Хотя понятие Enterprise Content Management было дано компанией Gartner еще почти двадцать лет назад, вопрос «что такое ECM?» продолжает вызывать споры. Наверное, своего максимума накал споров по этому поводу достиг в России лет десять назад в контексте темы, как соотносятся «их ECM» и «наши СЭД». Последние годы страсти, казалось бы, улеглись, но это вопрос постоянно в том или ином виде проявляется на протяжении всей шестилетней истории конференций Russian Enterprise Content Summit (RECS), и нынешняя RECS’2018 исключением не стала.

Как меняется понятие ЕСМ в условиях цифровой трансформации

С обсуждения этого вопроса решил начать свое выступление руководитель направления ECM компании ЭЛАР Александр Кузнецов: «ИТ-мир постоянно меняется, и хотя мы используем один и тот же термин, нужно понимать, что ECM сегодня — это совсем не то что, мы понимали под этим термином еще несколько лет назад». По его мнению, изменения касаются не только функциональных возможностей, но и того, в каком виде заказчики видят конкретные программные решения. Если долгое время многие предприятия хотели иметь ПО, реализованное по принципу «все включено», то сейчас большинство пользователей хотели бы иметь модульные системы с возможностью их масштабирования и наращивания функционала по требованию. «Для соответствия таким требованиям разработчики должны предлагать сервисно-ориентированные платформы, снабженные конструкторами решений», — отметил Александр Кузнецов. По его словам, в далеком прошлом осталось и представление, что главным направлением применения ECM в России является организационно-распорядительный документооборот. Сегодня основное расширение использования ECM идет за счет решения задач управления технической, эксплуатационной, кадровой и финансовой информацией.

Как рассказал Александр Кузнецов, учитывая современные глобальные процессы цифровой трансформации аналитическая компания Gartner еще пару лет назад предложила выделять в качестве отдельного самостоятельного ИТ-сегмента большой класс задач «оцифровки контента», который традиционно входил в состав ECM. Такая новая категоризация отражает качественное расширения самого понятия «контент», который сегодня фактические формирует единое информационно пространство предприятия, в котором функционируют все деловые ИТ-системы (ERP, CRM, BI), при этом именно ECM-решениям отводится ключевая функция их интеграции. Сугубо с практической точки зрения данная тенденция проявляется в быстром переходе организаций на применение модели общих центров обслуживания (ОЦО), технологической основой которых являются как раз ECM-системы. Исследования компании Deloitte говорят, что если еще два-три года назад схемы ОЦО были по плечу только крупным предприятиям, то теперь они уже вполне доступны среднему и даже малому бизнесу, в том числе в режиме аутсорсинга. При этом даже простая передача функций ввода данных в единый центр позволяет сократить трудозатраты на 15%, а при надлежащем уровне автоматизации этих процессов — до 50%.

ЕСМ и свобода управления бизнесом

Говоря о главных целевых задачах ИТ-автоматизации, мы обычно в первую очередь имеем в виду повышение эффективности работы предприятия. Но сегодня уже всем достаточно хорошо понятно, что эффект от применения ИТ определяется не только сугубо экономическими показателями, но и возможностью развития бизнеса в современных быстро меняющихся условиях. «Обеспечение свободы управления бизнеса — вот что сегодня наши заказчики требуют в первую очередь от СЭД», — заявил руководитель направления СЭД ТЕЗИС компании Haulmont Илья Зайчиков. При этом он пояснил, что под «свободой» подразумеваются не только широкий функционал и гибкие средства настройки системы под нужды заказчика, но также совместимость ECM-решения с широким спектром оборудования и ПО, способность решения смежных с документооборотом деловых задач, а также возможность самостоятельного развития системы. И, конечно же, наиболее зримым выражением деловой свободы является обеспечение мобильного режима работы сотрудников, и в первую очередь — руководящего состава компании. «Удобная работа в любой точке мира с любым устройством — это не красивый рекламный лозунг, это — обязательное требование сегодняшнего дня», — подчеркнул Илья Зайчиков.

Восемь лет назад ТЕЗИС стала одной из первых СЭД с полнофункциональным веб-клиентом, что уже тогда позволило решить задачу «везде и на любом устройстве». Однако мобильный клиент для этой системы появился только год назад. Как пояснил Илья Зайчиков, такая задержка объяснялась отсутствием на рынке надлежащих мобильных технологий. Только относительно недавно появился открытый JavaScript-фреймворк React Native для создания кроссплатформенного мобильного ПО, который полностью удовлетворил требования разработчиков ТЕЗИС. На его основе и было создано универсальное мобильное приложение для iOS и Android, которое может быть загружено из интернет-магазина в уже готовом для применения виде. При этом пользователь имеет возможность достаточно просто доработать это приложения, используя свободный инструментарий React Native. Само клиентское ПО может работать и в офлайн-режиме, например, во время перелета на самолете при отсутствии интернет-доступа: при первом же подключении к сети происходит автоматическая синхронизация выполненной на клиентском устройстве работы с сервером СЭД.

