Данные о том, сколько бумаги уходит на нужды делопроизводства по всему миру, собрать непросто: слишком уж неочевидна и сложна методика подсчёта. Но вот, например, в 2014 г., по оценке экологических экспертов, только в США средний офисный сотрудник отправлял на печать около 10 тыс. стандартных страниц. И это лишь деловые бумаги — да вдобавок без учёта иных документов вроде квитанций и чеков, что печатают типографским способом на особых бланках.
Разговоры о безбумажном офисе, в том числе и в отечественных реалиях, ведутся уже около полувека. Но полностью отказаться от «твёрдых копий» документов человечество вряд ли сумеет в обозримой перспективе. На протяжении многих лет всевозможным компаниям и госучреждениям придётся иметь дело с гибридным делопроизводством, которое будет включать документы и полностью цифровые, и оцифрованные с бумажных оригиналов, и чисто бумажные.
По этой причине нынешний деловой документооборот охватывает три крупные сферы: оцифровку бумажных документов, вывод на печать цифровых, а также архивацию (предпочтительно, конечно, только в электронном виде) бумаг, теряющих свою актуальность, но не значимость. В каждой из этих сфер развиваются соответствующие ИТ-решения, эффективность которых напрямую отражается на течении любых бизнес-процессов.
Извлекая суть
Особые сканеры для потоковой оцифровки документов занимают прочное место в офисах любых предприятий и организаций со сколько-нибудь значительным документооборотом. Казалось бы, развитие электронного делопроизводства должно сопровождаться постепенным снижением потребности в специализированном сканировании. По крайней мере можно было бы ожидать, что узкопрофильные документ-сканеры будут последовательно вытесняться более дешёвыми и простыми моделями — в первую очередь интегрированными в многофункциональные устройства.
Этого, однако, не наблюдается. Развитие электронного документооборота, поддерживаемое (в том числе и в России) на государственном уровне, действительно заметно. Но и в самом государственном секторе, и в бизнесе до сих пор присутствует определённая специфика делопроизводства, которая не даёт возможности раз и навсегда отказаться от бумажных носителей.
Как поясняет Алексей Горбунов, менеджер по развитию бизнеса (системные интеграторы) ООО «Бразер», на территории Российской Федерации электронный документ, даже заверенный цифровой электронной подписью, не имеет абсолютной юридической значимости. Иными словами, целый ряд важнейших бумаг, таких как доверенности, свидетельства о рождении и т. п., обязан существовать на бумажном носителе. Правда, сейчас, на наших глазах, эта ситуация понемногу выправляется: идут процессы создания электронных архивов (как в государственном, так и в коммерческом секторе), перевода бумажных носителей в электронный формат.
«Поэтому мы считаем, — говорит Алексей Горбунов, — что сегмент потоковых документ-сканеров еще не достиг своего пика». Наблюдается рост этого рынка, подтверждаемый независимыми аналитиками. Происходит развитие функциональности в плане повышения скорости сканирования, внедрения интерфейсов USB 3.0 и Gigabit Ethernet для более высокоскоростных коммуникаций документ-сканеров с прочими объектами корпоративной инфраструктуры. Появляются модели с бесконтактными модулями NFC для укрепления информационной безопасности сканируемых бумаг.
Объём печати документов продолжает свой рост — несмотря на множество прогнозов об окончании эпохи документов на бумаге. Причём росту этому не мешает внедрение новых технологий цифрового документооборота, будь то использование устройств с экранами на жидких чернилах или прочие инновации, призванные в той или иной степени заменить бумажные процессы. По мнению Михаила Сорокина, менеджера по развитию категории корпоративных устройств печати HP в России, основная причина такого явления — умножение количества создаваемых документов, рост контента как следствие значительного увеличения времени, которое люди тратят на его создание и потребление.
«Если раньше человек был привязан к столу, то теперь контент рождается в поездках, в общественном транспорте, в общем-то везде и без ограничений, там, где можно воспользоваться смартфоном или портативным ПК», — убеждён Михаил Сорокин. Бурный рост электронного контента подталкивает вперед и бумажный документооборот. С точки зрения локальной специфики оборот деловых документов в чисто цифровом виде до сих пор крайне ограничен. В нынешних условиях скорее актуально дублирование информационных носителей по схеме «бумажный документ + цифровая копия», а не существующий сам по себе цифровой документ.
