На фоне общей технологической направленности докладов на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) ‘2018 выступление эксперта фонда «Цифровые платформы» Владислава Тюрина привлекло внимание слушателей методической стороной обсуждения вопросов электронного документооборота. Он вполне убедительно показал, что целый ряд проблем перевода традиционного бумажного документооборота в цифровой формат определяется совсем не технологическими аспектами, а носит принципиальный теоретический характер. Проблемы эти во многом связаны с тем, что мы в свое время свои «бумажные» представления о документе довольно механически перенесли и на сферу ИТ, таким образом изначально сильно ограничив возможности использования электронных методов работы с информацией. «Современная практика электронного документооборота пришла в заметное противоречие с унаследованной теорией, для дальнейшего продвижения вперед нам нужно критически переосмыслить теоретические основы документоведения» — наверное, именно так можно сформулировать главный тезис доклада под простым названием «Электронный документ, версия 2.0». В чем же заключаются доводы такого тезиса и как его можно реализовать на практике? Об этом с Владиславом Тюриным говорил обозреватель itWeek Андрей Колесов.
itWeek: Давайте начнем разговор с определения: что такое «электронный документ 2.0»?
Владислав Тюрин: Хочу сразу подчеркнуть: сегодня речь идет не о завершении формулирования новой понятийной конструкции, а лишь о начале такой работы. Нам нужно определиться с тем, какие проблемы перед нами стоят и каковы общие направления их решения, а уже потом, по окончании экспертных обсуждений, должны появиться какие-то одобренные профессиональным сообществом формулировки. На сегодняшний же момент под термином «электронный документ 2.0» (ЭД2) я понимаю подмножество нового класса электронных документов, которые обладают рядом отличительных в сравнении с «традиционным» электронным документом (ЭД) характеристик, таких как физическая и логическая распределенность документированной информации, формирование документа по запросу, персонализация контента.
На мой взгляд, принципиальное отличие ЭД2 от ЭД заключается в характере его «рождения» и особенностях последующего использования. Традиционный документ создается непосредственно человеком в виде относительно простого целостного информационного объекта (чаще всего — текста с соблюдением определенных достаточно простых правил). В этом случае ЭД — это полный аналог бумажного документа, существующий в виде отдельного файла вне зависимости от инструментов работы с ним. ЭД2 создается фрагментарно с использованием компьютерных систем и имеет на порядок (или даже на порядки) более сложную структуру и намного более сложный жизненный цикл. В общем случае ЭД2 не существует автономно сам по себе, а связан с ИТ-системой или системами, его породившими. Пример ЭД2 — это, скажем, консолидированный финансовый онлайн-отчет о работе предприятия за квартал, формируемый распределенной ERP-системой, или цифровой чертеж (модель) автомобильного агрегата, появившийся на свет в результате работы CAD-приложения на основе сложнейших математических расчетов.
А раз у нас появляется качественно новое подмножество электронных документов, то, естественно, нужно вырабатывать и новый подход к построению систем их управления. Такой новый подход мы будем называть «электронный документооборот 2.0».
itWeek: Дискуссии на тему, что такое электронный документ, велись примерно десять лет назад, когда собственно мы начали переходить от работы с бумажными документами к электронным. Тогда тоже много говорилось об ограниченности старой теории, о недостатках построенной на ее основе нормативно-законодательной базы. Но потом эти споры стихли, все, кажется, пришли к выводу, что теория — теорией, а практика — практикой, нужно просто заниматься разработкой и внедрением ИТ, не отвлекаясь на высокую философию. Что же заставило вас обратить внимание на «истоки»?
В. Т.: Перефразируя известную поговорку, можно сказать: «Если практика не занимается теорией, тогда теория займется практикой». Причем в данном случае можно говорить именно о «непозитивном» влиянии. Вроде бы существующая теория и не мешает в явном виде переходу на электронный документооборот, но она все заметнее сдерживает этот процесс.
Ваше издание уже более десяти лет регулярно проводит исследования ECM-рынка в формате разного рода опросов экспертов. В них постоянно присутствует вопрос: «Что мешает развитию электронного документооборота?», — и все эти годы ответы начинаются с «нормативно-законодательной базы». А база эта как раз и создается на основе теории. Для изменения законов и нормативно-правовых документов нужна теория, которая соответствует современным реалиям.
itWeek: Но вроде бы мы говорим уже о завершении перехода на электронный документооборот, электронные методы стали обыденным явлением в государственном управлении, в бизнесе, в быту, практика их применения постоянно расширяется. Что позволяет вам говорить о серьезных проблемах в этой сфере?
В. Т.: Автоматизация в сфере управления документами в нашей стране начиналась более двадцати раз с организационно-распорядительного документооборота. Казалось бы, тут должны быть и максимальные успехи. Внешне так вроде бы и есть: сегодня чуть ли не 100% организаций используют СЭД. Однако если присмотреться, то можно увидеть, что основой в подавляющем большинстве случаев остаются все те же бумажные документы. Вместо перехода от бумажного документооборота к электронному мы используем более сложную двухконтурную бумажно-электронную архитектуру. Когда она появилась лет
А самый наглядный пример нерешенных проблем — вопрос с долгосрочным и вечным хранением электронных документов. Тут даже не просто «воз и ныне там», но ситуация, возможно, ещё хуже, чем лет десять назад: тогда хотя бы шли споры о вероятных вариантах решения этой задачи, а сегодня, кажется, все уже смирились с ее неразрешимостью.
