«Газпром комплектация» развивает управление совещаниями и взаимодействие сотрудников в DIRECTUM. Ежегодно в компании проводится более 800 совещаний, а по итогам выдается до 2500 поручений. Чтобы сократить затраты на подготовку к встречам и усилить контроль над исполнением поручений, специалисты «Газпром комплектация» разработали собственное решение. Теперь на единый управленческий портал выведена вся необходимая информация.
В первую очередь был разработан единый инфографический отчет для руководителей, который отражает производственную деятельность компании на портале. Все показатели в отчете кликабельны — при необходимости можно обратиться к исходным данным: от показателей выполнения плана до состояния МТР в разрезе направлений деятельности компании. Благодаря сводному представлению информации и наглядной инфографике руководитель может быстро оценить ситуацию и принять решение, основываясь на фактах.
Еще одно решение для портала — «Совещания». По каждой встрече в системе DIRECTUM создается карточка. В ее основе лежит информация об организаторах, участниках, о месте и форме проведения, а также о документах, на основании которых проводится совещание.
Отслеживать поручения из протоколов помогает решение «Поручения». Руководители могут контролировать работы по объектам строительства, по департаментам, контролирующим исполнение, или по фамилиям сотрудников. Карточка поручения на портале содержит информацию об исполнителях, сроках, контрольных мероприятиях. Аналогичная карточка создается в DIRECTUM и отправляется задачей. Ход исполнения отслеживается как в ECM-системе, так и на портале. В результате количество просроченных поручений сократилось на 30%, а число невыполненных — снизилось на 60%.
Также на портале появился «Кабинет работника товарного управления», где представлена информация о стадиях работы с заявками на позиции МТР в различных разрезах: по закупочным процедурам, по договорам, по потребностям и их статусу. Данные по процессам поставок и финансово-хозяйственной деятельности берутся из системы учета МТР на основе SAP R3.
Чтобы усилить горизонтальное взаимодействие, в «Газпром комплектации» создана корпоративная социальная сеть. Сотрудники могут подписываться на записи конкретных пользователей, создавать сообщества с новостями отдела или группы.
Благодаря интеграции с «1С: Зарплата и управление персоналом» в социальной сети отображается информация о местонахождении сотрудников: на месте, в командировке или в отпуске. Информация о замещениях дублируется из справочника системы DIRECTUM: указывается срок отсутствия сотрудника, и кто исполняет его обязанности.
Также из 1С подхватываются данные о графике отпусков, командировок и т.д. Портал дает возможность быстро оформить заявление на отпуск и отправить его в DIRECTUM на согласование. Это позволило минимизировать количество обращений в отдел кадров.
С развитием корпоративной социальной сети стало проще вести групповую работу, повысилась вовлеченность сотрудников в обсуждение проектов и жизнь общества. Проект однозначно признан успешным и уже получил высокую оценку на конкурсе DIRECTUM Awards 2017.
