С момента появления двадцать лет назад самого понятия «управление корпоративным контентом» (ЕСМ) направление «управление архивами» было одной из ключевых составных частей всего этого комплекса задач. Тогда (да и сейчас) под этим термином понимались вопросы долгосрочного (и даже вечного) хранения важных документов (records) с учетом внешних (определяемых на государственном уровне) нормативных требований.
Однако в последние годы термин «электронные архивы» стал чаще использоваться для обозначения другого класса задач. Речь идет о создании единых корпоративных хранилищ (или едином управлении набором специализированных хранилищ) самых разнообразных документов, необходимых в текущей операционной деятельности предприятий. Само появление такого класса задач отражает важный переломный момент в российской сфере управления документам: мы видим переход от автоматизации отдельных бизнес-участков к комплексному управлению информационным пространством организации. Переход от внедрения отдельных систем электронного документооборота (СЭД) к полноценному воплощению концепции ECM, которая во многом изначально базировалась на идее единого хранилища документов.
Вполне очевидно, что реализация такой задачи диктует необходимость определенных (а может, и существенных) изменений в требованиях к техническим средствам, в методологии выполнения проектов (со стороны как заказчиков, так и исполнителей) и т. д. Возникают трудности, которые нужно решать совместными усилиями разработчиков, внедренцев и пользователей. Именно эти вопросы мы обсудили с представителями ряда ведущих ECM-поставщиков.
Почему тема электронных архивов стала актуальной?
Для ответа на этот вопрос нужно вспомнить историю развития ECM-направления в России. С середины
Однако ситуация стала быстро меняться в начале нынешнего десятилетия: организации стали переходить от использования бумаги к электронным форматам, а сама сфера управления документами вышла за пределы канцелярии, охватывая широкий круг финансовой, проектной, складской и прочей документации. Отдельной темой стал перевод в электронный вид уже имеющихся бумажных архивов.
Об этом говорит коммерческий директор «Логики Бизнеса» Георгий Подбуцкий, ссылаясь на опыт своей компании: «Задача создания операционных архивов актуальна, мы наблюдаем рост спроса по этому направлению. Востребованность вызвана масштабным переходом заказчиков на электронный документооборот и накоплением критической массы данных, что требует повышенной скорости обработки документов и обеспечения удобного использования их в работе». По его мнению, именно поэтому сегодня наиболее востребованы системы массовой обработки входящих документов (финансовых, кадровых, досье клиентов и др.), а также централизованные архивы, которые позволяют систематизировать документы, избавиться от их дублирования, высвободить базы данных сторонних решений и многое другое. В конечном счете архивы помогают сокращать затраты. Например, один из заказчиков «Логики Бизнеса» в банковском секторе благодаря использованию операционного электронного архива предполагает экономить до 35 млн. руб. в год.
Впрочем, эксперты отмечают, что по мере роста объемов электронного контента многие компании столкнулись с проблемой появления целого набора хранилищ документов, относящихся к разным предметным областям и привязанных к различным ИТ-системам, что создавало растущие трудности управления ими (в том числе в плане финансовых затрат). Соответственно возникла задача унификации управления электронными документационными ресурсами предприятий, которая имеет много особенностей в зависимости от конкретных задач организаций.
В этой связи директор по исследованиям и разработками (R&D) компании DIRECTUM Артём Пермяков обращает внимание прежде всего на изменения в самих подходах к хранению информации: «Если раньше электронные архивы создавали для ускорения доступа к сканам документов, имеющих бумажный оригинал, то сегодня у компаний есть стремление переводить корпоративный контент полностью в электронный вид, и эту информацию в изначально цифровом виде тоже нужно где-то хранить. Хотя электронные документы генерируются в разных системах с разными целями, сами правила и процедуры хранения должны быть одинаковыми. Поэтому все чаще в крупных компаниях и возникает идея создать единый корпоративный архив, который, в свою очередь, делится на несколько пластов: оперативное хранилище, временное хранилище и долговременное хранилище. В идеале все три вида архивов стоит совместить в одной системе, чтобы не дублировать одни и те же функции в других системах, изначально не предназначенных для хранения документов, например ERP».
