Короткий ответ: безусловно. В транспортных перевозках и логистике есть немало областей, где можно оптимизировать процессы и снижать издержки. А это одно из основных применений BI-решений. Логистические компании заинтересованы в получении детальной информации по затратам на перевозки. Намного проще управлять расходами, точно зная, куда уходят деньги. BI помогает выявлять негативные тенденции, связанные с текущими затратами и эффективностью бизнеса, быстро выявлять источники проблем и проводить корректирующие действия. Наконец, хорошее решение позволяет проводить подробный прогнозный (what-if) анализ и оценивать влияние различных стратегий и тактик организации логистических процессов на качество услуг, операционные и прочие затраты.

Сейчас у логистического бизнеса больше всего востребованы BI-инструменты, ориентированные на анализ всего, что связано с цепочками поставок. Объяснить такую популярность нетрудно: в результате последовательного внедрения TMS-, WMS- и SCE-решений с целью повышения эффективности использования транспорта, складских мощностей и оперативного управления поставками логистические компании получили в свое распоряжение огромнейшие массивы данных. Бесспорно, информация — ценный актив, однако без возможности анализировать данные и выявлять важные закономерности пользы от нее не очень много. Только обработанные данные позволяют принимать взвешенные стратегические решения, направленные на повышение эффективности логистических цепочек.

Ключевые функции BI в логистике можно условно разбить на шесть основных направлений. Первое — своевременное выявление проблемных точек в бизнес-процессах. Второе — учет объемов логистики и оптимизация использования транспортных ресурсов. Третье — демонстрация актуальных данных и оперативное планирование использования складских мощностей. Четвертое — управление транспортным парком. Пятое — анализ и постатейное распределение затрат по проектам. Шестое — предоставление трекинговой информации клиентам.

Как работает BI в логистике

Исторически сложилось так, что в логистике формирование отчетов не выходило за рамки простого извлечения данных и создания обычных таблиц или баз данных. Потом уже с этими таблицами или базами пытались что-то сделать — старались тем или иным образом извлечь полезную информацию.

В современных BI-решениях большая часть рутинной работы — во всяком случае та часть, что связана с извлечением и преобразованием данных, — отдана на откуп автоматизации. На выходе бизнес-пользователи получают информацию в понятном и удобном виде — в формате графиков, диаграмм, гистограмм, тепловых карт.

Самые популярные типы BI-инструментов в логистике можно разделить на три крупные категории.

Отчеты. В логистике один из популярных видов BI-отчетов — это оценочные карточки перевозчиков и поставщиков. В них может отражаться рейтинг своевременной доставки грузов, процент принятых заказов, исполнения квот и других параметров. В карточках могут отражаться как абсолютные значения метрик и KPI, так и средние цифры, необходимые для оценки общей эффективности. Смысл таких отчетов в том, чтобы использовать их при переговорах с поставщиками и принимать взвешенные решения по поводу стратегии дальнейшей работы с теми или иными компаниями.

Информационные панели (дэшборды). Речь идет об информационных панелях с обновлением данных в реальном времени. Они — источник ежедневных сводок об операционной деятельности. Руководителям нужен срез данных по работе компании: активности по цепочкам поставок или грузоперевозкам. Данные должны обновляться в режиме, близком к реальному времени, чтобы супервайзеры или руководители могли оперативно выявлять проблемы и решать их на месте. Смысл в том, чтобы не ждать компиляции и доставки отчетов, а видеть реальную картину происходящего и реагировать немедленно.

Плюс дэшбордов — в интуитивно понятном визуальном представлении данных и возможности на лету обнаруживать определенные тенденции и исключения (проблемы) в бизнес-процессах. Самые простые примеры — инфопанели с данными по отгрузке и по цепочкам поставок. Инфопанель отгрузок будет показывать количество запланированных к отгрузке, подготовленных к отправке и оформленных партий. Панель цепочки поставок будет работать иначе. Это панель исключений, задача которой — уведомлять о сбоях в работе. Допустим, какой-то груз необходимо забрать завтра, но на него еще не оформлены документы, — на панели появится уведомление.

