ФОРС объявила о запуске в промышленную эксплуатацию в компании «Спортмастер» современной высокотехнологичной системы электронного документооборота (СЭД) на основе платформы Oracle BPM Suite. По масштабности внедрения и полноте охвата технологического стека продуктов Oracle, в России еще не было подобных проектов класса СЭД.

Столь же заметным на розничном рынке СНГ был и предыдущий проект ФОРС у этого заказчика, когда был развернут корпоративный портал нового поколения на платформе Oracle WebCenter. Сегодня портал активно используется заказчиком, являясь полноценной коммуникативной бизнес-средой.

«Сделанный нами выбор решения и интегратора полностью себя оправдал, — отмечает директор по ИТ „Спортмастера“ Герман Алексеев. — В результате проекта уровень информационной поддержки процессов обработки неструктурированных документов существенно повысился. Внедрение современной СЭД дало нам возможность привести бизнес-процессы во всех точках присутствия компании к единому BPM-стандарту. В какой части света наши офисы бы ни находились, мы можем быть уверены в корректности действий пользователей системы. Важно, что интегратор обеспечил плавный переход от одной системы к другой, притом сделал это очень качественно. Был осуществлен не просто перенос функционала из старой системы в новую — значительно изменены были сами бизнес-процессы. Обычно это сложно, но совместно с интегратором мы справились».

В процессе переноса в новую СЭД бизнес-процессы заказчика были не только расширены функционально, но и получили «новое качество»: на базе накопленного в процессе эксплуатации прежней СЭД опыта была разработана унифицированная структура для описания и построения всех бизнес-процессов, созданы базы договоров, контрагентов, доверенностей и приказов, единые для всех стран присутствия «Спортмастера».

Проект продолжался два года, и в его рамках была осуществлена модернизация и перенос в новую СЭД данных двух подсистем прежней СЭД — ИС «Приказы» и ИС «Договоры».

В рамках предпроектного обследования специалисты ФОРС сделали описание и дали рекомендации по оптимизации бизнес-процессов по сравнению с тем форматом, в котором они существовали в прежней СЭД на базе Lotus Notes. При этом устоявшиеся практики работы и сами процессы были перенесены максимально бережно. В сочетании с расширенными функциональными возможностями системы это обеспечило лояльность пользователей в процессе перехода на новую версию СЭД.

Особое внимание было уделено специальным требованиям заказчика к СЭД: ведению и работе с историческими данными, персонализации и мультиязычности. Сейчас работа пользователей персонализирована в части выбора языка интерфейса, настройки вида экранных форм и порядка сортировки данных в этих формах. На последующих этапах будет обеспечена персональная настройка и других атрибутов пользовательского интерфейса: поисковых фильтров, «избранных» документов и др.

Поддержка мультиязычности обеспечена как при заполнении атрибутов документов, так и при настройке экранных интерфейсов пользователей.

Кроме того, новая СЭД интегрирована с рядом других информационных систем, функционирующих в «Спортмастере».

Работа над проектом будет продолжаться как вглубь, так и вширь — число автоматизируемых бизнес-процессов, охваченных СЭД, будет расти, а функциональность развиваться дальше.