Вот еще одно актуальное направление: деловое юридически значимое электронное взаимодействие участников коммерческого рынка. Вспомните, какие радужные прогнозы давались тут еще несколько лет назад, тогда говорили о росте «электронной доли» рынка обмена деловыми документами до 20% в 2018 г., а на практике мы имеем всего
Это может показаться удивительным, но, наверное, наибольших цифровых успехов мы достигли в тех областях, которые десять лет назад вообще не входили в сферу управления документами: приобретение авиабилетов, оплата ЖКХ, управление своими банковскими счетами и пр. А ведь там все связано с вопросами юридической значимости, с деньгами. Почему так произошло? Может быть, именно потому, что в этих сферах прогрессу не мешали наши унаследованные нормативные представления.
itWeek: Многие люди, в том числе эксперты в области автоматизации документооборота, видят ключевую проблему в недостаточной решительности регулятора. Мол, нужно просто издать закон, по которому с завтрашнего дня все предприятия должны будут обмениваться документами только в электронном виде, а проверяющие органы и суды будут обязаны безоговорочно принимать электронные документы как юридически значимые.
В. Т.: То, что государство не торопится уйти от документов на бумаге, с одной стороны, действительно является следствием непонимания преимуществ и возможностей документа в электронном виде, но с другой стороны, здесь есть и объективные причины, связанные с оценкой рисков. Существует ряд комплексных проблем, которые не устраняются через принятие новых нормативно-правовых актов и через принуждение использовать электронную форму документа, хотя без этого тоже не обойтись на определенном этапе.
Проблема заключается в том, что механический перевод в электронный формат традиционных «бумажных моделей» тех или иных деловых процессов зачастую имеет даже негативный результат. Реальная же цифровизация подразумевает создание новых, «цифровых моделей». Посмотрите, например, на многолетнюю уже историю с электронными трудовыми книжками. Казалось бы, что сложного в создании персональной Excel-таблицы, в которую заносились бы данные о трудовом стаже работника? Но практика показывает, что такой вариант нежизнеспособен. Создание электронной книжки требует комплексного решения задачи по трансформации системы управления персональными компетенциями и репутацией человека.
itWeek: Значит, регулирование — это не первоначальная задача. С чего же надо начинать?
В. Т.: С понимания дополнительной ценности, которую можно получить от ЭД. Первым шагом комплексного решения задач в сфере электронного документооборота должно стать осмысление сути электронного документа и той дополнительной ценности, которую он мог бы дать и гражданину, и бизнесу, и государству. Пока же основная ценность электронной формы свелась к возможности быстро переслать информацию по сети. Но этого сегодня уже явно недостаточно. Ценность должна заключаться в новом качестве самого содержимого документа. Преимущества ЭД состоят именно в технологических и управленческих возможностях работы с его контентом. А это в свою очередь и есть одна из отличительных характеристик электронного документооборота нового качества.
itWeek: Что же в этой связи предлагает новый подход к электронному документообороту?
В. Т.: Первичная задача — понять, что информационные технологии меняют подход к документообороту кардинальным образом. Придется определить эти изменения и зафиксировать особенности бумажного документа и особенности того документооборота, который на сегодня сложился. Найти, исследовать и формализовать отличительные характеристики подмножества электронных документов нового качества, которые в тех или иных системах уже отчетливо проявляются. Ведь постановка вопроса о версии 2.0 предлагает задуматься, с одной стороны, о новых свойствах и том функционале, который необходимо реализовать, а с другой — о принципах и способах перепроектирования текущей версии документооборота. Тут было бы очень полезно провести сравнительный анализ — «как есть» и «как должно быть». Ряд общих факторов и определенных гипотез по новому качеству электронного документа уже сегодня можно обозначить и объяснить.
itWeek: Нужно ли затевать такую «трансформацию» понимания сферы управления документами именно сейчас? Есть ли в ней реальные потребности у производителей и потребителей ПО, существуют ли технологические возможности?
В. Т.: Я бы сказал иначе: это нужно было начать делать вчера, но лучше поздно, чем никогда. Всё сказанное идет только в контексте понимания того, что задачи по электронному документообороту 2.0 сегодня уже можно не только ставить, но и успешно решать. Во-первых, технологический стек достаточно мощный, чтобы закрыть большинство тех вопросов, которые стоят, — от идентификации до машинного обучения. Во-вторых, уже наработаны практики проектного управления и инвестирования, соответствующие подобному классу задач. И в-третьих, сложность целей, которые необходимо достигать, на сегодня дошла до того уровня, когда отдельными «заплатками» на «лоскутную автоматизацию документооборота» не обойтись — нужно что-то более существенное.
У бизнеса обостряются задачи управления специализированным контентом, который растет практически по экспоненте, а у государства наметился переход к цифровому будущему — национальный проект по развитию цифровой экономики. Количество и сложность информации и обращаемых документов кардинальным образом увеличиваются. А это, несомненно, является фактором, подталкивающим к активным изменениям. Так что все предпосылки, мне кажется, на сегодня складываются удачно. Вопрос только в том, кто первый и когда воспользуется догадкой, как обновить электронный документооборот до стабильной второй версии.
itWeek: Спасибо за беседу.
