Вопросы, связанные с электронным документооборотом, равно как и более общие проблемы управления контентом очень выгодно подаются производителями СЭД в эпоху цифровой экономики. Огромные объемы электронной информации, которые вынуждены обрабатывать эти системы, организация коллективного взаимодействия различных сотрудников, по определению закладываемая в их функционал, а также алгоритмическая сложность многих функций, связанных с обработкой текста, стимулируют разработчиков делать подобные акценты.
С другой стороны, данное направление развития корпоративного ПО традиционно считается одним из самых консервативных, а рост объемов данных и усложняющийся функционал заставляют крупных корпоративных и особенно государственных заказчиков быть еще более осторожными в вопросах выбора и эксплуатации СЭД.
Мотивы и предпочтения госсектора
Среди выступивших на конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017 заказчиков систем электронного документооборота были представители двух государственных организаций — Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН) и Министерства внутренних дел. Эти организации можно назвать своего рода классическими потребителями СЭД, и по тому, какие акценты они ставят сейчас, можно судить о тенденциях рынка СЭД.
Отметим, что для обеих госструктур, что в явной форме было отмечено их представителями на конференции, основным побудительным мотивом полномасштабного внедрения СЭД стало требование федеральных органов власти относительно перехода государственных организаций на систему межведомственного документооборота (СМЭВ). Надо сказать, эти требования напрямую никого не обязывают внедрять какие-либо ИТ-системы. Скорее в них заложен некий обязательный уровень технологичности работы государственных ведомств с электронной информацией. «Толчком к внедрению послужило постановление правительства о необходимости к концу 2015 г. перейти на межведомственный документооборот», — рассказала Ольга Морозова, главный специалист научно-исследовательского института ФСИН. Здесь надо отметить, что сама идеология СМЭВ начала свое развитие несколько лет назад, когда о цифровой экономике еще мало кто говорил. Тем не менее она заимствует от этой концепции очень много. Так что подобные стимулы уже приближают нынешние системы СЭД к идеям digital economy. Следует также сказать, что непосредственно о функциях СМЭВ (то есть о проблеме универсального обмена сообщениями между участниками соответствующей экосистемы) в настоящее время говорят куда чаще, чем о ведомственных информационных системах, которые собственно составляют ее каркас. Глубоко тема интерфейса данных систем со СМЭВ в докладах не обсуждалась, однако тема архитектуры ключевых ведомственных ИС, которая все равно (при наличии СМЭВ или без таковой) существенно определяет принципы обработки электронной информации на государственном уровне, затрагивались в явной форме.
Прежде всего речь по-прежнему идет о строгой иерархичности ИТ-систем крупных государственных структур, то есть об их разделении на центральный аппарат, территориальные органы и первичные исполнительные подразделения, которые этим территориальным органам подчиняются. Начало внедрения неизменно идет с головного офиса, а затем система тиражируется в региональных департаментах, и процесс тиражирования в силу масштабов любой федеральной структуры является одной из наиболее сложных проектных задач. В докладе Александра Нарцева, начальника Центра сопровождения НИОКР в области ИТ НИИ специальной техники ФКУ НПО «СТиС» МВД России, и Романа Гилязова, директора департамента документационных и управленческих систем фирмы «Энкор» были представлены конкретные цифры, согласно которым с сентября 2014 г. по сентябрь
Ольга Морозова также явно выделяет три последовательных этапа внедрения системы ФСИН, проходившего на протяжении
Надо сказать, что и масштаб задач, и в особенности высокая динамика развертывания ведомственных СЭД требуют специфических подходов к обучению персонала работе с внедряемой системой равно как и определенных подходов к вовлечению сотрудников в работу с ней. Дело осложняется еще и высокой территориальной распределенностью, по определению характерной для ведомственных структур федерального уровня. В итоге традиционные методы обучения и поддержки все больше начинают сочетаться с дистанционным электронным обучением, то есть с подходом также весьма характерным для цифровой экономики. Касательно традиционных форм Ольга Морозова говорит, например, о классической многоуровневой поддержке пользователей посредством контакт-центра. По ее словам, первая линия поддержки находится внутри ведомства и реализуется наиболее компетентными в вопросах внедренной СЭД сотрудниками. Вторая и третья остается за специалистами компании-поставщика СЭД (в данном конкретном случае за компанией «Логика бизнеса»). Система очного обучения, как это обычно бывает в масштабных проектах, тоже была построена по иерархическому принципу. Около десятка ключевых пользователей обучали специалисты «Логики бизнеса», те в свою очередь — всех остальных сотрудников ведомства.
Значимую роль в данном проекте сыграла и дистанционная форма подготовки пользователей СЭД. Все специально разработанные видеопособия, инструкции, руководства, проводившееся когда-либо семинары по внедренной системе документооборота были тщательно систематизированы и затем выложены на сайте. Определенное значение в процессе вовлечения в работу персонала играют и методы мониторинга действий сотрудников в системе. Помимо прямых функций контроля при правильно подобранной методике они фактически позволяют отслеживать степень подготовленности сотрудника к работе с системой.