СЭД/ЕСМ: перспективы на фоне нерешенных проблем

Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев предложил участникам конференции «снять розовые очки» и обсудить, какие из ожидаемых технологий действительно получили распространение в CЭД/ECM. Основываясь на анализе публикаций в СМИ и дискуссий на профильных конференций, он сформулировал список наиболее актуальных на сегодня ECM-тем: искусственный интеллект, мессенджеры и чат-боты, интеграция систем и компонентов, ускорение разработки и обновления версий, а также переосмысление подхода к архивным документам.

По его словам, говоря о новых трендах развития ECM, не следует забывать о том, что и в сфере традиционного документооборота остается еще немало проблем. Хотя подавляющее большинство организаций так или иначе используют в своей работе СЭД, опыт показывает, что более чем в 50% организаций взаимодействие между сотрудниками осуществляется «по старинке» — с помощью телефона, почты и личных разговоров. Анализ практики использования СЭД позволяет выявить целый спектр проблем, многие из которых носят многолетний характер:

  • использование разных систем в разных подразделениях;
  • недостаточное доверие к информации в электронном виде, сомнения в обеспечении юридической значимости электронных документов;
  • дублирование информации и операций в различных системах (например, в учетных и в СЭД);
  • сомнение в том, что информация в СЭД достоверно и полно отражает реальную картину деятельности организации;
  • сложности с поиском информации, управлением правами доступа и обеспечением нужно уровня конфиденциальности.

По мнению Сергея Полтева, решение этих вопросов возможно в виде комплексного подхода к созданию современных СЭД, который должен предлагать заказчикам высокий уровень адаптивности интерфейсов, визуальные конструкторы деловых процессов, наборы различных коннекторов для интеграции с широким спектром источников информации и приложений, развитый BI-инструментарий, возможность автоматизации действий конечных пользователей с помощью скриптов. Особую роль в условиях современного гетерогенного ИТ-мира — это весьма актуально и для СЭД — имеет разработка и широкое использование отраслевых стандартов.

Трансграничный ЭДО — это реально

Одной из главных тем RECS’2018 были, конечно же, вопросы внешнего юридически значимого делового взаимодействия компаний (ЭДО), целый ряд экспертов говорил о проблемах в этой области и о возможностях их решения (в том числе, с помощью блокчейна). При этом никто не отрицал, что в целом это важное направления документооборота успешно развивается, и одним из подтверждений этому стал рассказ менеджера проекта развития международного ЭДО компании «СКБ Контур» Юлии Королёвой об использовании ЭДО-сервисов для трансграничного взаимодействия контрагентов.

По ее словам, собственно технических проблем в реализации такого режима делового общения вообще не существует: фактически используется сервис «Диадок», к которому могут подключаться не только резиденты, но и нерезиденты. Вопрос заключается только в готовности партнеров к электронному взаимодействию, которое фиксируется в подписании соответствующего двустороннего соглашения. При этом через сервис могут посылаться практически любые документы, снабженные электронной подписью: разного рода договоры (в том числе контракты, спецификации и дополнительные соглашения), инвойсы и коммерческие документы, заказы и документы по оплате, транспортные и упаковочные документы, доверенности, отчеты для акционеров, документы по страхованию, акты и другие типы «закрывающих» документов.

Однако оптимизм докладчика вызвал заметные сомнения у слушателей. «Мы знаем, что даже при наличии внутреннего законодательства, регулирующего вопросы ЭДО, многие наши предприятия не спешат переходить на электронное взаимодействие, предпочитая старые надежные бумажные методы. Как же на ЭДО идут зарубежные контрагенты, при том, что за границей используются совсем другие технологии электронной подписи и нет каких-то межгосударственных соглашений на этот счет?» — примерно так можно обобщенно сформулировать вопросы из зала. Из пояснений Юлии Королёвой (были приведены ссылки на опыт работы с США, Китаем и рядом европейских стран) можно было сделать вывод, что никаких трудностей не возникает: за границей модель электронного делового взаимодействия является уже вполне привычной, имеется хороший опыт работы с местными налоговыми органами и решения конфликтных ситуаций в суде, а само законодательство является достаточно либеральным.

«Что из законодательного опыта других стран вы посоветовали бы перенести в Россию?» — прозвучал еще один вопрос из зала. «Упростить наше законодательство, в том числе снизив планку требований к самому механизму ЭДО. В США, например, практически любыми, даже самыми важными документами, можно обмениваться по простой электронной почте. И любой суд примет эту электронную переписку в качестве доказательства», — таков был ответ.