«АЛВ Груп» объявила о завершении внедрения системы управления договорами для Microsoft Office 365 в белорусской компании «ПарфюмБытХим». Заказчик — быстрорастущий торговый холдинг — по мере расширения бизнеса и роста числа контрагентов стал сталкиваться с необходимостью ускорить процесс согласования договоров с партнерами без ущерба для безопасности и надежности работы с документами. Использование в «ПарфюмБытХим» облачных сервисов Office 365 сделало системы, работающие в этой среде, предпочтительным выбором для решения задач документооборота, по сравнению с традиционными решениями. В этой ситуации компания «АЛВ Груп» смогла предложить лучшее сочетание широких функциональных возможностей, открытых стандартов и оптимальной цены. После непродолжительного тестирования заказчик принял решение о внедрении системы «Управление договорами 4.0» в качестве основной системы автоматизации договорной работы в холдинге.

Система «Управление договорами 4.0» является дальнейшим развитием популярной системы согласования юридических документов, присутствующей на рынке уже более 5 лет и входящей в общую линейку систем автоматизации бизнес-процессов «Документооборот 365». Основные преимущества новой версии по сравнению с предыдущими:

  • добавлено делегирование полномочий согласования с / без подтверждения. Согласующий может передать право согласования другому человеку;
  • добавлена возможность назначать группу людей на роль в цепочке согласования;
  • добавлена возможность ввода информации о контрагенте во время согласования договора;
  • реализован контроль юр. отдела главной компании над договорами, составляемыми в дочерних компаниях;
  • переработана корневая страница, теперь она одновременно представляет состояние всех основных бизнес-процессов;
  • добавлена возможность работы с европейскими юридическими лицами;
  • введена возможность выбирать последовательную или параллельную цепочку согласования;
  • добавлена возможность работы с системой из Microsoft Teams.

Как и предыдущие версии, система выполнена в формате Microsoft SharePoint AddIn, обеспечивающем сохранение работоспособности системы при обновлении и развитии SharePoint Online. Среди других преимуществ работы в Office 365 — разграничение доступа к документам, поддержка версионности документов, встроенная система защиты от вирусов, восстановление потерянных данных, работа с любыми мобильными устройствами и адаптация интерфейса системы под размеры мобильного устройства.

«Ключевые преимущества системы управления договорами, внедренной в нашей компании — простота и универсальность настройки различных вариантов процесса согласования и возможность участия в процессе сотрудников, находящихся вне офиса. В сочетании с широкими возможностями Microsoft Office 365 это делает решение „АЛВ Груп“ мощным драйвером ускорения бизнес-процессов и важнейшим элементом цифровой трансформации нашего бизнеса», — заявил Алексей Постник, заместитель директора ГК «ПарфюмБытХим» по ИТ.

«Наша система не просто ускоряет согласование документов, — отметил Сергей Савинов, генеральный директор „АЛВ Груп“. — Новые возможности повышают гибкость и наглядность процессов согласования, а дополнительные инструменты позволяют автоматизировать управление работой всех участников процесса».