В администрации Новосибирской области запущена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) на базе свободного программного обеспечения. В основу системы легла СЭДД CompanyMedia 5, разработанная компанией «ИнтерТраст». На сегодняшний день в Правительстве Новосибирской области ведется полностью электронный внутренний документооборот в импортонезависимой среде, к системе подключены все 30 муниципальных районов и 5 городских округов.

Проект по созданию региональной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе CompanyMedia стартовал в Новосибирской области в конце 2008 года. Система имела веб-интерфейс и работала на платформе IBM Lotus Domino. С помощью CompanyMedia автоматизирован внутренний документооборот в администрации Губернатора Новосибирской области и Правительстве Новосибирской области, в областных исполнительных органах государственной власти, также к системе подключены 30 муниципальных районов и 5 городских округов Новосибирской области.

При этом стратегической целью проекта являлся переход на новую платформу хранения и обработки данных на основе свободного программного обеспечения (СПО). Такая возможность реализована в системе CompanyMedia пятого поколения. (CompanyMedia 5). Система также имеет веб-интерфейс и использует СПО на уровне СУБД (PostgreSQL) и серверной операционной системы (CentOS). СЭДД CompanyMedia входит в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. В 2017 году система CompanyMedia 5 признана лучшей СЭДД на премии «Цифровые вершины», первой национальной награды в области ИТ, поощряющей лучшие отечественные решения для повышения эффективности.

Проект перехода на CompanyMedia 5 стартовал в 2015 году, в его рамках было необходимо перенести функционал с платформы Domino на импортонезависимую платформу и интерфейс «толстого» клиента Notes в веб-интерфейс, а также осуществить миграцию данных в новую систему.

В 2017 году система введена в промышленную эксплуатацию. С помощью СЭДД автоматизирован документооборот в аппарате Губернатора, в областных органах исполнительной власти и 35 муниципальных образованиях Новосибирской области. СЭДД служит единым информационным пространством для коллективной работы и обмена электронными документами без дублирования на бумажных носителях.

Система охватывает такие функциональные области, как делопроизводство, обработка обращений граждан, подготовка нормативных правовых актов, а также внутренних и организационно-распорядительных документов, работа с номенклатурой дел, организация заседаний и совещаний, работа с поручениями руководства разных уровней. Система обеспечивает целостность, управляемость и прозрачность процессов подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения различных деловых задач (с помощью инструментария адаптивного кейс-менеджмента), предоставляет широкие возможности для подготовки отчетности по документообороту. Мобильные приложения CompanyMedia для планшетных устройств используются членами Правительства Новосибирской области, руководителями структурных подразделений областных исполнительных органов государственной власти.

Обеспечивается интеграция СЭДД с другими информационными системами: с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, официальными сайтами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области; с порталом Правительства Новосибирской области в части публикации нормативных правовых актов; с ГИС ЖКХ; с региональной геоинформационной системой Новосибирской области.

В настоящее время в системе работает более 4000 пользователей. Все пользователи работают в веб и мобильном интерфейсах. Переход на СПО позволяет полностью исключить лицензионные отчисления, минимизировать риски в области информационной безопасности и сформировать дополнительный спрос на услуги разработчиков СПО.

Основные задачи текущего этапа развития — тиражирование системы на уровень сельских органов власти. На очереди подключение нескольких организаций, которые используют предыдущую версию системы и работают с СЭДД через шлюз, в частности Прокуратура Новосибирской области, Администрация Тогучинского района Новосибирской области, Законодательное собрание Новосибирской области, Главное управление министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, Администрации МО г. Обь, Администрация Чистоозерного района Новосибирской области, Контрольно-Счетная палата Новосибирской области.

Анатолий Дюбанов, руководитель областного департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий, отметил: «Внедрение СПО — это безусловная потребность сегодняшнего дня, но перевод государственных информационных систем на новую платформу — сложное и высокорисковое мероприятие. За этот период мы столкнулись с проблемами, связанными, прежде всего, с недостаточной зрелостью некоторых открытых решений. Тем не менее, по итогу внедрения СПО в 2017 году, СЭДД зарекомендовала себя как надежная и удобная система управления документами, с гибкими настройками и достаточным функционалом, который отвечает всем современным требованиям. Сегодня СЭДД— первостепенный элемент ИТ-инфраструктуры Правительства НСО и ежедневно используется в управленческих процессах».