Специалисты компании «1С-Рарус» внедрили систему «1С:Документооборот 8» в группе компаний, занимающихся управлением вокзальными площадями структуры «РЖД». Проект был реализован всего за два месяца. Создано 20 автоматизированных рабочих мест.
В результате проекта автоматизирована деловая переписка с партнерами-субарендаторами, Дирекциями железнодорожных вокзалов, административным и управляющим составом вокзалов/вокзальных комплексов. Организован учет трех видов входящих и семи видов исходящих документов: заявок на субаренду, на расторжение, уведомления об изменении ставки аренды и т.д. Это позволяет быстро информировать сотрудников договорного отдела о необходимости внесения изменений в договоры. Подготовка проектов исходящих писем для арендаторов стала проще, а их электронное согласование с руководством — быстрее. Письма, требующие резолюции генерального директора, поступают ему на согласование уже в готовом виде, оформленные по внутрифирменному стандарту. В результате переписка с пятью сотнями партнеров-субарендаторов ускорилась и стала более контролируемой — теперь каждое письмо, все детали и договоренности можно оперативно отследить в системе.
Все корпоративные документы категоризированы по видам, что обеспечило удобство доступа к ним в системе. Теперь за считанные секунды можно найти документы по каждому субарендатору: договор аренды или дополнительное соглашение, протокол согласования, реквизиты, визуализацию, гарантийное обязательство или акт сдачи-приемки помещения по договору аренды или субаренды — всего 23 вида документов.
Согласование документов переведено в электронный вид. Разработан новый регламент согласования, стандартизированы действия пользователей в жизненном цикле документа, назначены ответственные за исполнение резолюций. Оптимизированы маршруты согласования, ознакомление с договорами, их согласование и исполнение выполняется по 15 унифицированным правилам. Введение шаблонов действий сотрудников существенно ускорило обработку документов. Сократились ошибки и недоразумения, связанные с человеческим фактором. Все процессы работы с договорами и исполнения резолюций генерального директора стали понятными и хорошо скоординированными.
Руководство теперь имеет быстрый доступ к входящим документам в системе и оперативно рассматривает запросы сотрудников. Стало проще контролировать выполнение поручений. Удалось отказаться от длинных табличных реестров, в которых директор вручную фиксировал, кому и когда было выдано поручение по каждому конкретному письму. Секретари вносят полученные от генерального директора резолюции в систему и направляют поручения исполнителям. Ежедневно формируется электронный реестр исходящих поручений, включающий сроки исполнения и всю связанную информацию и переписку, таким образом, в любой день можно оперативно отследить, какие решения уже должны быть исполнены. В итоге исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
Интеграция системы с сервисом «СПАРК Риски» позволяет быстро оценивать благонадежность потенциальных партнеров. Обязательная проверка контрагента на стадии выбора субарендатора помогает снизить риск сдачи помещений недобросовестным партнерам и сохранить высокое качество услуг, предоставляемых пассажирам.
Все это помогает компаниям быстро принимать решения о сотрудничестве с субарендаторами, формировать и согласовывать сопроводительные документы. В результате проекта в группе компаний удалось сохранить высокий темп деловой переписки и оформления договоров при возросшем на
Кроме того, у компаний открыт филиал в Екатеринбурге, который также занимается привлечением субарендаторов и размещением их торговых точек на вокзалах. Перевод согласования документов в электронный вид существенно упростил работу сотрудников филиала. Теперь они сами запускают процессы согласования договоров и контролируют их. Формирование и обработка документов из Екатеринбурга ускорились вдвое.
«Создание новой системы электронного документооборота позволило нам решить главные задачи — наладить ритмичную и оперативную работу с партнерами и субарендаторами, быстрее принимать решения о сотрудничестве и более оперативно запускать новые торговые точки на вокзалах. «1С:Документооборот» помог нам внедрить систему единых стандартов управления и обеспечить высокое качество услуг. Наладив оперативную работу с субарендаторами, мы успешно повышаем имидж и репутацию группы компаний и непосредственно железнодорожных вокзалов как важнейших составных частей транспортной инфраструктуры России. Мы укрепляем миссию Группы наших компаний — дать возможность конечным потребителям получить качественный сервис и повысить уровень обслуживания и комфортного пребывания пассажиров на вокзалах страны, — отметил по итогам проекта Андрей Швенгерт, генеральный директор ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Трансмаркет» и ОАО «Транссвязь».
