RECS`2017: проблемы и перспективы СЭД/ECM

Сама последовательность работы сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017 в существенной мере отразила спектр решаемых сегодня российской ИТ-отраслью задач: думая о дальних планах развития, одновременно нужно заниматься поддержкой и модернизацией текущего бизнеса. Мероприятие, начавшись с дискуссии о перспективах реализации идей цифровой экономики, закончилось панельным обсуждением «СЭД/ЕСМ: проблемы и перспективы», которое подвело итоги докладов о сегодняшней практики применения ИТ в сфере управления документами.

Как меняются СЭД/ECM?

Как известно, само понятие ECM (Enterprise Content Management), введенное компанией Gartner более пятнадцати лет назад, является зонтичным, объединяющим несколько категорий решаемых задач и соответствующих ИТ-средств (управление записями, управление документами, управление бизнес-процессами, управление Web-контентом и пр.). При этом все эти годы состав этих категорий несколько корректировался, изменялся «вес» каждого направления, как в плане текущей востребованности, так и динамики развития.

По мнению руководителя направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев, наши представления о ECM изменяются не только в плане функционала, но и технологически: «Ведь еще десять лет назад классическим примером ECM-решения была Lotus Notes/Domino с ее нереляционной базой данных, потом мы стали отдавать предпочтения реляционным архитектурам, а сейчас ищем какие-то другие новые схемы хранения контента. Внешние изменения ECM видны по трансформации пользовательских интерфейсов, и можно ожидать уже в ближайшем будущем развитие этого направления за счет использования механизмов искусственного интеллекта. Уже сегодня можно говорить о сильном влиянии мессенджеров в качестве средства взаимодействия людей, и тут перспективным видится применение интеллектуальных чат-ботов».

Генеральный директор НЦПР Владимир Рябчиков поддержал мысль о том, что именно расширение аналитических возможностей сегодня во многом определяет основной вектор развития ECM-средства. При этом он также отметил актуальность инструментов разного рода отчетности с возможностью их кастомизации, а также повышение спроса на средства автоматизированного проектирования ECM-систем и анализа их производительности.

«Сейчас СЭД используются в основном в режиме доступа и просмотра документов, но в будущем системы должны развиваться в сторону активной работы с контентом, в том числе его генерации, — высказал свое мнение директор ELMA Алексей Трефилов, — Сегодня пользователи имеют дело в основном не самими документами, а с их карточками, работают не содержимым документов, а с их атрибутами. Сами документы обычно создаются несколькими людьми, но сегодня превалирует метод последовательного внесения правки, это подход должен быть заменен на параллельную командную работу, в том числе в режиме онлайн».

Советник финансового директора компании «ЮТэйр» Гагик Григорян напомнил, что исторически ECM на Западе развивались от решения задач управления записями. При этом он обратил внимание на то, что «управление записями — это не совсем то, что у нас подразумевается под архивами, поскольку в наших организациях архивы — это обычно нечто уже ненужное в текущей работе, поэтому они зачастую отделены от текущих оперативных бизнес-процессов, в том время как «записи» — это просто документы, статус которых жестко зафиксирован, они содержат важные данные (зачастую связанные с фиксацией правовых или финансовых операций), но при этом достаточно активно используются в текущей работе. «Как это ни странно, но быстрый характер изменений технологий, процессов и даже законов хорошо показывает, насколько важна задача управления записями, — сказал он. — В условиях изменений хорошо видно, что автоматизацию все же нужно начинать не с бизнес-процессов, а именно с записей. И как раз тут выясняется, что наши СЭД ориентированы именно на поддержку процессов, а не на управление записями, объектами обработки для них являются не сами документы, а карточки документов». Еще одна актуальная задача, по его мнению, — интеграция отдельных функциональных компонентов СЭД между собой: даже в рамках ECM-комплексов от одного вендора часто выясняется, что декларируемая бесшовная интеграция оказывается далеко от идеала.

Происходит ускорение темпов обновления СЭД-решений — с этим тезисом согласились все участники дискуссии. «Если раньше мы выпускали одно мажорное обновление системы в год, то сейчас это нужно делать два-три раза, при том, что численность команды разработчиков не растет, а скорее даже сокращается», — сказал Артем Захаров, руководитель практики СПО JBoss компании «Логика Бизнеса».

«Сейчас очень сложно прогнозировать развитие потребностей пользователей и появление новых технологических возможностей, — полагает коммерческий директор СЭД ТЕЗИС Иван Ласкин. — По-видимому, должна быть изменен сам подход к разработке программных систем, вендоры должны научиться не столько прогнозировать, что будет нужно через три или пять лет, а быстро реагировать на вызовы рынка».

Нужно ли уничтожать электронные документы?

Анализ опыта применения СЭД показывает, что на практике электронные документы в СЭД хранятся гораздо дольше, чем это предписывают нормативные требования. Например, документы, регламентный срок хранения которых пять лет, на самом деле хранятся десять и даже более лет. Почему так происходит? Дело в отсутствии в СЭД инструментов для управления жизненным циклом документов и их хранением или в неумении ими пользоваться? Или проблема связана с несовершенством электронных архивов?

По мнению экспертов, сегодня компании в большинстве своем действительно не очень озабочены вопросам «очистки» своих электронных архивов. Стоимость емкостей хранения постоянно снижается, сами по себе архивы еще не так велики и соизмеримы с объемами хранилищ оперативных документов. В то же время управление жизненным циклом документов требует определенных затрат. Причем вопрос «когда можно уничтожить документы?» тоже не является таким уж простым. Государственные нормативные требования определяют минимальный срок хранения, но у предприятий могут быть свои основания для использования более продолжительных временных периодов. А зачастую складывается ситуация, когда продолжать хранить проще и дешевле, чем принять решение об уничтожении. Как сказал из зала один участников разговора: «За решение продолжать хранить никто персональной ответственности не несет, а за решение уничтожить — как раз несет. Никто не хочет брать на себя лишний груз ответственности».