И всё же постепенное снижение объёма потребления бумаги отмечается по всему миру — на это указывает Борис Дубов, директор по маркетингу «Xerox Евразии». Снижение во многом обусловлено тем, что сократились тиражи печатных изданий. По данным Конфедерации европейских производителей бумаги (CEPI), сегмент немелованных бумаг для газетной печати в 1991 г. занимал 12,5% от общего объёма бумажного производства, а в
Есть ли в подобных условиях альтернатива потоковым документ-сканерам? По мнению Алексея Горбунова, давление со стороны других устройств, способных создавать цифровые образы документов (включая МФУ и камеры смартфонов), даже в сегменте СМБ сегодня представляется незначительным. Причина в том, что документ-сканеры работают в области более высоких нагрузок и скоростей.
Михаил Сорокин не исключает в будущем наращивания рыночной доли МФУ против однофункциональных копиров и потоковых сканеров. Кроме того, можно ожидать появления и внедрения специализированных МФУ, способных выполнять роль высокопроизводительного потокового, а не только планшетного сканера. Использование фотокамер, в том числе на смартфонах, может быть альтернативой для редких случаев сканирования документов с небольшим объемом данных. Если же возникает потребность в регулярной оцифровке документов и работе с пачками документов, то применение подобных решений оказывается экономически нецелесообразным.
Борис Дубов убеждён, что в ближайшие годы останутся востребованными все виды документ-сканеров для потоковой оцифровки с распознаванием. Будет развиваться функциональность скорее не самих устройств, а сопутствующего программного обеспечения. В том числе — для распознавания текста и иных способов представления данных (QR-кодов, например), снабжения его метаданными, обеспечения безопасности хранения информации и интеграции с ERP-системами, системами документооборота и архивного хранения документов. Преимущество современных МФУ, в свою очередь, заключается в том, что на них при необходимости можно установить дополнительное ПО для интеграции с сервисами распознавания и перевода текста и прямого импорта в ERP-системы.
Вряд ли стоит сомневаться, что в нынешних экономических реалиях бизнес-заказчиками будут востребованы все три основных вида решений для оцифровки: потоковые документ-сканеры, МФУ и смартфоны. Наиболее бурного развития при этом определённо можно ожидать в сегменте многофункциональных устройств печати, располагающих собственной программно-аппаратной платформой. «Такая платформа позволяет допечатывать каталогизирующую информацию, гибко интегрировать МФУ в рабочие процессы обработки документов, осуществлять интеграцию с системами заказчиков, поддерживает она мобильные и облачные технологии. Производители и поставщики МФУ имеют практически неограниченные возможности решения задач заказчиков по сокращению ошибок, потерь и издержек, а также по повышению производительности труда», — замечает Борис Дубов.
Без оптимизации — никуда
Для создания бумажных документов сегодня имеется великое множество решений, готовых удовлетворить любые запросы заказчиков по объёму, качеству, скорости печати и т. п. Ориентироваться во всём многообразии предложений становится всё сложнее, особенно в непростых экономических реалиях современной России.
Как подчёркивает Борис Дубов, оптимизация печатной инфраструктуры неразрывно связана с общей оптимизацией бизнес-процессов компании. Специалисты и партнёры вендора вначале анализируют точки формирования, маршрутизации, обработки и воспроизведения документов, а затем повышают эффективность документооборота на всех этапах. Это происходит путём аудита и изменения процессов, внедрения интеллектуальных программных инструментов и повышения эффективности использования оборудования.
По мнению Михаила Сорокина, основные нынешние тренды, продиктованные экономическими потребностями, связаны с поиском большей производительности при меньших эксплуатационных затратах. Так, производители печатающей техники уже сегодня могут предложить решения, направленные на обе эти задачи одновременно. Например, внедрив в офисную печать струйные аппараты, скорость работы и другие параметры которых вполне под стать привычным для офиса лазерным, можно добиться высокоскоростной и доступной печати. Заменяя лазерное устройство профессиональным струйным, заказчик получает целый ряд преимуществ в плане общей и эксплуатационной стоимости владения оборудованием при одновременном росте показателей производительности.
Алексей Горбунов подтверждает, что современные струйные печатные устройства могут навязать борьбу лазерной «классике» у заказчиков разного уровня и профиля, особенно при переходе от монохромной деловой печати к цветной. Отпечатки в цвете более информативны, коммерческие предложения — более убедительны, а документы в целом оказываются заметно привлекательнее. Цветные струйные принтеры особенно конкурентоспособны в сегменте А3 при средних объемах печати, так как и устройство, и отпечаток в этом случае имеют более низкую стоимость по сравнению с лазерными аппаратами.
