Специалисты ГК «Бизнес ИТ» автоматизировали документооборот трех предприятий группы компаний «Бумфа Групп». Новая система, созданная на основе решения «1С:Документооборот 8», охватила более 50 рабочих мест.
В результате проекта создан единый для всех предприятий группы электронный архив документов. Систематизирована работа со всеми видами документов — входящими, исходящими, внутренними. К минимуму сведено время на их обработку и передачу между удаленными подразделениями. Настроено разграничение прав пользователей: сотрудники видят в системе только те документы, которые относятся к их организации. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа.
В системе настроены маршруты движения проектов договоров и документов, отправляемых на согласование, рассмотрение и исполнение. При регистрации документа система автоматически направляет ответственным лицам соответствующие задачи со сроками их выполнения. Это помогает более четко планировать и контролировать работу с документами. Все поручения выполняются вовремя. Согласование документов ускорилось на 50%.
Обеспечен оперативный контроль возврата документов. Передача документа сотруднику другого подразделения фиксируется в системе в журнале передачи, при этом устанавливается срок возврата документа. К записи в журнале прикрепляется отсканированный образ акта передачи документа, подписанный с двух сторон — адресат уже не может сказать, что он не получал документ. Кроме того, система уведомляет пользователей о наступлении срока возврата. Таким образом, документы не теряются и возвращаются вовремя.
Классифицированы и переведены в электронный вид все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы группы компаний: патенты, лицензии, разрешения. Нужный документ в электронном архиве можно найти за считанные минуты. Это существенно упростило и ускорило подготовку конкурсной документации, компания теперь принимает участие в большем количестве тендеров. Количество выигранных тендеров увеличилось.
«„1С:Документооборот 8“ позволил нам упорядочить работу с документами предприятий группы, создать единое хранилище правоустанавливающих и правоподтверждающих документов с быстрым и удобным их поиском в электронном архиве. Обработка и согласование документов ускорились, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, Все это помогает предприятия группы быстрее реагировать на обращения клиентов, более активно и успешно участвовать в тендерах», — отметил генеральный директор ООО «Бумфа Групп» Аслан Шебзухов.
