В последние два десятилетия направление систем электронного документооборота/управления корпоративным контентом (СЭД/ECM), решающее свой специализированный круг задач, рассматривалось как вполне автономный сегмент ИТ-рынка. Однако по мере более широкого проникновения ИТ в деловую жизнь предприятий заказчики испытывают потребность в системах комплексной автоматизации, в том числе сочетающих возможности ERP, ECM и бизнес-аналитики. Важным аспектом развития этого рынка стало все более широкое использование межорганизационного электронного документооборота (ЭДО) в деловом взаимодействии предприятий как между собой, так и с государственными органами (B2B и B2G). В то же время идущий сегодня процесс цифровой трансформации бизнеса и появление новых технологических возможностей выдвигают и новые требования к СЭД/ECM/ЭДО. Эти и другие вопросы мы обсуждаем с экспертами — представителями поставщиков решений данного класса.
Итоги прошедшего года и перспективы будущего
Направление СЭД/ECM продолжает устойчиво развиваться, но в целом всё идет эволюционным путем без каких-то резких качественных перемен, констатируют эксперты. Растет масштаб и функционал реализуемых проектов, которые давно уже вышли за рамки традиционного организационно-распорядительного документооборота и затрагивают все более широкие аспекты деятельности предприятий. При этом отмечается, что в денежном выражении данный сегмент скорее всего показывает более оптимистичную динамику, чем ИТ-рынок в целом. Более высокими темпами продолжает развиваться направление ЭДО, которое может стать некоторым стимулом для развития и СЭД/ECM.
«Динамика роста российского рынка ЕСМ составляет примерно 10% в год. Мы прогнозируем сохранение этой динамики и в году нынешнем», — поделился своими оценками генеральный директор компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Виктор Вайнштейн.
Директор по маркетингу компании ЭОС Елена Иванова, отмечая позитивную динамику рынка, считает, что бюджеты клиентов все еще ограничены. Этот фактор продолжает сдерживать рыночный рост, но тем не менее он не означает, что клиенты замораживают начатые ранее проекты или не запускают новые: просто выбор решения и партнера по внедрению осуществляется более вдумчиво и осознанно.
В целом на рынке продолжается движение от количества к качеству. По словам руководителя направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений группы компаний Softline Полины Дуйковой, хотя число новых проектов внедрения осталось примерно на том же уровне, что и в
Как считает руководитель направления продвижения «1С:Документооборота» фирмы «1С» Надежда Кочеткова, для большинства заказчиков средства СЭД/ECM уже являются стандартным инструментом и именно поэтому все больше компаний стремятся реализовать проекты на основе типового функционала с минимальным количеством доработок. Она отметила, что в этом году вырос спрос на тиражные продукты, который наверняка будет повышаться и дальше. В то же время разработчикам нужно учитывать отраслевую специфику документооборота, что требует создания отдельных тиражных решений для разных сегментов. В частности, Надежда Кочеткова говорила об интересе заказчиков к реализации документационного взаимодействия в рамках холдинговых структур.
«Становится все меньше простых проектов внедрения СЭД и автоматизации так называемых классических задач документооборота, акцент среднего проекта смещается в сторону комплексных проектов, усложнения логики и интеграции ряда информационных систем для получения комплексного результата, нацеленного не на простую автоматизацию рутины, а на получение эффективных бизнес-процессов», — делится своими наблюдениями директор компании ELMA Алексей Трефилов.
«Рынок СЭД сохранил стабильность на фоне непростой экономической ситуации, предприятия не прекращают развитие своих систем, доля новых проектов, по нашим данным, составила 14%», — отмечает заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «Интертраст» Вадим Ипатов. На его взгляд, о повышении качественных показателей реализуемых проектов говорит появление запросов на интеллектуальные и аналитические возможности СЭД.
Говоря о развитии направления ЭДО, руководитель департамента маркетинга корпорации ЭЛАР Артем Вартанян в качестве важного события прошедшего года выделяет введение ФНС нового формата первичных финансово-учетных документов — универсального передаточного документа (УПД) с требованием перехода на него при взаимодействии с налоговыми органами. Но процесс внедрения нового формата идет пока не очень быстро. «Немногие компании, порядка 7%, успели перейти на этот формат к 1 июля», — отмечает он. Причина, по его мнению, в том, что переход на УПД потребовал серьезных технических доработок имеющихся учетных систем, особенно остро проблема сказалась на пользователях иностранных платформ, обновления которых до сих пор не готовы. Кроме того, и операторы ЭДО не смогли вовремя среагировать на изменения ФНС. Есть проблемы и с самим форматом УПД. К примеру, не урегулирован вопрос перехода прав на товар при электронном документообороте, у каждого контрагента много своих полей в документах, в результате полностью на УПД можно перевести только счета-фактуры.
