Для специалистов, изучающих продуктивность работников, вполне очевидно, что она постоянно снижается, несмотря на все новинки в области средств повышения продуктивности, которыми поставщики ИТ-услуг наводнили рынок. Согласно данным Министерства труда США, во втором квартале 2016 г. годовой показатель продуктивности работников, напрямую соотносимой с производственными результатами компании, упал на 0,6%. А если учесть, что продуктивность бизнеса снижается уже в течение трех кварталов подряд, становится очевидно, что эта проблема затронула все виды бизнеса, вне зависимости от отрасли экономики. Несмотря на то, что это снижение нельзя объяснить какой-то одной причиной (может, причина в том, что работники сидят в Интернете и зависают в соцсетях в рабочее время, а, может, здесь влияет масса других факторов), все же любая организация в состоянии предпринять ряд несложных мер, чтобы рационализировать работу, улучшить бизнес-процесс и помочь своим сотрудникам, которые все меньше сидят на одном месте, работать продуктивно вне зависимости от их местонахождения. Ниже предлагаются практические советы для организаций любого калибра, стремящихся повысить производительность своих работников и помочь им работать эффективно и с удовольствием. Они составлены на основе отраслевых данных от Уолта Тинфена, президента и гендиректора компании Visioneer, владеющей правами на использование торговой марки Xerox,

Сформулируйте свои цели и регулярно их пересматривайте. Проведите анализ ваших текущих производственных процессов и определите, какие из них можно рационализировать. Для начала присмотритесь к отделам, поглощенным трудоемкими, затратными по времени операциями, чтобы лучше разобраться в их повседневном рабочем распорядке и таким образом обнаружить потенциальные проблемы или процессы, которые следует реорганизовать. Зачастую работники делают что-то определенным способом только потому, что так оно всегда и делалось. Попробуйте поощрить сотрудников открыто высказать свои сомнения по поводу существующего положения дел.

У каждого отдела своя программа действий. Определить общие цели предприятия, конечно, очень важно, но каждый отдел к тому же будет отличаться уникальными, индивидуально настроенными процессами с различными сопутствующими проблемами. Выяснив, что именно можно оптимизировать, и определившись с целями, создайте план действий по улучшению процесса и регулярно оценивайте степень его исполнения, чтобы можно было подстроить или перепроектировать новый порядок работы и убедиться, что обновленный производственный процесс пошел сотрудникам на пользу.

Дайте сотрудникам доступ к нужным технологиям. Неправильно настроенные или устаревшие технические средства сами по себе могут создать узкие места в работе и затормозить поток информации в организации, в конечном счете снижая продуктивность и прибыльность. Причины неэффективности поможет выяснить анализ технологий, ежедневно используемых вашими работниками. Определив, какие технологии в ходу у вас на предприятии, подыщите новые технические решения, отвечающие нуждам сотрудников, и обеспечьте их оборудованием, необходимым для эффективного выполнения своих обязанностей.

Проследите за тем, чтобы сотрудники знали, как обращаться с новыми инструментами. При внедрении новой технологии на рабочем месте также важно должным образом обучить сотрудников правильно с ней обращаться. Если работник неуверенно ориентируется в новой технологии, он будет тратить кучу времени впустую, пытаясь найти ответы на вопросы или решить проблемы. К тому же, он не сможет полностью осознать дополнительные возможности и функции этой технологии, а сам инструмент будет использовать не на полную мощность. Если не провести по новой технологии должного обучения, это может негативно отразиться на продуктивности, так что этим критическим этапом нельзя пренебрегать.

Держите своих сотрудников в курсе. При изучении и внедрении новой технологии крайне важно вовлечь сотрудников, которые будут ежедневно ею пользоваться, во все этапы процесса. Для начала разберитесь, что именно нужно вашим работникам, и дайте им предложить те инструменты, которые они считают удобными. Проведя предварительное исследование, предоставьте сотрудникам возможность поучаствовать в тестировании выбранных средств, в ходе которого они смогут собственноручно попользоваться ими и оперативно высказать свое мнение.

Учитывайте мнения своих сотрудников относительно новых ИТ-средств. Приняв и взвесив мнения сотрудников в период исследования и внедрения новых инструментов, вы получите неоценимые комментарии и замечания. Именно сотрудникам придется понять, принять и использовать эти технологии изо дня в день, так что если вы узнаете их реакцию прежде, чем потратите деньги на то или иное решение, вы сможете понять, вписывается ли новая технология в ваши бизнес-процессы. И уже после того, как вы внедрите эту технологию, важно и дальше поощрять непрерывную обратную связь, чтобы вовремя устранять любые проблемы.

Обеспечьте простой доступ к критической информации. Информация о клиентах, покупательских решениях и отраслевых тенденциях может помочь принять более аргументированные бизнес-решения в будущем. Данные — это источник жизненной силы любой организации, так что этой информацией важно управлять, защищать ее и хранить в универсальной, безопасной системе управления контентом, с которой сотрудникам будет просто работать. Таким образом можно гарантировать, что сотрудники смогут без труда искать и анализировать информацию. Если дать работникам быстрый, удобный доступ к информации из любой точки местонахождения, они начинают работать быстрее, а продуктивность бизнеса при этом растет.

Предоставьте новые возможности своим мобильным сотрудникам. Сегодня уже необязательно работать исключительно в четырех стенах офиса. Сотрудники все чаще работают в дороге, и эта тенденция сохранится в ближайшем будущем. Чтобы дать сотрудникам шанс работать продуктивно и с удовольствием, бизнес-руководителям важно найти способ наделить своих работников возможностью вести деятельность где угодно. На помощь придут разнообразные мобильные средства повышения продуктивности. Например, агенты недвижимости и персонал отдела продаж большую часть рабочего времени проводят за пределами офиса и на протяжении цикла продаж имеют дело с множеством различных поставщиков и сопутствующей документацией. Новые мобильные сканеры размером со свернутый в трубку журнал позволяют им оцифровать информацию и направить ее нужному поставщику, подразделению или сотруднику, чтобы не задерживать течение бизнеса и не снижать продуктивность только потому, что у них не оказалось под рукой необходимого оборудования.