Более 40 лет Челябинский автомеханический завод (ЧАМЗ) является одним из важнейших поставщиков деталей для карбюраторных, дизельных и инжекторных двигателей на ведущие моторные и автомобильные заводы России и стран СНГ. За все годы работ у завода сформировался внушительный бумажный архив различных документов, начиная от проектов и схем изделий и заканчивая организационно-распорядительной документацией. Было принято решение о переводе бумажного архива в электронный и формирование рабочего архива текущих документов. Основными требованиями к системе являлись: перевод документов из бумажного вида в электронный; упрощенный поиск документов (желательно настраиваемый, с запоминанием историй поиска и возможностью формировать шаблоны поиска); разграничение пользователей по группам с правами доступа к документам; доступ к базе архива с мобильного устройства; формирование различных видов отчетов; наличие механизмов распознавания текста для индексирования документов по содержимому, с целью дальнейшего поиска документа по содержимому; возможность установки сервера под ОС Linux; наличие механизмов автоматического создания инкрементных резервных копий системы в несколько мест; периодическая проверка целостности базы данных, её оптимизация; наличие инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы силами заказчика.
После проведения анализа рынка электронных архивов документов начальником отдела информационных технологий завода была дана рекомендация о внедрении решения от компании «Этлас-Софт», так как она полностью соответствовала всем поставленным требованиям.
После формирования структуры архива, заведения пользователей, формирования справочников и настройки карточек документов был сформирован перечень отчетов и настроены механизмы по созданию автоматических резервных копий базы данных и базы документов в несколько мест.
На сегодняшний день происходит перевод документов из бумажного вида в электронный, что позволит сэкономить дополнительные площади, в разы сократит использование бумаги и значительно упростит сотрудникам завода доступ к нужным документам.
Также началась работа центрального аппарата завода в сформированном архиве текущих рабочих документов. В дальнейшем планируется подключить к работе в архиве максимальное количество сотрудников и начать настройку процессов согласования и разработки документов.
