ГК «ГЭНДАЛЬФ» сообщила о завершении проекта по внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) в ростовской сети супермаркетов «Солнечный круг». Проект был разделен на два этапа: во-первых, это внедрение системы ЭДО в сети супермаркетов, во-вторых, налаживание обмена документами между «Солнечным кругом» и 360 его контрагентами.

За шесть месяцев компания-интегратор не только решила технические вопросы подключения ЭДО, но и помогла сети «Солнечный круг» грамотно встроить работу с новой технологией документооборота в бизнес-процессы. После необходимой доработки функционала и адаптации система вошла в эксплуатацию.

Особое внимание «ГЭНДАЛЬФ» уделила информированию контрагентов сети «Солнечный круг» о переходе. На специально организованном семинаре обсуждались волнующие контрагентов вопросы дальнейшего обмена документами с сетью супермаркетов, возможности системы ЭДО и нюансы ее внедрения в бизнес-процессы организации.

Далее для 85 контрагентов, что составляет 33% от общего числа, были подобраны оптимальные решения, заключены договоры. Обмен по ЭДО подключен из двух учетных систем сети «Солнечный круг», исходя из идентификаторов контрагентов: с поставщиками услуг налажен обмен из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8» редакции 3.0, а с поставщиками товаров из программы «1С:Клиент ЭДО» редакции 2.0. Каждой программе соответствуют определенные бизнес-процессы. Так для обмена с поставщиками товаров к электронному документу автоматически подбирается документ фактического поступления. Если данные сходятся, электронный документ подписывается цифровой подписью (ЭЦП). В случае различия электронный документ отклоняется по акту разногласий.

Централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов объединила 18 подразделений сети «Солнечный круг». Сотрудникам больше не приходится часы проводить в архиве в поисках нужных документов — все находится под рукой в учетной системе. Более того, они могут отслеживать движение документов от контрагентов на каждом этапе.

Увеличилась скорость взаимодействия с поставщиками, в том числе и при предоставлении ими исправленных документов. Если раньше исправленный документ мог идти несколько недель и в итоге затеряться, теперь такие документы «Солнечный круг» получает в течение дня. За счет автоматической выгрузки и проверки на соответствие номеров и сумм счетов-фактур, реализованной ГК «ГЭНДАЛЬФ», «Солнечный круг» своевременно сдает декларации по НДС, в них отсутствуют расхождения.

«Благодаря внедрению системы электронного документооборота затраты на работу с документами сократились на 15%. Ранее отправка одного заказного письма стоила 13, 5 руб., теперь же за 10 руб. можно отправить пакет из 3-х документов. Так при переводе в электронный вид 10 тыс. документов „Солнечный круг“ экономит более 100 тыс. руб. Кроме того, после внедрения электронного документооборота пропала необходимость держать в каждом магазине сотрудника, ответственного за первичную документацию. На текущий момент штат сотрудников, ответственных за первичку, сокращен в 3 раза, и это позволяет дополнительно экономить более 300 тыс. руб. в месяц. Наша цель — перейти на обмен электронными документами со всеми поставщиками товаров. И следующим шагом нашей компании будет подключение к ЭДО поставщиков алкогольной продукции», — прокомментировала главный бухгалтер сети «Солнечный круг» Любовь Подгрушняя.

Большая часть проекта уже реализована. С самого начала работ интегратор комплексно подходил к решению задач, взяв на себя внедрение системы, методику и консалтинг. Благодаря этому удалось успешно перевести на ЭДО как «Солнечный круг», так и его крупнейших контрагентов — «21 век», «Два капитана», «Белый медведь», торговый дом «Арктика» и др. Заказчики получили 100% уверенность в оперативности предоставления и правильности заполнения каждого документа. В ближайшие три месяца специалистами компании «ГЭНДАЛЬФ» будет реализована важная задача подключения к обмену оставшихся контрагентов.