Руководитель отдела продаж компании Syntellect Галина Майорова настроена более оптимистично: «На рынке ЭДО чувствуется существенный всплеск спроса. Сказался и год стагнации по причине экономической нестабильности, и уже есть поколение пользователей, которые не просто свободно владеют ПК, но и сформировали свои пожелания к современным ИТ-системам».
Влияние стратегии импортозамещения на развитие рынка СЭД/ECM эксперты вполне единодушно оценивают как положительное. Полина Дуйкова, например, считает, что в результате выросли продажи СЭД/ЕСМ госсектору и бюджетным организациям, при этом интеграторы, которые раньше занимались поставками продуктов западных вендоров, все чаще в пул предлагаемых продуктов включают СПО-решения и отечественное проприетарное ПО, на рынке появляются новые российские решения, многие из которых легко находят свою нишу и потребителей. Виктор Вайнштейн отмечает, что многие организации в конкурсах на поставку и внедрение ECM уже указывают присутствие решения в реестре российского ПО Минкомсвязи как обязательное. Вадим Ипатов уверен, что именно текущий календарный год станет переломным в этой сфере, поскольку должны завершиться многие проекты перехода с зарубежных платформ на российские.
Правда, Елена Иванова, соглашаясь с тем, что импортозамещение является одним из определяющих для ИТ-рынка трендов, призывает не переоценивать его влияние на сегмент СЭД/ECM. Ведь в этой сфере отечественные решения уже давно имеют довольно сильные позиции и выигрывают у зарубежных продуктов, так что говорить о каком-либо существенном переделе рынка в связи с импортозамещением не приходится.
«Возможно, импортозмещение не является самым удачным способом приобретения новых технологий с запада, и не только в области ECM, но для кого-то тут есть и свои плюсы», — изъяснился директор по развитию бизнеса (направление ECM) компании «ТерраЛинк» Александр Бейдер. В качестве важного события года на мировом ECM-рынке он выделяет прекращение конкурентной битвы между OpenText и EMC.
Технологические тенденции
Увеличение масштабов и функциональности проектов — это давняя тенденция развития СЭД/ECM-рынка. Что касается современного этапа его развития, то наши эксперты выделяют следующие тренды:
- расширение использования ЭДО по нескольким направлениям — во взаимодействии с государственными органами, с независимыми внешними контрагентами, внутрихолдинговое, внутри системы государственного управления;
- продолжающийся выход документооборота за пределы автоматизации организационно-распорядительных задач (управление договорами, финансовыми документами, кадровым делопроизводством, проектным документооборотом, командировками, закупками и т. д.);
- дальнейший переход к реальному электронному (безбумажному) документообороту внутри организаций. Сильное влияние на этот процесс сейчас оказывает ЭДО;
- обеспечение юридической значимости электронного документооборота, в том числе в плане использования электронных документов проверяющими органами, судами и иными инстанциями;
- расширение использования мобильных технологий как в плане числа пользователей, так и с точки зрения функционала. Если раньше мобильные средства применяли в основном топ-менеджеры, то сейчас эти инструменты нужны и рядовым сотрудникам. Возможностей только просмотра документов также уже недостаточно — требуется функционал для полноценной работы (редактирование, подписание, отправка документа внутри организации и внешним контрагентам);
- более глубокая интеграция с другими корпоративными ИТ-системами, в том числе c ERP.
Характеризуя происходящие изменения в целом, Полина Дуйкова говорит о переходе заказчиков от кратко- и среднесрочных стратегий применения СЭД/ECM к долгосрочным. При этом она отмечает, что интерфейс российских СЭД/ЕСМ-решений становится более удобным и интуитивно понятным для пользователя: «Всё чаще разработчики уходят от массивных инструкций по использованию продукта, сокращают многочасовые обучающие курсы и вводят автоматические подсказки, всплывающие непосредственно в момент работы пользователя в системе. Это существенно упрощает внедрение и последующую эксплуатацию программных продуктов».
«В настоящий момент заказчик ищет систему, которая будет приятна и интуитивно понятна в работе, — развивает эту мысль Галина Майорова. — Системы, появившиеся более пяти лет назад, а это значительная часть известных продуктов, такими свойствами порадовать не могут. Кроме того, от системы ждут гибкости в настройке, высокой скорости работы и мобильности. Более прогрессивные заказчики просят внедрять систему, пользуясь методологией Agile. От современной СЭД ждут, что внедрена она будет быстро и заказчик увидит результат в краткосрочной перспективе».
