ГК «ГЭНДАЛЬФ» внедрила программу «Скан-Архив» для создания электронного архива документов в «1С» на АО «Фамадар Картона Лимитед». Таганрогская компания — крупный производитель гофроупаковки из картона в ЮФО, входит в группу системообразующих предприятий Ростовской области, оказывающих особое влияние на экономику региона. Продукцией «Фамадара» пользуются более 600 компаний, среди которых «Кубанский молочник», «Тавр», «Вина Фанагории» и «Шахтинская плитка».
«В год мы получаем и выписываем порядка 30000 документов, поэтому объем бумажного архива постоянно растет. Бывает, что к налоговой проверке нужно вручную найти до тысячи документов и сделать их копии. Раньше этот процесс занимал несколько дней, поэтому мы решили его автоматизировать. Нужна была программа, которая облегчит предоставление документов в налоговую службу, — объясняет необходимость внедрения „Скан-Архива“ Елена Филикова, главный бухгалтер „Фамадар“. — В этом году нам уже приходилось проходить встречные проверки, со „Скан-Архивом“ процесс подготовки занял несколько часов».
После внедрения ПО процесс ведения архива изменился. Теперь два сотрудника бухгалтерии с доступом к программе обрабатывают входящие документы, затем программа автоматически распознает электронные копии и добавляет их в базу «1С».
При необходимости остается только выбрать нужный скан документа в «1С» и выгрузить его одним нажатием кнопки. Таким образом, при подготовке к налоговым проверкам иметь дело с бумажными документами больше не нужно. Контролировать возврат оригиналов также стало легче. Напротив каждого документа в базе есть пометка о статусе: отсканирован, возвращен и т.д.
Начальник IT-службы «Фамадара» Денис Тишакин оценил новое ПО: «„Скан-Архив“ полностью удовлетворил запрос бухгалтерии на создании электронного архива документов, индивидуальные доработки по изменению путей хранения файлов от разработчиков программы также пришлись к месту».