Однако Гагик Григорян отметил, что авиакомпании, которые столкнулись в последнее время с серьезными финансовыми проблемами, занявшись поиском возможных сокращений расходов, как раз обратили серьезное внимание на оптимизацию своих электронных архивов, поскольку обнаружили, что «дисковые массивы тоже стоят денег».

Впрочем, проблемой, по мнению Сергея Полтева, является и отсутствие во многих СЭД инструментов управления жизненным циклом: «По-хорошему в любой организации должна быть двухступенчатая система: СЭД для оперативной работы с документами в рамках текущих бизнес-процессов и архив документов. СЭД вообще ничего уничтожать не должны: они просто передают по истечении некоторого достаточно короткого срока все свои документы в архив, который управляет дальнейшей судьбой документов. Но у многих организаций архивов просто нет, и потому СЭД продолжают хранить у себя документы, поскольку просто не могут их никуда передать». Он напомнил, что сегодня основная доля хранимого контента приходится на бумажные документы, объемы бумаги быстро растут, а стоимость ее хранения не только не снижается, но зачастую возрастает.

Как было подмечено по ходу разговора, риски чрезмерного хранения документов связаны не только со стоимостью хранения, но и с тем, что сам хранимый контент может в какой-то момент оказать дурную услугу предприятию или его руководителем. В этой связи вспомнили известный коррупционный скандал в американской корпорации WorldCom в 2001 г., которая погорела именно на том, что хранила внутреннюю переписку с нежелательной информацией. Впрочем, опыт WorldCom наглядно показал одно принципиальное различие бумажных и электронных документов: последние очень сложно гарантированно уничтожить (тогда следователи обнаружили электронную переписку, которую руководство компании числило уничтоженной).

Как заметил еще один участник разговора из зала, мы сейчас переживаем серьезную трансформацию отношения к документам. Ранее предприятия по традиции относились к необходимости их хранения, как некоторой обязанности, навязанной нам нормативными требованиями, а сейчас растет понимание, что постоянно накапливаемый контент является важным активом предприятия, на основе которого можно, например, проводить бизнес-анализ с целью поиска возможных путей повышения эффективности деятельности организации. Причем определить реальную ценность такого контента очень сложно, то что сегодня кажется не имеющим никакую стоимость, завтра может оказаться ценным активом.

«Не получается ли так, что сегодня мы в очередной раз изобретаем велосипед, придумывая средства управления архивами, которые существуют на глобальном рынке уже не менее 15 лет» — такой вопрос был задан из зала. По мнению экспертов, отечественные заказчики в массе своей только сейчас подходят к задачам создания больших архивов электронных документов, на поддержку которых ориентированы решения ведущих мировых ECM-поставщиков. В то же время мировой опыт показывает, что для управления жизненным циклом документов в относительно небольших объемах обычно достаточно эффективно применяются инструменты местных поставщиков.

«А какой срок вы храните свою личную почту? Через сколько лет вы ее удаляете?» — спросил ведущий у экспертов. «Мы ее вообще не удаляем, храним все с первого дня применения email» — таков был единодушный ответ.

Нужно ли выводить СЭД за рамки канцелярии?

Как известно, первыми пользователями СЭД в нашей стране были канцелярии организаций, причем преимущественно в системе госуправления. Потом сфера этих средств стала постепенно расширяться, и еще лет десять назад этот процесс стал идти под лозунгом «выведем СЭД за пределы канцелярии». Но было ли целесообразно такое распространение СЭД, изначально ориентированных на поддержку сугубо бюрократических методов, на все функциональные подразделения?

По мнению Сергея Полтева, время, когда СЭД cтроились исходя из необходимости автоматизации только канцелярии, остались далеко в прошлом. Архитектура ведущих отечественных СЭД-решений уже давно создается с прицелом на поддержку практических любых бизнес-процесов, с использованием самых разных схем их реализации. Адаптация под конкретную предметную специфику, как правило, выполняется с помощью настройки конфигурации без применения программирования в коде. Канцелярия при этом является лишь одним из объектов автоматизации со своими особенностями.

Иван Ласкин, поддержав эти тезисы, высказал мнение, что в распространении методов канцелярии на другие подразделения предприятия нет ничего плохого, это чаще имеет как раз позитивный эффект. «Управление почти любыми организациями в России исторически строилось во много на бюрократических методах. Бюрократический порядок — это лучше, чем беспорядок», — так он сформулировал свою позицию.

«Дело в том, что схема управления предприятиями в России традиционно во многом повторяла модель управления государством, которая была именно документоориентированной. — продолжил уже изложенную мысль Артем Захаров. — В этом случае подразумевается, что ключевым элементом делового процесса является сам документ, все остальное — в том числе и люди — является чем-то вспомогательным. Но сегодня, конечно, более эффективной схемой является ориентация на конечный результат, при этом документ становится вспомогательным компонентом. Наверное, это то, что называется проектным документооборотом или кейс-менеджментом. Эта модель управления быстро набирает популярность в нашей стране».

В целом эксперты сошлись во мнении о том, что, с одной стороны, СЭД является сегодня достаточно гибким и многофункциональным инструментом, который позволяет реализовать широкий спектр моделей управления, а с другой — конечно не стоит пытаться использовать одно средство для решения всех задач организации.