Руководитель ECM-направления корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов отмечает, что сегодня еще не настало время, когда заказчик изначально создает единую системы электронного архива сразу для всех документов. Точнее, такое уже бывает, но довольно редко. Все же сегодня ИТ-хозяйство предприятия реализуется в виде набора разных ИТ-проектов. У каждого из них есть свои целевые задачи, ресурсы и сроки реализации, а также свой внутренний заказчик, который «двигает» автоматизацию и заинтересован в решении собственных задач, например оптимизации обработки и хранения первичных бухгалтерских документов, где очевидны и понятны любому специалисту выгоды электронного архива. И вот тут зачастую происходит следующее: эффективно работающее решение привлекает внимание коллег из других подразделений и проектов. Добавляются сопутствующие документы и новые подразделения: договора, канцелярия, документы профильной деятельности, техническая документация. Оцифровываются и загружаются накопленные архивы за предыдущие годы. Остальные подразделения компании хотят решать свои бизнес-задачи, отсюда «вырастают» единые корпоративные электронные архивы, которые хранят различные виды документов и интегрируются практически со всеми используемыми ИТ-системами компании.
По мнению председателя правления фирмы «АС» Андрея Авдеева, росту актуальности задачи создания и использования операционных электронных архивов во многом способствовали проекты по обеспечению хранения первичной бухгалтерской документации в компаниях и разного рода документов в банках. При этом крайне востребованным является хранение не только собственно электронных документов, но и сканов бумажных документов. Правда, тут он отмечает, что ситуация со сканами выглядит на практике намного сложнее, чем это виделось поначалу: «Курс на цифровизацию создал некоторую эйфорию, показалось, что акцент делается исключительно на данные реестров, особенно в свете создания Национальной системы управления данными. Но для этого данные должны быть достоверными, а это обеспечивается только актуальными документами — подлинниками документов в электронном виде, которые являются источниками этих данных. Мы считаем необходимым ввести понятие „цифрового профиля документа“ по аналогии с цифровым профилем гражданина».
Готовность ИТ-поставщиков
Появление относительно нового класса задач ставит вопрос о том, насколько ИТ-поставщики готовы к вызовам рынка. Можно ли для подобных проектов использовать уже существующие программные средства или требуется создание чего-то нового? Нужно ли использовать ECM-платформы ведущих мировых вендоров или следует создавать отечественные системы?
Эксперты уверенно говорят о наличии у ИТ-поставщиков всего необходимого — квалификации разработчиков и внедренцев, соответствующих программных средств, способности развития этих инструментов по мере расширения потребностей заказчиков. Собственно о том, что электронные архивы будут нужны заказчикам, было известно давно, вопрос был только в том, когда потенциальные потребности превратятся в реальный спрос. Сейчас это время настало, последние годы все основные поставщики называют автоматизацию архивов одной из ключевых тенденций на российcком ECM-рынке.
«У большинства крупных вендоров уже есть механизмы построения единого операционного электронного архива, текущие ECM-платформы решают основные задачи, создания каких-то новых решений не требуется», — уверен Артём Пермяков. При этом он подчеркивает, что современное программное решение должно сочетать в себе возможности электронного хранилища документов с обеспечением юридической значимости и долговременного хранения. И такие предложения на рынке имеются.
Георгий Подбуцкий больше склоняется к тому, что для реализации проектов по созданию электронных архивов лучше использовать не универсальные, а специализированные, нацеленные именно на этот класс задач решения. В этом случае программные продукты появляются в результате обобщения отраслевого опыта в проектах, связанных с хранением документации различных категорий: технической, финансовой, различных досье и т. д. По его мнению, для достижения идеального баланса между кастомизацией и скоростью внедрения оптимально использовать платформу, в которой уже готово большинство модулей, позволяющих настроить архивы под текущие задачи, а не разрабатывать продукт с нуля.
Что же касается вопроса о возможности использования зарубежных или отечественных разработок, то большинство участников нашего опроса, не возражая категорически против первого варианта, отдают предпочтение второму. При этом подчеркивается, что если во времена подобных дискуссий в отношении СЭД заказчик мог принимать решения исключительно исходя из собственных соображений, то сейчас многим предприятиям нужно учитывать нормативные требования по импортозамещению.
«Российский рынок предлагает отечественные программные продукты, полностью соответствующие мировым стандартам даже в части инновационных технологий, — уверен Александр Кузнецов.— Все основные российские вендоры активно разрабатывают прикладные решения на основе искусственного интеллекта для обработки и управления информацией, которые являются частью ECM-платформ и могут применяться в решениях по внедрению электронных архивов. Не думаю, что заказчики отечественных систем теряют в чем-то, напротив — получают современный функционал и выигрывают в стоимости обслуживания и эксплуатации».
