Компания «ОДК-Газовые турбины» автоматизировала делопроизводство с DIRECTUM. Уже на первом этапе внедрения ECM-системы удалось снизить трудоемкость процессов делопроизводства, сохранив их привычный порядок.
DIRECTUM используется в «Объединенной двигателестроительной корпорации» с 2011 года, когда в одном из предприятий группы — компании «Авиадвигатель» — стартовал проект внедрения. С 2013 года работать в системе начали сотрудники головной организации АО «Объединенная двигателестроительная корпорация». Положительный опыт коллег был учтен в «ОДК-Газовые турбины» («ОДК-ГТ») при выборе инструмента автоматизации процессов делопроизводства.
Возможности интеграции DIRECTUM с информационными системами «ОДК-ГТ», самостоятельной поддержки и развития решения силами ИТ-службы обосновали выбор продукта. Руководство компании высоко оценило и инструменты для мобильной работы с планшета или смартфона.
Автоматизация «ОДК-ГТ» позволила снизить затраты на обработку, регистрацию входящих документов и контроль исполнений по ним. Сократилось время и на поиск информации.
Для регистрации документа в одной из служб сотрудник направляет его письмом на специальный адрес электронной почты. Затем DIRECTUM обрабатывает письмо, проверяет формат и размер документа, загружает его в централизованное хранилище и направляет для регистрации делопроизводителю. При получении задания делопроизводитель определяет основной документ из комплекта, а остальные система регистрирует как приложения.
Автоматический захват документов с почтового ящика выполняет служба DIRECTUM Capture and Transformation Services.
Для учета документа без процедуры регистрации делопроизводитель указывает его название и адресата, затем DIRECTUM фиксирует поступление и уведомляет получателя, которому остается забрать бумаги в канцелярии и отметить получение в системе.
При регистрации пакета документов делопроизводитель настраивает доступ для сотрудников и/или подразделений. Например, при отправке приказа с приложениями на ознакомление все сотрудники получат приказ, но приложения к нему будут видны определенной группе.
Разграничить доступ к документам позволяет механизм групп и ролей DIRECTUM.
Для упрощения регулярного поиска настроены папки, в которые документы попадают по заданным критериям. Делопроизводителю удобно работать с набором папок по номенклатуре дел своей службы: сюда после регистрации попадает каждый документ, отвечающий заданным параметрам (наименование, номер дела). Также выделены папки по виду документов, поступающих на руководителей (письма, приказы, служебные записки). Документ, рассмотренный руководителем, попадает в нужную папку его службы. Так руководители автоматически получают все планы и отчеты их подразделений.
Сегодня 200 сотрудников «ОДК-ГТ» уже работают в DIRECTUM — это делопроизводители, секретари, руководители. Более 1000 человек ежедневно получают в электронной почте поручения с документами из системы. За первые месяцы в ECM-системе создано 5000 документов, выполнено 4500 задач.
Высшее руководство контролирует работу вне офиса с помощью приложения DIRECTUM Jazz на своих мобильных устройствах. В планах компании перевести в электронный вид служебные записки и перейти на межкорпоративный обмен документами внутри ОДК.