«Производители уже пытались распространить струйные решения в сегменте корпоративной печати, — возражает Борис Дубов. — Однако попытки не увенчались успехом, поскольку офисные документы должны сохранять первоначальный внешний вид при многолетнем хранении и агрессивном воздействии внешних факторов. Для того чтобы струйная технология корпоративной печати потеснила лазерную, необходимо обеспечить устойчивость отпечатков к разного рода воздействиям, например к влажности и физическому взаимодействию документов и внешней среды».
Один из наиболее перспективных на российском рынке способов оптимизации расходов на печать, напрямую не затрагивающий принтерные технологии, — аутсорсинг. По словам Алексея Горбунова, для того чтобы принять решение о переходе на аутсорсинговые услуги печати (MPS-контракты), необходима более детальная проработка потребностей заказчика — так называемый аудит печати. Аутсорсинг становится более выгодным при определенных объемах печати в месяц, равно как и потребность перехода от CAPEX (капитальных затрат на организацию печатной инфраструктуры) к OPEX (операционные расходы на получение услуг печати). К каждому заказчику нужен индивидуальный подход.
Борис Дубов подтверждает, что передача непрофильных задач компании на аутсорсинг — это мировой тренд. Этот сценарий следует рассматривать как основной, если на рынке существуют поставщики услуги, способные обеспечить должный уровень сервиса (SLA). Максимальная выгода от аутсорсинга документоёмких процессов достигается в ситуации, когда компания, поставляющая услугу, может за счет своей экспертизы и комплексного взаимодействия с заказчиком максимально оптимизировать бизнес-процессы. А заодно централизовать точки ввода и вывода информации в системе документооборота заказчика или сократить их количество. В этом случае можно повысить эффективность бизнес-процессов, снизить затраты и получить от аутсорсинга не только сокращение издержек, но и максимальную выгоду благодаря использованию отраслевой экспертизы.
«Если же говорить не об оборудовании, а о новых подходах к эксплуатации парка печати, — развивает тему Михаил Сорокин, — то есть и еще одно решение, позволяющее повысить производительность системы документооборота и одновременно снизить ее стоимость. С этой целью нужно уже не просто применить аутсорсинговые контракты, но привлечь специалистов в области документооборота для построения современной инфраструктуры, с использованием самых последних аппаратно-программных решений для управления документооборотом, его контроля и обеспечения дополнительным функционалом».
Ещё более глубокая степень интеграции подразумевает внедрение новых решений в производственные процессы. При таком подходе компания или организация может не только сэкономить на более контролируемом и управляемом парке печати, но и получит приличные бонусы от общего повышения уровня производительности. Да и в целом можно заметить, что к различным средствам оптимизации документооборота прибегают в тех случаях, когда другие точки роста использовать затруднительно или их потенциал уже исчерпан по внешним и внутренним причинам. Тогда привлечение специалистов и построение современной системы управления документами, новые возможности автоматизации документооборота действительно способны открыть для компании второе дыхание, поддержать её дальнейшее развитие.
Не забывать о проблемах безопасности корпоративной системы печати вне зависимости от того, внутренняя она или аутсорсинговая, призывает Борис Дубов: «Обязательно нужно учитывать категории документов, которые передаются по беспроводным и интернет-каналам. Крайне важно обеспечить безопасность при печати с мобильных устройств, через глобальную сеть и из облачных хранилищ. Современные технические средства способны решить эту задачу».
Хранить вечно
Место бумажных архивов в госучреждениях и на коммерческих предприятиях уверенно занимают цифровые. Как подчёркивает Борис Дубов, цифровые архивы постоянно растут в объёмах, так что для организаций становятся всё более актуальными вопросы повышения мощности и безопасности систем хранения данных: «Поэтому главный современный тренд развития корпоративных электронных архивов и систем хранения документов — применение распределённой архитектуры на базе технологии блокчейн для защиты данных от хищения и несанкционированного изменения».
Блокчейн — решение программное; как и другие инструменты архивации, оно должно исполняться на некой аппаратной платформе. На какой именно? Многим заказчикам это представляется вопросом не первой важности: есть же серверы, есть дисковые полки, есть ЦОДы как внешние поставщики услуг хранения, наконец. Однако Дмитрий Алексеев, консультант из компании FUJIFILM Recording Media, обращает внимание на то, что вопрос построения цифровых архивов — и на отечественных коммерческих предприятиях, и, в особенности, в госучреждениях — является очень чувствительным.