Поддержка нормальной конкуренции — это основа развития рынка, в России уже несколько десятилетий присутствуют как ведущие мировые ECM-платформы, так и зарекомендовавшие себя системы отечественной разработки, которые находятся в промышленной эксплуатации в течение многих лет, успешно пройдя смену поколений операционных систем и масштабные модернизации ИТ-инфраструктуры. Такую же ситуацию сегодня можно наблюдать в сфере электронных архивов, считает Андрей Авдеев. Он уверен, что российские решения вполне успешно конкурируют с зарубежными ECM-платформами, а по ряду характеристик и особенностей даже превосходят их. А какие именно платформы использовать — решать заказчику, исходя из многих факторов: полнота и неизбыточность функциональных возможностей, политика лицензирования, влияющая на стоимость внедрения, качество и оперативность поддержки поставщиком или внедренцами и т. п. и какова в результате совокупная стоимость владения. «Если же стоит задача повышения санкционной устойчивости или соответствия политике импортозамещения информационных систем и технологий, то системы отечественной разработки безусловно предпочтительнее», — считает он.
Артём Пермяков уверен, что преимущество отечественных разработчиков в этой сфере обеспечивается совсем не «запретами на импорт», а тем, что местные специалисты лучше учитывают практику российского архивного делопроизводства. А Георгий Подбуцкий обращает внимание еще на один важный аспект при выборе заказчиком нужной ему программной системы — использование проприетарного или свободного ПО. Он уверен, что у клиента должна быть возможность выбора, и разработчики обязаны ее обеспечить.
Готовность заказчиков
Спрос на создание и применение электронных архивов имеется, но насколько сами предприятия готовы (технически, организационно, финансово) к реализации таких проектов? Какие советы можно дать заказчикам, раздумывающим или уже принявшим решение о выполнении такого проекта?
По мнению наших экспертов, в принципе предприятия вполне готовы к реализации таких проектов, хотя в этом деле есть ряд новых для них нюансов. Как уже говорилось, поначалу архивы документов появляются автономным образом в разных подразделениях, зачастую они создаются на базе разных программных средств, в соответствии с различными нормативными требованиями. И уже потом возникает задача интеграции имеющихся архивов или создания единого хранилища.
«Архивы сегодня нужны и канцелярии, и бухгалтерии, и отделам управления технической документации, и кадровым службам, отдельно существует потребность в автоматизации архивной службы, где обязателен функционал ведения НСА, комплектования, учета выдачи документов, передачи документов на госхранение и т. д.,— напоминает Александр Кузнецов. — Поэтому нужно подходить к задаче комплексно, думать о развитии и исключать избыточность. Грамотный исполнитель всегда сможет помочь заказчику выбрать оптимальное решение, указать на „узкие места“ и выработать эффективную концепцию».
«Заказчики уже четко осознали, что операционные электронные архивы экономят существенные денежные средства, — уверен Георгий Подбуцкий. — Окупаемость подобных продуктов, по нашей практике в банковском секторе, а люди мира финансов умеют считать деньги, составляет от одного до трех лет за счет отказа от бумаги и многократного использования документов». Он советует компаниям начинать с пилотного проекта («слона нужно есть по частям»). Нет смысла пытаться внедрять все и сразу, нужно решить первостепенную задачу, а потом масштабировать систему, увеличивая количество типов документации, бизнес-процессов и тиражируя ее на дочерние общества. Чтобы проект по построению архива был успешным, лучше начать с определения потребности: нужно хранение, оперативная обработка документов, разгрузка информационных систем или что-то еще? Каких документов коснется проект? На основе этих данных следует определить программную платформу для разработки решения. Обращать внимание надо на ее перспективность в ближайшие три года, как она развивается, покроет ли она все потребности.
«Главный совет заказчикам — понять, что именно они хотят: оперативное хранилище с определенной структурой или классический архив, — говорит Артём Пермяков. — Далее им необходимо решить вопросы интеграции различных ИТ-систем, которые будут поставлять документы в архив и пользоваться хранимым там контентом. И еще заказчикам важно продумать пользовательские сценарии обращения к документам в архиве. Например, где будет осуществляться поиск документов — из интерфейса системы-источника или электронного архива. От этих сценариев будут зависеть требования к системе: какие следы оставлять, например, в ERP-системе, как назначать права, где будет находиться единая точка входа для поиска информации и т. д.».
