент.
В связи с тем, что основная масса входящих документов поступает в КГБУЗ «АККДБ» по электронной почте, в перспективе заказчик рассматривает возможность полностью автоматизировать их регистрацию. Это предполагается реализовать путем перехода сотрудников канцелярии на работу с почтовым клиентом MS Outlook, что позволит автоматически регистрировать входящую электронную корреспонденцию в СЭД «ДЕЛО».