Отдельно можно сказать о функциональных и технологических предпочтениях государственных заказчиков. Представители обоих ведомств недвусмысленно утверждают о своей приверженности концепции Open Source. Конечно, ключевым основанием такого приоритета является возможность доработки ПО, причем как самостоятельно, так и со стороны производителя. В итоге, например, ФСИН в настоящее время имеет по сути уникальную, имеющуюся только у него версию СЭД «Логика СЭД. Госуправление», изначально разработанную «Логикой Бизнеса» а затем совместными усилиями адаптированную под особенности деятельности ведомства.
МВД при выборе Open Source-решений также делала ставку на доработку. Но у данной организации к тому же был негативный опыт внедрения известной коммерческой системы документооборота, о чем и прежде сообщали российские источники. При этом, как можно предполагать, негатив распространялся не столько на функционал, сколько на специфику отношений с крупным производителем ПО. В текущей версии СЭД МВД в качестве инструментария и инфраструктуры эксплуатации использовались такие популярные в современной корпоративной среде Open Source продукты, как фреймворк Ruby on Rails, СУБД MongoDB и поисковый сервис Elastic Search. В целом же похожие наборы базового ПО сейчас начинают использоваться все чаще для создания систем обработки неструктурированной информации в условиях цифровой экономики.
При выборе системы «Логика СЭД. Госуправление» во ФСИН, как было уже сказано, также во многом ориентировались именно на принципы Open Source. Вообще же у этой организации достаточно большой опыт внедрения коммерческих СЭД. За предшествующий период многие из них в конечном счете переставали устраивать организацию функционально, а некоторые уже не справлялись с номенклатурой дел. Однако были и такие (как, например, СЭД «Практика») которые также внедрялись во ФСИН, но их закрытость при этом послужила препятствием их дальнейшему развитию в организации.
Думается, что следует учитывать и более чем явную пропаганду открытого ПО на уровне государства. Не надо забывать и о том, что сама концепция СМЭВ реализуется не в последнюю очередь именно на базе технологий Open Source.
По поводу архитектурных принципов построения решения в МВД можно сказать, что оно по сути разбито на сервисы, среди которых выделяются непосредственно сервисы работы с документами (сканирование, журналирование, обработка штрих-кодов, электронной подписи и многие другие), а также административные и интеграционные.
К архитектурной концепции любого ИТ-решения можно отнести и построение интерфейса с пользователем. Система документооборота ФСИН, по словам Ольги Морозовой, имеет по сути два интерфейса: основной и APM руководителя. Также немаловажным плюсом выбранного продукта было то, что он, являясь типичным веб-приложением, способен поддерживать полноценную работу через веб-интерфейс. Соответственно для своего функционирования он не требует специализированных рабочих мест.
В МВД достаточно много внимания уделяют возможностям работы СЭД на всех популярных мобильных платформах и соответственно мобильному пользовательскому интерфейсу. Конечно он при этом изменяется функционально, поскольку в данном случае прежде всего ориентирован не на исполнительскую активность, а на подачу сопроводительной информации о том или ином документе и на принятие в его отношении каких-либо решений.
Мотивы и предпочтения бизнеса
В рамках конференции также были представлены сообщения заказчиков из коммерческого сектора. При этом характерно, что при внедрении и эксплуатации СЭД их зачастую волнуют те же самые проблемы. В какой-то части эти проблемы ставятся в несколько иной форме, в какой-то — фактически в аналогичной. Стимул для начала масштабных проектов в области СЭД тут тоже часто исходит от государственных структур. По словам Артема Баязитова, ведущего специалиста дирекции ИТ компании «Ингосстах», Центральный Банк (который сейчас, как известно, является регулятором страховой деятельности) потребовал от бизнеса ведения судебной корреспонденции в электронном виде. Большинство из перечисленных в его докладе свойств системы документооборота, которые явились ключевыми для «Ингосстраха», мы уже рассмотрели выше. Это масштабируемость, удобный и простой интерфейс, работа с любого устройства и через браузер. Параметрами, необходимыми более динамичной по сравнению с государственными структурами коммерческой организации, в данном случае стали скорость внедрения и широкая функциональность готового решения. В итоге «Ингосстрах» остановил свой выбор на СЭД «Тезис» компании «Хоулмонт».
Еще один сделанный на RECS’2017 клиентский доклад был сделан Гагиком Григоряном, советником финансового директора компании-авиаперевозчика UTair. Его сообщение в значительной степени было посвящен построению документ-ориентированного информационного взаимодействия авиакомпании с многочисленными наземными службами, причастными к сервисной поддержке воздушного судна и его подготовке к полету. И если для российских госорганизаций стандартом взаимодействия сейчас является уже упомянутая СМЭВ, то для коммерческих структур каждой отдельно взятой отрасли подобная спецификация уникальна содержательно, но при этом практически во всех случаях разрабатывается на основе
