Системы электронного документооборота и управления корпоративным контентом (СЭД/ECM) используются не одно десятилетие и прочно вошли в бизнес-ландшафт российских предприятий. И хотя до полного перехода на безбумажные технологии по-прежнему далеко, уже трудно найти организацию, которая совсем не применяет электронный документооборот.

Однако жизнь не стоит на месте и постоянно преподносит новые сюрпризы. Открываются новые перспективы, появляются неожиданные препятствия. Как последние веяния отражаются на СЭД/ECM? Насколько успешно эти системы приспосабливаются к переменам и новым требованиям? Этим темам была посвящена пленарная дискуссия на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2016, организованной еженедельником PC Week.

Можно ли обойтись без ECM/СЭД?

Первый вопрос, который сформулировал ведущий дискуссии обозреватель PC Week Станислав Макаров — насколько необходим электронный документ и какая от него польза — обсуждается уже давно. Противники утверждают, что электронный документооборот — это та же традиционная бюрократия, только в электронной обертке. Сторонники уверяют, что СЭД позволяют выявить проблемы и оптимизировать управление.

Однако эта тема не так проста, чтобы можно было судить однозначно. Среди участников дискуссии нашлись и противники, и сторонники СЭД. К первым примкнул Алексей Чан, заместитель руководителя управления информатизации администрации Южно-Сахалинска, который считает, что современные СЭД объективно не нужны, так как они просто воспроизводят бумажный документооборот: «Уже можно было бы отойти от традиционных способов работы с документами, например, их согласования. На мой взгляд это смешение двух бизнес-процессов — создания документа и подтверждения того, что он соответствует замечаниям. В соответствие с нынешними регламентами это очень длительный, многоэтапный процесс. А ведь электронная обработка документов позволяет все это делать гораздо быстрее и оптимальнее. Может пора уже отказаться от согласования? Но пока это мало реально».

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», придерживается другой точки зрения: «Нельзя сказать, что СЭД не нужны. Ведь система только отображает процессы управления, сложившиеся в организации. Но наше управление многоукладное. Есть традиционное директивное управление и делопроизводство, есть процессное управление — BPM, а где-то идет работа с привлечением рабочих групп».

Он считает, что современная СЭД должна справляться со всеми этими способами управления. Другими словами, так, где это нужно, она должна решать проблему хранения приказов и поручений, а если необходимо, то и хранения приказов и их согласований, внедрения процессов организации рабочих групп, динамической коллективной разработки с сохранением истории и т. д.

Алексей Чан заметил, что хотя современные СЭД все это умеют, мало кто всем этим пользуется. Но Владимир Андреев возразил, что где-то используется одно, где-то другое, где-то третье, а иногда разный функционал работает параллельно, поскольку в крупных организациях зачастую используют и процессную модель, и директивное управление: «Если же совсем отказаться от директивной модели, то большинство организаций перестанут быть управляемыми».

Олег Бейлезон, руководитель направления Alfresco компании «Логика бизнеса», добавил, что хотя движение в сторону BPM у нас идет, но довольно медленно: «Законодательные проблемы и инерция мышления затрудняют применение этой технологии. Тем не менее СЭД должны на всякий случай поддерживать BPM, потому что это может понадобиться для каких-то процессов, которые не укладываются в существующие регламенты».

Как справиться с лавиной данных

Благодаря развитию ИТ объемы данных растут как на дрожжах уже много лет, а в нашей стране к чисто технологическим причинам недавно добавились и законодательные, достаточно вспомнить так называемый «закон Яровой», который требует хранения огромных информационных массивов, и инициативу ФНС, стимулирующую организации к отказу от бумаги. Как эти веяния отразятся на СЭД и на их использовании?

Прежде всего, при внедрении СЭД необходимо учитывать тенденцию роста объемов документов при переходе с бумаги на цифру. Так, Алексей Чан привел пример из своего опыта: «Когда мы внедряли старую систему, то не точно рассчитали и столкнулись с проблемой, т. к. информации оказалось в разы больше, чем предполагалось. Это связано с тем, что как только пользователи перешли на электронные документы, они стали их создавать гораздо больше. Поэтому новую систему уже сделали с большим запасом».

По поводу проблемы хранения данных в государственном масштабе участники дискуссии высказали разные мнения. Анатолий Миклашевич, исполнительный директор ассоциации РОСЭУ, считает, что проблем не будет, т. к. рост объемов информации идет в ногу с ростом производительности вычислительной техники и для обработки и хранения растущих массивов данных будут использоваться более емкие и производительные системы хранения: «У операторов достаточно большие мощности, рассчитанные на большое количество информации, они справятся. Крупные организации тоже».

К тому же он отметил, что если все 100 млрд. счетов-фактур, которые ФНС сейчас получает в виде сканов с бумаги, вдруг станут электронными, то общий объем информации окажется не таким уж большим, поскольку каждый такой документ занимает порядка 10 Кб.

Однако Олег Бейлезон отметил, что главная проблема информационного бума связана не с «железом», а с новыми бизнес-требованиями, которые возникают в связи с тем, что контента становится очень много и с ним нужно что-то делать: «Новые вызовы требуют новых алгоритмов обработки данных, позволяющих извлекать из них знания и пользу».

Данное направление, получившее название Big Data, сейчас активно развивается. Но Владимир Андреев отметил, что у нас эта технология еще не получила массовое распространение: «С ее помощью можно извлечь пользу из больших данных, но кому это сейчас нужно? Поставщики всегда ищут новые направления для развития своих продуктов, но необходимо, чтобы это было востребовано. А особого спроса не наблюдается. Стандартная аналитика используется, но она не имеет отношения к Big Data, а машинное обучение, когнитивные технологии — это пока не мейнстрим, а некая экзотика».

Что дальше?

Но возможно есть еще какие-нибудь технологические направления, которые могли было бы внести свежую струю в мир СЭД/ECM и дать толчок к революционному развитию этих систем, которые уже достигли этапа зрелости и несколько утратили дух новаторства? Судя по мнению участников дискуссии, революции пока не предвидится, но эволюция продолжается.

По словам Владимира Андреева, в СЭД/ECM уже реализован традиционный документооборот и процессное управление, но остается еще одна задача — создание рабочих групп и групповая работа с документами в «плоских» организациях: «Это то, что сейчас развивается, туда же можно отнести и кейс-менеджемент. При этом главный акцент — удобство работы в „плоских“ группах».

Есть и второе направление — юзабилити. Ведь в СЭД/ECM много функционала, и важно сделать так, чтобы конечному пользователю было удобно работать с каждым конкретным процессом.

Олег Бейлезон добавил, что есть еще одно новое направление — излечение знаний из неструктурированной информации: «Можно было бы добавить и искусственный интеллект, но только когда пользователи попросят».

«Я уже прошу», — отреагировал Алексей Чан и пояснил, что ИИ может пригодиться для устранения затыков, связанных с наличием звеньев управления, которые не только ничего не добавляют полезного, а наоборот мешают принимать компетентные решения.

Таким образом, складывается впечатление, что все основные функции СЭД/ECM уже реализованы и ничего кардинально нового пока не предлагается. Классический функционал уже сформирован, отработан, стал надежной рабочей лошадкой для множества организаций.

Но в перспективе просматриваются новые направления развития, которые могут привести к появлению продуктов, способных более интеллектуально обрабатывать стремительно растущие объемы контента и принимать адекватные решения.