Компании OCS, федеральный дистрибутор ИТ-оборудования и бытовой техники, и «Кей», сеть супермаркетов цифровой техники, сообщили о полном переходе во взаиморасчетах на электронный документооборот (ЭДО) юридически значимых документов (счет-фактура, накладная, акт приемки) в системе «Контур.Диадок».

«Кей» — это легендарный бренд розничного рынка Санкт-Петербурга. Компания, основанная в 1991 году, была первым компьютерным супермаркетом в Санкт-Петербурге. В настоящее время компания имеет интернет-магазин и сеть из 30 супермаркетов цифровой техники. Из них в Санкт-Петербурге и области работает 19 магазинов и 11 в регионах. «Кей» стал одним из первых партнеров OCS в 1994 году и сейчас он стал первой специализированной розничной сетью, перешедшей во взаимоотношениях с OCS на электронный документооборот.

Работы по подготовке информационной платформы ретейлера к ЭДО начались с середины марта 2016 года. За две недели инженеры ИТ-отдела «Кей» в сотрудничестве со специалистами OCS полностью подготовили свою инфраструктуру к началу обмена электронными документами. По окончании работ прошли тестовые испытания, успешность которых позволила осуществить переход в кратчайшие сроки. Также специалисты OCS организовали тренинг для сотрудников бухгалтерии и службы приемки товара по работе в новых условиях. Интуитивно понятный интерфейс, легкость работы, сильная внутренняя мотивация позволили сотрудникам быстро влиться в процесс работы и перейти на уровень промышленной эксплуатации системы Контур.Диадок.

Как отметили в компании «Кей», в бухгалтерии существенно снизились затраты на внутренних бизнес-процессах: уменьшение времени приемки товара, т.к. информация о поставке попадает в ИС компании до прихода машины и в момент разгрузки проводится только сверка с накладной; сокращение времени на решение проблем в случае проблемной поставки (недовоз/пересорт); экономия времени: порядка пяти минут на каждом комплекте при подписании и копировании документов и порядка 10 мин на каждом пакете бумажных документов при отправке документов в адрес поставщика и банка; сокращение почтовых расходов: 50-100 руб. за пакет при отправке почтой России экземпляров поставщика и банка, экспресс-почтой — 1300 руб., электронная отправка стоит примерно 6.5 руб. за один документ, входящая документация — бесплатно.

Теперь процесс электронного обмена юридически значимыми документами между OCS и «Кей» прошел все тестовые испытания и перешел в промышленную фазу использования. Это сделало данный процесс более экономичным, надежным и удобным. Но главное — обеим компаниям стало легче отслеживать свои бизнес-показатели, т.к. раньше из-за задержек с документами было проблематично закрывать сделки и отчетные периоды.

OCS Distribution готова оказывать помощь и консультации по работе с ЭДО всем своим партнерам.