Не секрет, что качество трудовой деятельности сегодня неразрывно связано с эффективной автоматизацией бизнес-процессов. Как создать систему управления документами, которая повлияет на эффективность труда сотрудников? Возможен так называемый «лоскутный подход» — быстрая локальная автоматизация отдельных участков работ. Либо комплексная автоматизация предприятия.

О преимуществах второго подхода в сочетании с привлечением профессионалов для организации предваряющих внедрение СЭД работ на конференции DigEn Forum рассказала Софья Ульянцева, ведущий эксперт по управлению документацией фирмы «1С».

«Комплексная автоматизация в разы ускоряет деловые процессы, потому что предполагает введение единого стандарта оформления документов, выработку единых правил работы с ними, а также создание системы контроля исполнительской дисциплины, которая способствует снижению негативного влияния человеческого фактора, — рассказала она. — Построить такую систему, предварительно проведя экспертную оценку существующих управленческих процессов, можно самостоятельно, а можно пригласить консультанта. Однако, выбирая второй вариант, нужно хорошо понимать, какие задачи он должен выполнить, и представлять затраты подобного проекта».

Г-жа Ульянцева пояснила, что предваряющий внедрение СЭД консалтинг включает анализ процедур обработки документов, выявление проблемных участков и причин бюрократической волокиты, корректировку процедур работы с документами, создание технического задания на автоматизацию, регламентацию документооборота и создание центра компетенции по управлению документами.

«Начинается такая работа с комплексного аудита — экспертизы существующих на предприятии делопроизводственных процедур. В результате будет определен объем годового документооборота, виды используемых документов (как правило, они избыточны), маршруты их движения и организация их хранения. Это позволит оценить актуальность действующей нормативной базы, выявить причины низких показателей эффективности труда сотрудников и найти возможные пути повышения качества работы сотрудников», — пояснила г-жа Ульянцева.

В ходе работы консультанты дадут рекомендации, которые предваряют план дальнейшей работы. Как правило, речь идет о необходимости сокращения количества используемых документов, составления номенклатуры дел, решения вопросов, касающихся учета и хранения уже накопившихся бумажных документов, разработки системы контроля исполнения документов, поручений и т. п.

«Следует отметить, что комплексный аудит — самый трудозатратный этап работ во всем проекте внедрения. Для предприятий с числом структурных подразделений до 20 он может занимать порядка 20 рабочих дней. В крупных корпорациях, где численность структур достигает 200, этот этап займет не менее трех месяцев», — уточнила эксперт.

За аудитом следуют корректирующие действия — формируются требования к автоматизации. А именно: необходимый перечень видов и шаблоны документов, которые рекомендованы для работы в СЭД. Моделируются оптимальные маршруты движения документов, правила контроля и мониторинга работы. По словам г-жи Ульянцевой, временные затраты на данном этапе составляют 10-15 рабочих дней.

В результате этого комплексного аудита составляется ТЗ, на разработку которого в среднем требуется до трех недель.

На следующем, предпоследнем этапе, который в среднем займет 6-7 недель, формируется комплекс нормативных документов. Это положения о делопроизводстве, о работе с приказами, о договорной работе, о работе с локальными нормативными актами. А также должностные инструкции и серия приказов для запуска СЭД в эксплуатацию.

В завершение подготовительных работ должен быть создан центр компетенций, который обеспечит единый порядок работы с документами и методическое сопровождение СЭД. «Все работы, связанные с делопроизводством должны быть сосредоточены в руках специалистов этой службы. В зависимости от масштаба внедрений и размера организации это может быть служба делопроизводства или один-два секретаря. На создание такого центра как правило требуется одна неделя», — сообщила г-жа Ульянцева.