Елена Иванова в качестве важной тенденции отмечает рост интереса к архивному хранению электронных документов, включая и юридически значимые, что является прямым следствием развития оперативного электронного документооборота. «В этой области вопросов пока больше, чем ответов, но мы уверены, что сейчас пришло время их решать, в том числе на законодательном уровне, — говорит она. — Если этого не сделать, сложности с хранением юридически значимых электронных документов будут сдерживать развитие всей отрасли». Среди новых аспектов расширения круга решаемых задач она видит повышение спроса на аналитические возможности систем.
«Заметно расширился периметр проектов внедрения СЭД/ECM. Клиентами все чаще становятся крупные холдинги, корпорации, — утверждает Надежда Кочеткова. — Изменяется подход к реализации проектов. Клиенты понимают необходимость методической поддержки на стадии подготовки проекта автоматизации, поэтому растет число консалтинговых проектов по постановке документооборота. В то же время полученный от экспертов опыт служит базой для наращивания собственных центров компетенций компаний-клиентов с целью поддержки и развития системы».
Вадим Ипатов рассуждает о том, что именно в результате применения ИТ-инструментов, таких, например, как workflow, средства кейс-менеджмента и быстрой разработки прикладных решений на платформе ECM, компании могут шире использовать в своей практике методы проектного управления. Все чаще заказчики интересуются средствами аналитики, которые позволяют взглянуть на данные, содержащиеся в СЭД, с разных ракурсов. Перспективным ему видится направление «интеллектуальной СЭД», поддерживающей связь между документами посредством кросс-ссылок и способной самостоятельно определять вид документа по реквизитам и его содержанию, выполняя с ним соответствующие операции.
Оцифровка бумажных архивов предприятий, по мнению Виктора Вайнштейна, носит сейчас тотальный характер. При этом наиболее современные организации уже решают задачи Big Data — анализа и извлечения важной информации из большого объема оцифрованных документов. Он отмечает, что многие заказчики перед внедрением ЕСМ-системы проводят консалтинговые проекты, выстраивая стратегию в области ЕСМ на несколько лет вперед и совершенствуя процессы документационного взаимодействия внутри организации. Крупные компании большое внимание уделяют масштабируемости и отказоустойчивости ЕСМ-решений при работе в территориально-распределенной среде, а также гибкости систем при настройке специализированных документ-ориентированных процессов, характерных именно для этой организации.
Как считает Артем Вартанян, российский рынок СЭД достиг того уровня знаний и компетенций, когда отечественное ПО должно развиваться вне зависимости от зарубежного опыта. Местным разработчикам следует проецировать опыт внедрений предыдущих лет на свои программные продукты, уже на базовом уровне учитывать потребности российского бизнеса и особенности отечественного законодательства, нормативы ведения делопроизводства и документооборота, хранения бумажных и электронных документов. Уже осознана необходимость создания и внедрения платформ под российских заказчиков вместо повсеместной практики написания кода поверх базового функционала иностранного ПО. Такой подход существенно упростит и удешевит и стоимость самого внедрения, и, что немаловажно, стоимость владения системой для заказчика.
Перевод внешнего документационного взаимодействия на электронные рельсы
Тема перехода на ЭДО появилась более десяти лет назад, но активно она развивается в последние лет пять благодаря принятию законодательных актов о возможности использования электронных счетов-фактур. Параллельно идет начатый еще раньше процесс перевода в электронный вид сдачи в государственные органы разного рода отчетности. Так или иначе, но все эти годы основным драйвером в данной сфере выступает государство, в первую очередь Федеральная налоговая служба. Однако, как отмечают наши эксперты, сейчас можно уверенно говорить, что наряду с проводимыми сверху административными мерами все сильнее начинает действовать коммерческий фактор, растет заинтересованность самих компаний в повышении эффективности своих внешних бизнес-процессов. При этом переход к ЭДО является дополнительным стимулом к расширению использования электронных методов и во внутреннем документообороте.
В то же время эксперты единодушно отмечают, что процесс перехода к ЭДО находится еще в начальной фазе (существуют разные количественные оценки, но в целом все согласны, что сегодня в России в электронном виде передается не более 10% юридически значимых документов). И что еще очень важно — этот процесс сильно зависит от нормативно-законодательной базы, которая также находится в состоянии доработки и изменений и еще далека от стабилизации.
«Как скоро большинство компаний перейдут на ЭДО между собой и с госструктурами? На этот вопрос можно повлиять только „сверху“», — считает Полина Дуйкова.
