Компания «Софт-портал проект» завершила внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в ООО «Концессии теплоснабжения» (г. Волгоград). Новая система развернута на 500 рабочих местах в 8 территориально удаленных подразделениях. Работа с документами организована как на стационарных компьютерах, так и с использованием веб-доступа и мобильных приложений.

В результате проекта организована единая для всех подразделений система хранения документов. В электронный вид переведена работа с входящей и исходящей корреспонденцией, приказами, распоряжениями, служебными записками, заявками, договорами, дополнительными соглашениями, спецификациями к договорам, протоколами разногласий. Автоматизирован учет протокольных совещаний. Систематизирован учет и схемы обработки документов, сотрудники могут быстро найти необходимую информацию, переписку, договоры как в «1С:Документообороте», так и в своей учетной системе — без привлечения специалистов других служб и отделов. Использование шаблонов позволило привести документацию к единым стандартам оформления. Поиск нужного документа в системе «1С:Документооборот КОРП» занимает теперь минуты, особенно удобна возможность поиска по тексту файлов.

Перевод основного объема документооборота в электронный вид помог предприятию сократить время на доставку документов в удаленные подразделения. Входящие запросы потребителей поступают исполнителям для обработки в течение одного рабочего дня. Сроки выполнения задач непрерывно контролируются руководителями отделов. Ответные письма направляются в соответствии с установленными нормативной базой сроками.

Система позволяет в режиме реального времени контролировать распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы каждого сотрудника, отдела и подразделения компании. Можно в любой момент перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской дисциплине. У руководителей компаний и отделов появилась возможность более рационально планировать работу своих подчиненных и контролировать сроки выполнения задач. За счет регламентированных маршрутов обработки документов и контроля исполнительской дисциплины повысилась производительность работы каждого сотрудника в отдельности и всей компании в целом. Повысилась ответственность исполнителей.

У руководителей появилась возможность оперативно рассматривать и согласовывать документы с помощью использования механизмов веб-сервиса или мобильного приложения. Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других важных задач предприятия.

Для каждого сотрудника настроены индивидуальные права доступа к системе в соответствии с должностными обязанностями. Это не только упорядочивает работу штатных специалистов с документами, но и исключает риск несанкционированного доступа посторонних лиц к конфиденциальной информации.

«Сегодня мы наблюдаем цифровизацию во всех сферах жизни, в том числе в ЖКХ. В этом контексте перевод документооборота в электронный вид — необходимое и своевременное мероприятие, — считает Урал Бигнов, заместитель директора по сбытовой деятельности ООО „Концессии теплоснабжения“. — Самое главное, нам удалось системно решить вопрос с учетом и обработкой документов в русле современных тенденций. Лично я крайне доволен функционалом системы и теми возможностями, которые она дает для постановки задач, исполнения, контроля, а также учета, хранения и поиска документов. Я имею мгновенный доступ к любому из писем или документов, как входящих, так и подготовленных моими сотрудниками. Кроме того, как руководитель направления благодаря внедренным программным решениям я вижу работу вверенного мне подразделения в целом, вижу, чем заняты сотрудники, какова загруженность и эффективность каждого из них. Это очень удобно».