Полноценное использование современных информационных технологий — это одно из приоритетных направлений развития архивного дела во всем мире, и Россия тут совсем не исключение. Именно с помощью ИТ в этой сфере решаются две взаимосвязанные задачи: повышение эффективности работы с традиционными архивными материалами в виде тех или физических артефактов и решение задачи архивного хранения цифрового электронного контента. О таком видении роли ИТ заявил руководитель Федерального архивного агентства Андрей Артизов на пресс-конференции, посвященной отмечаемому 10 марта Дню архивов в России.

Ключевым событием в жизни Росархива в прошлом году стало качественное повышение его статуса в системе органов государственной власти, что можно по праву считать началом нового этапа развития всей архивной отрасли страны. Если раньше агентство входило в состав Министерства культуры, то теперь Росархив вышел из ведомственного подчинения и находится под прямым руководством президента страны. Такой вневедомственный статус является совершенно правильным, поскольку архивы обеспечивают хранение не только культурного наследия страны, но и документов, связанных с деятельностью государства в целом, причем как в краткосрочных, так и долгосрочных аспектах. Прямое подчинение президенту позволяет Росархиву оптимизировать свое взаимодействие с различными структурами государственного управления. Агентству теперь возвращены функции выработки государственной политики и нормативного-правового регулирования в области архивного дела и делопроизводства.

Согласно существующему законодательству, формат документов, передаваемых на хранение в архивы, сегодня во многом определяется ведомствами, которые создают эти документы. «Росархив порой упрекают в СМИ в том, что мы якобы препятствуем переходу на электронные документы, но такие обвинения совершенно беспочвенны, — заявил Андрей Артизов. — Большинство документов, создаваемых в исполнительных органах власти, в том числе в министерствах, — это документы временного хранения. Мы готовы к тому, чтобы любые документы временного срока хранения могли создаваться только в электронном виде. Вопрос о том, какой формат выбирать — бумажный или электронный — каждое ведомство или орган власти могут решать самостоятельно. Со своей стороны мы можем обеспечить хранение таких документов в пределах заданного срока».

Помимо обеспечения сохранности документов важной задачей архивов является предоставление доступа к их информационному содержанию как специалистам, так и всем гражданам, но, разумеется, с учетом прав доступа и законодательно определенных ограничений по уровню секретности документов. В решении этого вопроса первостепенную роль играют как раз ИТ-средства, речь тут идет как об автоматизации управления содержанием архивов (например, поиском необходимых материалов), так и о повышении доступности и сохранности документов (это достигается путем создании электронных копий, с которыми можно легко работать, в том числе в удаленном режиме).

Сегодня весь мир живет в условиях быстрых перемен, зачастую происходящих на качественном уровне. Все это, с одной стороны, открывает новые возможности совершенствования, с другой — создает вызовы, которым нужно соответствовать. Эти тезисы в полной мере относятся и к архивной сфере. Говоря об этом, глава Росархива отметил, что сегодня основной объем работы его ведомства приходится на традиционные бумажные документы. Причем это определяется не только уже имеющимися массивами информации, но и потоком новых документов — большинство из них продолжают поступать в бумажном виде. Если за все годы советской власти было введено в строй около 110 тыс. кв. м площадей архивных хранилищ, то за последние двадцать лет — 96 тыс. кв. м, причем отвечающих самым современным требованиям (пожарная безопасность, режим охраны и пр.). Так что в «бумажной сфере» российские архивы в целом вполне соответствуют передовым мировым стандартам.

Если же говорить об уровне использования ИТ, в том числе в плане перехода на архивную работу с электронными документами, то тут, как признал Андрей Артизов, наша страна пока отстает от мировых лидеров (англосаксонские страны, Скандинавия). В этом направлении есть еще много проблем, которые нужно решать. Росархив отлично осознает меру своей ответственности в этой сфере, но нужно понимать и то, что многие вопросу тут выходят за рамки его компетенции, требуют комплексного государственного изучения и решения, добавил глава ведомства.