Со своей стороны Артем Вартанян полагает, что методы внедрения ЭДО «сверху» показали свою ограниченность. «Несмотря на звучащие с 2013 г. заявления операторов, что контрагентов легко будет перевести на ЭДО методами кнута и пряника, этого не произошло. Многим крупным компаниям приходится работать по комбинированной схеме с превалирующим бумажным документооборотом. Сейчас мы видим, что точно так же явно буксует уже упомянутая инициатива с УПД. До сих пор не решена проблема роуминга между операторами ЭДО (и в этом деле не очень помогла корректировка нормативных требований в начале 2016 г., хотя поначалу от нее многие ждали реального эффекта), любой бизнес сталкивается с необходимостью работать с разными операторами, и решение этой проблемы видится в создании роуминговой шины непосредственно в ЕСМ-системе».
По мнению ряда экспертов, проблема роуминга заключается в том, что нормативные требования тут выстраиваются в основном в интересах государственных органов контроля (ФНС), но при этом не очень учитываются реальные потребности и возможности самого бизнеса.
Александр Бейдер отмечает позитивное влияние ЭДО на развитие СЭД. Во-первых, очень перспективной является реализация сквозных бизнес-процессов, объединяющих внутренние и внешние процедуры (например, по подготовке, подписанию и контролю исполнения договоров). Во-вторых, переход на ЭДО автоматически ставит перед заказчиками задачу поддержки архивов соответствующих электронных документов.
Интеграция СЭД/ECM в общекорпоративный ИТ-ландшафт
Еще десять лет назад направление СЭД/ЕСМ выглядело как автономный сегмент ИТ-рынка — со своими задачами, своим кругом пользователей и своими продуктами. Но сейчас уже трудно рассматривать его изолированно от всего комплекса задач ИТ-автоматизации. В связи с этим перед разработчиками и пользователями встают вопросы о перспективах развития СЭД/ECM-решений — в частности, сохранят ли они свою самостоятельность или станут компонентами некоторых комплексных цифровых платформ.
СЭД как автономное направление ИТ-автоматизации предприятия — это в немалой степени чисто российская специфика, которая в существенной мере определяется национальными особенностями госрегулирования, считает Александр Бейдер. Он напоминает, что исторически многие российские заказчики на протяжении долгих лет всю проблематику документооборота сводили исключительно к задачам ОРД. «Этот крайне узкий взгляд на очень серьезные вещи мешает развиваться и по сию пору, — уверен он. — Опыт показывает, что как только документооборот становится частью некоего общего ИТ-решения, в нем он и замыкается. В результате в компании появляется несколько разрозненных хранилищ контента, что является огромным пороком. Суть ECM состоит как раз в том, что оно единообразно предоставляет все необходимые ЕСМ-сервисы всем бизнес-приложениям компании и поэтому глубоко интегрировано с ними».
«Мы видим заинтересованность организаций в том, чтобы избавиться от разрозненных источников информации и приложений, а также стремление к упрощению интерфейсов, администрирования и т. д., — говорит Елена Иванова. — Однако речь идет скорее о возможности простой и глубокой интеграции разноплановых ИТ-систем, а не о потере самостоятельности тем или иным сегментом ИТ-решений. Все-таки время систем, умеющих всё и закрывающих все потребности организаций, еще не пришло и, вполне возможно, не придет никогда».
В свою очередь Надежда Кочеткова считает, что одного пути развития СЭД/ECM не будет: движение этих продуктов пойдёт и по пути реализации специализированных автономных решений, и в направлении встраивания данного функционала в комплексные системы: «Основная функциональность СЭД/ECM имеет довольно четкие границы — это управление документами и электронным документооборотом. То есть решение таких задач, как обработка и хранение документов, контроль исполнительской дисциплины. Именно для этого СЭД/ECM сохранит свою самостоятельность. Но бизнес требует, чтобы решались задачи комплексные, чтобы автоматизировались не конкретные области, а межфункциональные бизнес-процессы, которые охватываются несколькими классами систем. При выборе СЭД/ECM для таких проектов расширяются технические требования к платформе. Например, нужны готовые механизмы интеграции, поддержка промышленной разработки, производительность, масштабирование и т. д.».
По мнению Алексея Трефилова, любая современная конкурентоспособная СЭД обладает мощным workflow-движком, что делает ее близкой к системам автоматизации бизнес-процессов. Такой архитектурный подход позволяет наращивать функционал за счет добавления функций ранее смежных по отношению к ним систем. Но одновременно с этими громоздкими и сложными системами будут появляться небольшие простые решения для автоматизации несложных нишевых задач.
