При сравнении традиционных «наземных» и облачных систем документооборота в качестве преимущества последних (про общем подобии выполняемых функций) называются в основном экономические факторы — развертывание облачных систем не требует значительных расходов на серверную инфраструктуру и ПО; снижается налогооблагаемая база; нет необходимости в затратах на постоянное обслуживание ИТ-инфраструктуры; не нужно покупать новые версии ПО; возможно в любой момент отказаться от подписки; в цену подписки на облачную почту уже входят антивирус/антиспам и услуга по обеспечению постоянной доступности данных.

Иногда называют еще повышенную безопасность и надежность доступа к данным в облаке за счет их постоянной георепликации в другие ЦОДы, удаленные не менее чем на 700 км от основного.

Все это так, и общая экономия пропорциональна масштабу ИТ-инфраструктуры, выносимой в облако. Но есть и другой, менее видимый, но не менее важный выигрыш от применения облачных систем документооборота — исключение возможности торможения бизнес-процессов из-за отсутствия в офисе участвующих в нем лиц (что сплошь и рядом наблюдается при согласовании бумажных документов).

Важность этого обстоятельства поясню на примере из реальной жизни. Один из наших клиентов, довольно большая по российским меркам компания (около 3000 сотрудников), периодически присылает нам небольшие заказы на технику или ПО — 1-2 принтера, десяток подписок на какой-нибудь софт, несколько ноутбуков и т. д. Обычно это довольно простые для обработки заказы и после небольшого обсуждения условий нужный заказчику товар ставится в резерв на складе нашего поставщика до получения нами официального заказа (клиент для нас важный, поставляем в кредит — необходим только подписанный требуемым образом заказ).

Так вот, через какое-то время мы с удивлением заметили, что в 90% случаев наш хороший заказчик не покупает нужные ему товары, даже если они найдены на складе в Москве по устраивающей его цене и вовремя поставлены под него в резерв. Причина оказалось простой, как дважды два — сотрудники отдела закупок заказчика постоянно запаздывали с предоставлением нам необходимого для отгрузки официального заказа, оформленного в соответствии с требованиями их юристов и подписанного требуемым числом ответственных лиц клиента. В результате резервы, поставленные под этого клиента, сгорали и товар уходил другим партнерам просто потому, что никто не будет держать пару ходовых ноутбуков более стандартного срока, если есть покупатель, готовый заплатить за них немедленно.

Как мы выяснили в результате расследования, по внутренним правилам заказчика для размещения заказа закупщикам было необходимо получить 5-6 разрешений от различных контролеров и руководителей, причем всех их надо было обойти лично и получить их подпись на бланке заказа. Поскольку почти всегда кого-то из руководителей нет на месте (это нормально), а к тем, кто находится в офисе, стоит очередь из таких же страждущих, срок оформления заказа мог превышать нескольких недель, что было несколько больше максимально возможного срока нахождения товара в резерве.

При облачной системе документооборота сотрудникам компании нет необходимости обязательно дежурить у дверей руководства, чтобы получить разрешающую подпись — где бы не находился нужный менеджер, он получит сообщение о необходимости согласования документа на свое мобильное устройство или ноутбук в любой точке с интернет-соединением или сотовой связью (т. е. — практически везде), сможет при необходимости тут же просмотреть документ (в 80% процентов случаев обходятся без этого :)) и принять решение — одобрить запрос или завернуть.

Процесс согласования ускоряется в разы, документы запускаются в работу быстрее, бизнес получает ускорения, люди перестают тратить время впустую (по крайней мере — на хождение по кабинетам). В общем, облачные сервисы и бизнес-приложения на их основе реально экономят не только деньги, но и время. Перефразируя Остапа Бендера, «время которое у нас есть, становится деньгами, которые у нас тоже есть». Менеджеры всех уровней, обратите внимание на этот новый ИТ-парадокс 21 века!

Постскриптум

Для интересующихся — как закончилась эта история. Когда мы осознали происходящее, то решили предложить заказчику бесплатную систему согласования оплаты счетов для Office 365. Чтобы как-то поправить ситуацию — мы не можем позволить себе просто смотреть, как наш клиент борется сам с собой, успешно тормозя покупку нужных ему товаров; нам же нужен оборот и постоянный рост бизнеса! В общем, предложили. Закупщики были в восторге и мгновенно организовали встречу с руководством. Руководство задумалось и отказало. Причиной отказа были названы бесплатность системы (это действительно подозрительно :)), необходимость приобретения 6-8 подписок на Оffice 365 (для сотрудников), ну и трудность поддержки Office 365 как еще одной информационной системы в компании.

В итоге этот клиент решил разработать собственную систему согласования оплаты счетов на основе уже развернутой Navision (или Axapta). Формально все правильно, надо же чем-то занять отдел программирования и инженеров по поддержке этой системы много в штате. Но вот вопрос знатокам российского ИТ-бизнеса, помогло ли это ускорению процессов закупок :)?

Автор статьи — к.э.н., генеральный директор «АЛВ Груп».