Сравнительный анализ. Здесь все довольно просто. Сравнение ключевых конкурентных параметров разных компаний позволяет оценить эффективность собственного бизнеса. Для примера можно взять расценки на перевозки. Они в целом подвержены изменениям, поэтому в какой-то момент руководству может показаться хорошим ходом снижение цен. Однако сравнительный анализ рынка средствами BI легко покажет, что на выходе компания может получить только снижение выручки, а значит нужно искать другие способы повысить рентабельность.

Другой вариант — прогнозный анализ, который строится на выявлении закономерностей в данных за предыдущие периоды. Анализируя данные прошлых лет, BI-система способна предоставить оценку будущих рисков и возможностей в области цепочек поставок и транспортировки. Имея на руках конкретные цифры, руководство может принимать взвешенные решения и гибко регулировать операционную деятельность в системе поставок.

Перечисленные направления не составляют исчерпывающую картину по применению BI в логистике. У каждого бизнеса есть своя специфика, особые потребности, уникальные подходы. Здесь же описан базовый, неотъемлемый функционал, важный для повседневной работы.

BI на практике

На практике использование перечисленных инструментов BI позволяет компаниям трансформировать сырые данные в эффективные решения и действия, которые помогают оптимизировать цепочки поставок, снизить операционные затраты, улучшить качество обслуживания клиентов и даже наладить отношения с партнерами.

Конкретные методы могут быть разными, от самых простых до комплексных. На верхнем уровне это категоризация затрат внутри цепочки поставок и детализация дерева расходов с целью дальнейшего пересмотра. Более глубокий анализ предполагает поиск и выявление болевых точек во всех цепочках и попытку решения проблем в каждом отдельном случае. Важна также и доступность обработанных данных для всех подразделений, так или иначе связанных с логистикой. Стоит заметить, что иногда подобные связи вовсе не очевидны.

Представим ситуацию, когда в компании есть некие классические системы аналитики, которые позволяют составлять обычные отчеты, однако информация в таких системах изолирована. Другими словами, отделы не видят, что происходит у соседей. В такой ситуации руководство получает отчеты, где фигурируют совершенно разные цифры. Невозможность выстроить единую картину бизнеса может привести к непредсказуемости доходов, падению маржи, образованию избытков резервных запасов товара и непониманию реальной эффективности рекламных акций.

Какие проблемы на практическом уровне решает единая BI-платформа, соответствующая всем современным требованиям? В первую очередь единая платформа обеспечивает объединение всех данных внутри компании, их видимость, качественную обработку и управляемость. Целые подразделения могут формировать собственные информационные панели, настраивая их под свои потребности. В итоге у сотрудников внутри отделов есть вся необходимая информация, а на корпоративном уровне обеспечивается однородность и согласованность данных. Один только этот фактор способен заметно повысить эффективность работы компании.

Банальный пример: рекламные акции, предполагающие увеличение продаж товара в торговых точках, традиционно обсчитываются маркетинговой службой. Однако скачкообразный рост продаж влияет на транспортные расходы, график отгрузки и доставки, координацию складов и прочие вещи, которые относятся к ведению логистического отдела. И здесь между изолированной и скоординированной на уровне планирования и аналитики работой разница будет весьма и весьма существенной.

BI-решение позволяет легко оценить влияние промоакций на дистрибуцию. Не имея возможности получить сводные цифры по росту продаж на время акций, предприятие будет переплачивать за экспресс-доставку, чтобы гарантировать точные сроки подвоза товара. Современные BI-инструменты не только обеспечивают точное прогнозирование по объемам реализации, но и помогают составить оптимальное расписание доставки. Соответственно, компания может отказаться от услуг экспресс-доставки и заранее проводить отгрузку товара в предпраздничные дни и перед выходными. Таким образом, прогнозная аналитика дает возможность перейти от использования дорогостоящих услуг в авральном режиме к более планомерной работе с перевозчиками — по сниженным ставкам.

