Компания «Белый Медведь» внедрила «Скан-Архив». Региональный поставщик сертифицированных автозапчастей на коммерческий транспорт более 10 лет работает на рынке Тамбова и области и уже накопил в бумажном архиве около 300 000 документов: как собственных, так и от поставщиков.

Ранее у сотрудников организации уходило много времени на сверки и бумажную работу. А каждый запрос на предоставление бумажного документа от ФНС сопровождался часами поисков в папках и запросами у контрагентов. В целом из-за большого документооборота было трудно контролировать поступление документов от сотен контрагентов. Документооборот нуждался в упорядочивании.

Чтобы сократить время на поиски нужных документов, руководство ООО «Белый Медведь» приняло решение приобрести программу «Скан-Архив», разработанную компанией «ГЭНДАЛЬФ». Эта программа предназначена для контроля возврата документов прямо в «1С», быстрого доступа к их электронным копиям и массовой выгрузки при налоговых проверках.

На момент внедрения «Скан-Архива» компания вела работу с 20 основными поставщиками и 1100 покупателями. Техническими специалистами ООО «Современные технологии и электронная коммерция», внедрявшими программу «Скан-Архив», была настроена синхронизация с нетиповой базой «1С:Управление торговлей», которую использовал «Белый медведь». В программу перенесли бумажный архив за 2017-2018 гг. После внедрения «Скан-Архива» процесс работы с документами существенно упростился, ведь сотрудники получили к ним оперативный доступ, а невозвращенные документы стали выделяться в «1С» цветом.

Теперь по мере поступления новые документы вносятся в программу. На данный момент количество документов, ежемесячно вносимых сотрудником «Белого медведя» в базу, составляет 2500 единиц.

Генеральный директор ООО «Белый Медведь» Максим Домнышев отметил: «Программа однозначно будет полезна компаниям с большим документооборотом. „Скан-архив“ существенно облегчает поиск нужных документов, что важно в случае срочных запросов от контролирующих органов».