В Groupe SEB на базе системы DirectumRX полностью автоматизирован договорной процесс. Проект внедрения на 180 пользователей занял два месяца, а опытная эксплуатация прошла без участия специалистов DirectumRX.
Groupe SEB — французская международная компания со
В 2016 году в Groupe SEB остро встал вопрос о замене действующей системы электронного документооборота. Функциональность «из коробки» и интуитивно понятный пользовательский интерфейс DirectumRX позволили заказчику быстро определиться с выбором. А поскольку компания интернациональная, дополнительным плюсом стала поддержка работы на английском языке.
Прежде всего компании было необходимо организовать эффективное управление договорами в SEB Восток (Россия, Казахстан) и SEB Украина. Главной задачей стояла автоматизация процесса согласования — в зависимости от вида договора и бюджетодержателя должен выбираться определенный типовой маршрут. Это требование удалось закрыть уже в базовой функциональности DirectumRX с минимальными настройками.
В связи со спецификой работы компании потребовалось настроить дополнительное условие согласования: если по договору отсрочка платежа возможна меньше, чем на 45 дней, то его необходимо согласовать с финансовым директором. Теперь в карточках договора и доп.соглашения есть обязательное поле «Дней отсрочки», а в настройках маршрута появилось условие «Дней отсрочки платежа».
Кроме того, был реализован механизм вставки логотипа компании в договорные документы в виде водяного знака: после окончательного согласования договора и перед распечаткой на подпись в документ подставляется водяной знак «SEB». Так подписант понимает, что перед ним окончательный вариант документа с изменениями, согласованными со всеми ответственными лицами.
Специалисты Groupe SEB были уверены в собственных силах и взяли на себя основные работы по проекту. Внедрение шло по сокращенному варианту,который включал в себя два этапа: исследование и GAP-анализ; модификации, консультации по настройке и поддержка тестовой эксплуатации.
Настройка системы проводилась с консультациями специалистов со стороны DirectumRX: был организован онлайн чат с рабочей группой заказчика и проектной командой DirectumRX. Это помогло оперативно реагировать на вопросы и контролировать настройку системы. А с помощью удаленного подключения к серверам через RDP (протокол удалённого рабочего стола) и Team Viewer проводился аудит настройки и давались рекомендации. Опытная эксплуатация прошла уже без участия специалистов DirectumRX.
Всего проект занял два месяца, успешно осуществить такой вариант внедрения помогли: активное вовлечение сотрудников заказчика; готовность вносить некоторые правки в уже существующие бизнес-процессы; максимальное использование базового функционала; обсуждение трудоемкости отдельно по каждым видам работ.
Сейчас компания работает с русской и английской версией DirectumRX. В системе взаимодействуют порядка 180 пользователей. В планах — развитие внешнего документооборота с контрагентами, а также внедрение мобильного приложения.