BI-инструменты способны серьезно повлиять на планирование производства и фулфилмента. С мощной аналитикой линейные менеджеры всегда видят объемы запасов товара в магазинах. Информационные панели показывают остатки и уведомляют о достижении пороговых значений в режиме реального времени. Это дает возможность вовремя пополнять запасы и исключить их исчерпание. В итоге растут показатели продаж. С другой стороны, четкий контроль изменения спроса позволяет сократить штат на производстве, оптимизировать рабочие графики и уменьшить расходы на оплату переработок.

Планирование нагрузки и кадровое планирование — одно из сильных мест BI. Продвинутая аналитика позволяет выделить четкие схемы и тенденции в распределении рабочей нагрузки на персонал. Имея на руках все необходимые данные, руководство соответствующих подразделений может привести численность штата к нужным показателям или сократить объемы контрактов, если речь идет о передаче на аутсорсинг отдельных процессов.

Современная BI-платформа обеспечивает интеграцию данных в масштабах предприятия, улучшает управляемость, открывает доступ к самостоятельной аналитике не только техническим специалистам, но и бизнес-пользователям. Именно такая платформа позволила американскому производителю безалкогольных напитков Sunny Delight Beverages Co. оптимизировать процессы по описанной выше схеме и снизить на 7% затраты на перевозку продукции, на 2% увеличить продажи и примерно на 200 000 долл. в год уменьшить расходы на аутсорсинг.

Какие дополнительные преимущества предлагают современные BI-решения

Говоря об использовании BI в логистике, невозможно концентрироваться только на сугубо отраслевых моментах. Необходимо коротко сказать и о важных функциях, которые предлагают решения от лидеров рынка. О функциях, которые существенно упрощают работу с BI-инструментами, делая их доступными для широкого круга бизнес-пользователей.

В первую очередь стоит отметить автоматизацию BI. Основной проблемой, связанной с аналитикой, до последнего времени оставалась необходимость задавать правильные вопросы, чтобы получить нужные ответы. Это отсекало значительную часть потенциальных пользователей, не имеющих профильного образования или навыков работы с запросами. Автоматизация с использованием алгоритмов искусственного интеллекта перевела работу с данными на новый уровень. Теперь система сама проводит анализ данных, выявляет зависимости и представляет результаты в визуальном формате — в виде дэшбордов. Нередко речь идет об аналитических оценках, которые пользователь изначально даже не запрашивал. Просто в процессе обработки предложенного массива данных ИИ обнаруживает новую уникальную информацию.

На втором месте — рост производительности BI-решений за счет внедрения механизмов машинного обучения (МО). Сейчас такие системы могут обрабатывать огромные массивы данных с высокой скоростью, а значит, каждое бизнес-решение получает более весомое подкрепление и принимается быстрее, чем раньше. Крупные производители с разветвленными сетями сбыта теперь могут быстро делать точные прогнозы по спросу на продукцию, проводя анализ данных за несколько лет. Достоверные оценки помогают не допускать срыва поставок и вовремя пополнять товарные запасы, так как пользователю заранее известно, сколько товаров и куда необходимо поставить.

И последнее — это обработка естественных языков, которая вызвала неизбежную демократизацию BI, о которой говорилось выше.

Внедрение новых технологий в BI-платформы резко повышает их эффективность и доступность для рядовых сотрудников компании. То, что было уделом экспертов, в той или иной мере становится по плечу буквально каждому пользователю. Еще вчера таким революционным фактором была визуализации данных, сегодня это технологии ИИ и MО. А завтра предприятия, не использующие прорывные технологии BI, окажутся в уязвимом положении относительно своих более продвинутых конкурентов. И сфера логистики, где органическим образом формируются невероятные объемы данных, а бизнес-процессы в силу своих структурных особенностей предоставляют обширные возможности для оптимизации, не станет исключением.

Автор статьи — официальный представитель Infor в России и СНГ.