«Основными пользователями СЭД на протяжении многих лет являлись сотрудники служб документационного обеспечения управления, поэтому и системы строились на основе привычной для них метафоры бумажного документооборота и картотечно-учетных функций. Однако сейчас в системах управления контентом работает значительно более широкий круг пользователей, включая управленцев всех уровней, от руководителей высшего звена и до линейных менеджеров. Пожалуй, именно благодаря этим категориям пользователей в современных СЭД появились мобильные рабочие места и специализированные решения для автоматизации работы с договорами, закупочной документацией, материалами коллегиальных органов и другими деловыми процессами. Во многих организациях СЭД сейчас является системой самого массового пользования, обеспечивающей взаимодействие сотрудников не только внутри организации, но и с внешним миром. И в то же время это важный механизм интеграции информационных систем, который выступает в роли поставщика сервисов контента для различных бизнес-приложений и принимает порождаемый в этих приложениях контент», — полагает Вадим Ипатов.
О том, что именно ECM играет ключевую роль в комплексе всех задач по ИТ-автоматизации, говорит и Виктор Вайнштейн: «В ERP задействовано 20% структурированной информации предприятия, а обработка остальных 80% неструктурированных данных — это задача как раз для ЕСМ. Опыт крупных заказчиков подтверждает, что ЕСМ-решения занимают одно из центральных мест в ИТ-инфраструктуре организации, взаимодействуя с ERP и другими ИТ-системами».
«Слой хранения документов должен быть самостоятельным и единым для всех приложений, — уверен Артем Вартанян. — Еще в начале прошлого года Gartner выдвинула новую парадигму о том, что понятие классического ЕСМ устарело и на смену ему пришла сервисная модель. Поэтому если и говорить о комплексной платформе, то можно иметь в виду платформу только национальную, которая могла бы предоставлять организациям различные сервисы, в том числе и по хранению документов. Во всех остальных случаях нет смысла объединять в единый программный уровень системы хранения и управления документами с классами систем, отвечающих за скорость передачи данных, количество транзакций, клиентские сервисы, удобство работы. Они все должны работать по одной схеме ввода и хранения документов, не меньше, но и не больше. ИТ-рынок знает только печальные примеры попыток объединения классов систем».
По мнению Галины Майоровой, возможен и сценарий автономности СЭД/ЕСМ, и сценарий слияния с другими ИТ-системами. «Эффективность того или иного варианта в решающей мере зависит от опыта заказчика и поставщика. В настоящий момент автономность обусловлена именно такой экспертизой», — отметила она.
Проблемы и возможные пути их решения
«У нас до сих пор много недостатков в сфере регулирования. В большей степени это касается юридически значимого документооборота и электронных архивов. Конечно, вопрос регулирования относится прежде всего к задачам государства, однако без помощи со стороны бизнеса оно обойтись не сможет», — выразила консолидированную точку зрения экспертов Елена Иванова.
Другой проблемный аспект назвал Виктор Вайнштейн: «Основная проблема — сокращение ИТ-бюджетов из-за тотальной экономии. А наша главная задача — показывать своими проектами, как российские организации могут получить существенный экономический эффект от внедрения ЕСМ-решений. Большое влияние на развитие внутреннего рынка окажет также усиление или ослабление вектора импортозамещения». Полина Дуйкова отдельно упомянула о недостаточном финансировании региональных органов власти и бюджетных структур.
Алексей Трефилов обратил внимание на такой вопрос, как не слишком высокий уровень компетенции специалистов заказчика. Но при этом он подчеркнул, что это проблема не потребителей, а поставщиков, которые и должны ее решать.
Галина Майорова посетовала, что на рынке нет объективных экспертных заключений относительно того, что на нем представлено. " Принимая решения, заказчики до сих пор пользуются такими средствами, как сарафанное радио. Либо своими собственными силами проводят изнурительные многомесячные исследования продуктов, представленных на рынке, а потом их результаты скрывают у себя. В результате устаревшие технологии продолжают по инерции занимать рыночную долю. Проблема лежит и в технологической компетентности тех, кто взял бы на себя ответственность такие оценки давать, и в правовой. В конкурентной среде очень непросто не перейти грань от экспертного мнения к лоббированию той или иной системы«, — пояснила она.
А вот Александр Бейдер считает, что развитие СЭД/ECM-рынка идет обычным путем: «Никаких драматичных проблем и трудностей в развитии рынка я не наблюдаю. Административный фактор, корпоративные политики, лоббирование и т. п. в мире существуют повсюду, они всегда были и будут всегда. Имеются реальные обстоятельства текущего состояния экономики, доступности заемного капитала, зрелости наших предприятий. Но все это решаемо при том или ином уровне поддержки со стороны государства, и в этих обстоятельствах тоже надо уметь работать».