Андрей Авдеев смотрит на вопрос спроса на электронные архивы со стороны заказчиков более приземленно: «Готовность предприятий и организаций во многом зависит от выделенных бюджетов. Мало понимать необходимость, нужно еще иметь средства или уметь убедить вышестоящую организацию выделить финансы, обосновав преимущества и планируемую эффективность в случае внедрения». Он отмечает также другой аспект проблемы — многие заказчики разделяют документооборот и архивное хранение электронных документов, отводя электронным архивам второстепенную роль. И все же в качестве принципиальной позиции он предлагает рассматривать вариант создания единой системы, в которой хранилище электронных документов является базисом, на котором строится электронный документооборот и автоматизируются другие бизнес-процессы, связанные с документами. Именно хранилище должно обеспечивать целостность (неизменность), сохранность и юридическую значимость документа, соблюдение прав и законных интересов авторов документа, возможность использования электронных документов в процессе взаимодействия участников экономической деятельности, включая разрешение споров в суде.
Интеграция архивов с другими ИС
Основная идея создания единого документационного пространства — это информационная интеграция широкого спектра информационных систем компании. И в этой ситуации возникает необходимость решения самых разных вопросов, в том числе в плане взаимодействия разработчиков разных программных продуктов.
«В крупных проектах интеграция требует участия как минимум двух сторон — разработчиков и клиентов, так как последние имеют свои отлаженные бизнес-процессы и любое ПО и его интеграционная часть должны учитывать особенности конкретного заказчика», — подтверждает актуальность вопроса Георгий Подбуцкий. Он считает, что хорошей практикой является наличие у ECM-платформы коннекторов для наиболее распространенных систем под типовые задачи интеграции, такой подход, если его использование возможно в конкретном проекте, ведет к ускорению и удешевлению проектов.
По мнению Артёма Пермякова, чаще всего в проектах по созданию электронных архивов возникает потребность в интеграции ECM- и ERP-систем, в этом случае требуются усилия с обеих сторон, причем речь обычно идет не только о настройке, но и доработке ПО. В первую очередь нужно сразу договориться о формате передачи данных из систем-источников. Например, при контейнерном хранении важно, чтобы возможность сформировать такой контейнер была внутри ERP-системы, иначе необходим специальный сервис, который будет приводить данные, поступившие из разных систем, к единому формату хранения. Второй момент — управление правами доступа. В долговременном архиве это не так актуально, поскольку при передаче на длительное хранение мы ограничиваем доступ для большинства пользователей. А вот в операционном архиве нам важно синхронизировать права на документы. Третий важный вопрос — обеспечение юридической значимости. «К примеру, это может быть реализовано с помощью механизма перештамповки, который обеспечит доказательную базу согласно
Разумеется, сложность интеграционной части проектов по созданию электронных архивов бывает разной, но все же чаще всего без специалистов со стороны прикладных систем сделать требуемое решение невозможно. Высказав этот тезис Александр Кузнецов поясняет, что в компаниях всегда есть «материнские» учетные системы, являющиеся источником информации и документов, проводником бизнес-процессов, к которым подключается электронный архив для бесшовного обмена данными и хранения оперативной информации. Фактически электронный архив формирует единое «окно доступа» к разрозненной информации предприятия, объединяя и данные, и пользователей учетных систем. При этом разработчик может предоставить конечному пользователю разные варианты взаимодействия с архивом: например, через новый «архивный» интерфейс или через привычный интерфейс предметного приложения. При этом нужно иметь в виду, что поскольку возможности современной ECM-платформы намного шире, чем просто поддержка архивов, такая система может взять на себя, помимо хранения, часть корпоративных процессов.
Андрей Авдеев считает, что при современных подходах и существующих инструментах сложностей интеграции с другими корпоративными системами не должно быть, что подтверждается опытом его компании. Правда, если речь идет о необходимости интеграции с «самописной» системой, которая создавалась силами программистов заказчика, то возникает потребность взаимодействия с ее разработчиками, но тоже далеко не всегда — все зависит от уровня компетенций поставщика ECM-решения и накопленного им опыта.