Прежде всего об архивации как отдельной процедуре, отличной от ежедневного резервирования данных и подразумевающей свою особую ИТ-инфраструктуру, заказчики нередко не задумываются вовсе. «Но ладно бы только такое смешивание понятий, — сетует он. — Гораздо хуже, что под воздействием целого ряда объективных и субъективных факторов в России уже сформировался устойчивый стереотип построения и бэкапа, и цифрового архива на серверах. Для подавляющего большинства отечественных интеграторов других решений просто не существует. И их можно понять: „подсадив“ единожды пользователя на созданную дисковую систему, затем очень долго можно стричь купоны с замены дисков каждые три-четыре года и наживаться на техподдержке».
«Пирамида хранения» цифровых документов для российского заказчика в большинстве случаев выглядит следующим образом: в основании — редко используемые данные (тот самый архив), размещённые на ёмких виртуальных ленточных библиотеках с неторопливыми и надёжными жёсткими дисками; на среднем уровне — данные, которые активно используются и хранятся на быстрых HDD прямо на серверах; наконец, наверху — непрерывно поступающие новые данные, для которых логичнее всего использовать высокоскоростную твердотельную память.
В пользу такой конструкции, по мнению Дмитрия Алексеева, говорят высокая скорость доступа ко всем (даже редко используемым) данным, привычность подобной организации инфраструктуры, а также относительно небольшой CAPEX при объеме данных менее 1 Пб. Минусами её эксперт называет повышенную уязвимость для хакерских атак, относительно невысокую надёжность сохранности данных (в лучшем случае, по его оценке, 1×1015), очень высокий OPEX, чрезмерное потребление электроэнергии на работу и охлаждение, существенные требования к условиям размещения и ещё многое другое.
Впрочем, универсальных решений в любом случае не существует. Например, для небольших компаний с относительно малым объемом данных для регулярного резервирования и архива вышеприведённая конструкция является вполне эффективной. Зато для задач хранения, критичных к утере информации, в том числе и из-за хакерских атак, при больших объемах данных и материалов видеонаблюдения, а также для целого ряда иных потребностей оптимальна, по мнению Дмитрия Алексеева, другая «пирамида хранения» — с кастомизированными под конкретные задачи соотношениями слоев.
У этой альтернативной пирамиды уже не три слоя, а четыре. В самом её основании располагаются данные, подлежащие подлинно долгосрочному и высоконадёжному хранению, «архив» в строгом смысле этого термина. Носителем для таких данных выступает магнитная лента. Причём, что весьма существенно в экономическом плане, актуальные ленточные системы хранения формата LTO (Linear Tape-Open) представляют собой в существенной степени многовендорные решения.
Дмитрий Алексеев перечисляет плюсы такой четырёхуровневой «пирамиды хранения»: надёжность сохранности данных на уровне 1×1020, максимальная защита от хакерских атак (ещё бы: попробуй доберись через Интернет до лежащей в сейфе на полке ленточной кассеты!), возможность хранить гигантское количество данных с чрезвычайно простым масштабированием (на 1 кв. м площади архивного хранилища умещается 8,7 Пб), высокая скорость потока данных (до 500 Mб/с), низкий OPEX (минимум электроэнергии, меньше места, не требуется что-либо заменять).
Есть у систем архивации на базе ленточных накопителей конечно же и недостатки — прежде всего повышенный CAPEX и значительное время доступа к случайным данным. Тем не менее подобные конструкции находят активное применение в отечественных добывающих и телекоммуникационных компаниях и банках. А вот в государственном секторе и в более широких коммерческих приложениях они используются значительно реже.
Дмитрию Алексееву представляется очевидным, что в обозримой перспективе при построении иерархических систем хранения стоит ожидать постепенного вытеснения дисковых решений полупроводниковой памятью: «Так как дисковые системы исчерпали возможный запас уплотнения записи, их дальнейшая эволюция для повышения ёмкости и скорости идет по пути увеличения слойности, что неизбежно ведет к утрате надёжности. Вместе с тем ведущие мировые производители СХД не видят альтернативы ленточным системам в качестве базиса для долговременного хранения данных и продолжают вкладывать значительные средства в НИОКР в сфере СХД на основе магнитных лент».
