Ничто так не сплачивает команды, как личные встречи. Но при некотором планировании виртуальные встречи могут быть столь же увлекательными, интерактивными и веселыми, пишут на портале InformationWeek представители компании PagerDuty — инструктор по гибкости Саймон Даркен и менеджер по инжинирингу надежности сайта Дэйв Бресай.

Раз в год инженеры, обеспечивающие надежность сайта PagerDuty, собираются вместе на три дня. Поскольку команда разбросана по трем часовым поясам в США и Канаде, личные встречи происходят редко и имеют особую ценность. Мы используем такие встречи для тщательного обсуждения состояния команды, долгосрочных планов, уточнения и актуализации миссии нашей команды и просто для совместного времяпрепровождения.

Но по соображениям логистики и финансов трудно собрать команду чаще, чем раз в год. Так что нам делать?

Решением является виртуальная встреча. С помощью ноутбука, некоторых инструментов организации онлайнового сотрудничества и магии Интернета виртуальные встречи позволяют командам вести регулярные тематические дискуссии и обсуждать долгосрочные планы, наслаждаясь комфортом у себя дома.

Имея за плечами несколько успешных виртуальных встреч, мы хотели бы поделиться некоторыми советами, касающимися их эффективного проведения.

За несколько недель до встречи

Попросите членов команды назвать ряд потенциальных тем для обсуждения и подготовьте список тем. Повестка дня виртуальной встречи должна быть такой же, как у личной встречи. Если тем оказалось слишком много, проведите голосование и включите в повестку те, которые наберут наибольшее число голосов.

Выберите инструмент организации видеоконференций. Мы используем Zoom и Gallery View, чтобы видеть всех членов команды одновременно. Заранее приобретите и снабдите членов команды необходимыми принадлежностями. Помните, что доставка займет некоторое время, особенно доставка международной почтой.

Составление расписания

Запланируйте время, которое всех устраивает и позволяет делать перерывы. Между сессиями должен быть хотя бы один перерыв на 15 мин., а в середине встречи перерыв на 30 мин.

Отведите достаточное время каждой предложенной командой теме. Назначьте одного из членов команды для ведения каждой сессии и управления дискуссией.

Оптимальная продолжительность виртуальной встречи — 4 ч в день, за которые состоятся примерно четыре сессии. Рекомендуется провести встречу в течение двух дней, по 4 ч в день.

День виртуальной встречи: организация

Мы знаем по опыту, что встреча проходит лучше, если каждый участвует в ней удаленно.

Побуждайте членов команды работать из дома, если у них имеется надежное подключение к Интернету. Для каждого из тех, кому придется работать в офисе, следует зарезервировать отдельную комнату. Всем необходима тишина, чтобы микрофоны оставались включенными на протяжении всей встречи.

Уведомите других сотрудников, что ваша команда будет недоступна. Члены команды также должны выйти из чатов и социальных сетей.

В начале дня огласите основные правила. Напомните, что каждый должен проявлять заинтересованность и уважение к другим, участвовать в обсуждении и избегать отвлекающих факторов.

Наиболее трудные темы ставьте на обсуждение первыми, пока люди еще не устали.

Следует не просто говорить с членами команды, а вовлекать их.

Ведите запись сессий, чтобы никто не отвлекался на составление заметок, а в последующем распространите ее среди членов команды. Мы изучаем записи, чтобы выделять темы, требующие действий, составлять планы проектов и т. д.

Проведение сессий

Ведущий должен стимулировать и модерировать обсуждение. Предоставьте каждому возможность высказать свое мнение. Чтобы поддержать обсуждение, попросите команду заниматься также самомодерированием. Строго придерживайтесь повестки дня и графика. Затягивание одной сессии будет иметь каскадный эффект и сократит время обсуждения других тем. Во время виртуальных встреч дискуссия, естественно, ведется медленнее, поскольку участники не находятся в одном помещении. Если члены команды заранее проведут исследования, это поможет сэкономить время за счет того, что перед встречей они пообщаются лично.

Избегайте совместного использования экранов во время сессий, поскольку это не позволит видеть всех членов команды. Кроме того, использование инструментов организации сотрудничества вроде Trello или Google Docs позволяет видеть на своих компьютерах текущие обновления.

Мозговые штурмы особенно подходят для использования инструментов организации сотрудничества в реальном времени. Например, при использовании Trello возможность создавать карточки, обмениваться ими и выражать с ними согласие является прекрасной заменой «белой доски» или стикеров. Trello позволяет также вести динамическую дискуссию, когда обратная связь с членами команды дополняет статичную повестку дня.

Люди должны иметь возможность легко показать, что им есть что сказать. В Zoom вы можете использовать функцию «Поднять руку». Но мы применяем более забавный прием. Каждому участнику была послана цветная шляпа, которую он надевает, когда хочет высказаться. Модератор видит эти шляпы и предоставляет слово в том порядке, в каком они были надеты. По окончании выступлений участники снимают шляпы.

Упростите невербальные коммуникации. Важно видеть реакцию людей на обсуждаемую тему. Мы поднимаем зеленые или красные звезды, чтобы показать согласие или несогласие с выступающим. Это придает сессиям большую интерактивность.

Основные выводы

Ничто так не сплачивает команды, как личные встречи. Но при некотором планировании виртуальные встречи могут быть столь же увлекательными, интерактивными и веселыми.

Будьте креативны, находите способы стимулировать участие и сотрудничество. Тщательно продумывайте повестку дня и тратьте время на подготовку, чтобы гарантировать успех. В день встречи уравняйте всех участников посредством удаленного доступа.

Поскольку компании все чаще используют распределенную рабочую силу, необходимо найти способы собирать команды в одном месте. Виртуальные встречи — лишь один из вариантов, который вы можете добавить в свой набор инструментов.