Подводные камни и как их преодолевать
Обычно создание электронных архивов относится к категории крупных проектов, у которых есть одна общая особенность — одинаковых решений даже в рамках отрасли не существует, считает Александр Кузнецов. В этой ситуации для эффективного внедрения необходимы проектный подход, компетенции разработчика и наличие по-настоящему мощного программного продукта, который можно адаптировать под любые задачи. Разумеется, по ходу реализации проекта встречаются разного рода проблемы, но они зависят от специфики конкретной задачи. «За пятнадцать лет внедрения электронных архивов мы видели многое, в одних случаях предъявляются высокие требования к безопасности и защите информации, в других — определенные функциональные, для которых необходима индивидуальная разработка, — отмечает он. — Но почти в каждом проекте одним из важных вопросов является наполнение электронного архива. При этом нужно производить не только сканирование, но и распознавание содержимого документов. Сейчас для этого используются методы искусственного интеллекта и нейронные сети для автоматического распознавания документов. Но задача эта все равно остается достаточно сложной, поэтому мы в некоторых случаях советуем заказчикам отдать сканирование на аутсорсинг или, допустим, использовать типовые решения на базе штрихкодов».
Хотя выше эксперты говорили о высокой готовности заказчиков к реализации архивных проектов, но все же одна из проблем — это как раз недостаточная компетентность заказчиков. «Все же они специалисты в своих предметных областях, а не в создании ECM-решений», — говорит об этом Андрей Авдеев. Он считает, что один из главных эффектов от создания единых электронных архивов является качественное изменение существующих процессов, сокращение ненужных промежуточных действий персонала заказчика. Эти вопросы должны решаться в тесном взаимодействии заказчика и исполнителя. Эффективным вариантом может быть использование так называемой платформы No-code, с помощью которой эксперты заказчика и его бизнес-аналитики, не владеющие навыками программирования, могут самостоятельно реализовать прототипирование прикладных конфигураций практически «на лету» и убедиться в правильности или порочности своих идей.
Определенной российской спецификой создания электронных архивов является проблема обеспечения юридической значимости хранимых документов (за рубежом такая тема практически не поднимается). Об этом напоминает Артём Пермяков: «Для преодоления трудностей, связанных с обеспечением юридической значимости и интеграцией разных систем, наиболее оптимальным вариантом может быть организация отдельной системы для архива электронных документов, которая будет принимать информацию на хранение из различных источников и обеспечивать внутри себя соблюдение всех процедур». Он отмечает, что в этом случае нет необходимости создавать дополнительные механизмы внутри ERP-системы, изначально не предназначенной для операций архивного документооборота. По этой же причине отдельный архив лучше подходит для реализации всех нюансов классического делопроизводства, например определения в дела в соответствии с принятой номенклатурой. В перспективе операционный электронный архив также можно дополнить возможностями искусственного интеллекта: алгоритм машинного обучения может тренироваться на массиве документов, которые хранятся в архиве, и затем с помощью полученной «умной» модели автоматически классифицировать документы и распределять их по делам.
Другой важный «архивный» аспект: передача электронных документов в государственные архивы. Тут возникает много вопросов чисто организационного характера, которые должны быть определены на нормативно-законодательном уровне, чего до сих пор не сделано. «Как обеспечить пользователей электронными подписями, какие ЭП необходимо использовать и список таких вопросов можно продолжать, — говорит об этом Артём Пермяков. — Есть и трудности ментального характера, которые необходимо учесть на уровне культуры организации. В частности, кто именно будет ответственным за электронный архив? Далеко не всегда ответственными за внедрение стоит назначать архивистов и специалистов по классическому архивному делопроизводству, которые ориентированы на работу с бумагой. В таком проекте могут быть в большей степени заинтересованы ИТ-специалисты или бизнес-пользователи, и важно найти такого двигателя автоматизации внутри компании».
«Самая критичная проблема в области электронных архивов — это ожидания по срокам внедрения, — считает Георгий Подбуцкий. — Поскольку электронные архивы являются обеспечивающими системами, то задача их внедрения часто откладывается и проблема становится перезрелой. Важно сохранять хладнокровие и внедрять систему по частям, развивая проект в течение года-двух, постепенно наращивая функциональность». Он уверен, что многих «подводных камней» можно избежать еще на этапе подготовки проекта: во-первых, выбирать нужно проверенных разработчиков, которые не будут тренироваться в развитии своих компетенций в области построения архивов на «живом» заказчике. Во-вторых, использовать программную платформу, зарекомендовавшую себя на рынке.
