Торговый дом «Башкирская химия», «Башкирская содовая компания» и «Березниковский содовый завод» теперь обмениваются электронными документами в Synerdocs. Благодаря сервису предприятия группы «БАШХИМ» ускорили обработку распоряжений на отгрузку продукции, сократили расходы на пересылку и хранение документов, обеспечили прозрачность операций.

Инициатором внедрения электронного документооборота с помощью Synerdocs стал Торговый дом «Башхим» — генеральный дистрибьютор АО «Башкирская содовая компания» («БСК») и АО «Березниковский содовый завод». Продукция предприятий группы «БАШХИМ» через Торговый дом поставляется как на внутренний рынок России и в соседние страны, так и в десятки государств Европы, Азии, Африки, Северной и Южной Америки. Самый узнаваемый продукт «БСК» и Группы «БАШХИМ» — желто-оранжевая пачка «Сода пищевая».

Торговый дом «Башхим» был создан в 2013 году. С этого момента сотрудники компании работают в ECM-системе DIRECTUM. Переход на межкорпоративный документооборот (МКДО) стартовал в 2018 году.

Первым этапом автоматизировали взаимодействие с поставщиками продукции — «Башкирской содовой компанией» и «Березниковским содовым заводом». С конца 2018 года предприятия группы «БАШХИМ» обмениваются не только электронными распоряжениями, но и универсальными передаточными документами (УПД). Ежемесячный объем документооборота — до 9 000 экземпляров.

«Автоматизация электронного документооборота внутри группы компаний „БАШХИМ“ значительно упрощает взаимодействие структурных подразделений, делает документооборот абсолютно прозрачным, надежным и безопасным, — отметила Гузель Хафизова, исполнительный директор Торгового дома „БАШХИМ“. — В наших планах — расширение границ межкорпоративного электронного документооборота — переход на обмен с внешними контрагентами. Подобные решения — это лучшие мировые практики, которые обеспечивают прозрачность бизнес-процессов и повышают эффективность взаимодействия как с клиентами, так и с фискальными органами власти».

Чтобы выстроить единый непрерывный процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов, потребовалось интеграционное решение. В его работе задействованы система «Галактика ERP», ECM-система DIRECTUM, сервис обмена юридически значимыми документами Synerdocs:

Интеграционное решение позволило профильным подразделениям компаний группы «БАШХИМ» работать в привычных интерфейсах систем: чтобы отправить или получить первичную документацию или распоряжение, не нужно подключаться к веб-клиенту сервиса обмена. Для удобства пользователей созданы разные режимы выгрузки документов. Доступ к ним для каждой организации настраивается отдельно.

«Благодаря переходу на МКДО мы значительно сократили время на подготовку документов, ускорили их прохождение по цепочке согласования, подписания и т.д. Теперь этот процесс занимает считанные минуты, — отметил директор департамента ИТ Торгового дома „Башхим“ Дмитрий Сидоров. — Мы исключили потери распоряжений на отгрузку продукции и избавились от рутинного бумажного обмена первичными документами.»

В ближайшее время торговый дом «Башхим» планирует перейти на электронный документооборот с внешними контрагентами. В их числе крупные дистрибьюторы, торговые компании и производства — тысячи предприятий, в которые поставляется продукция. Такой переход призван не только ускорить сам документооборот, но и обезопасить контрагентов от действий мошенников.

«Опыт группы „БАШХИМ“ — пример того, как крупный холдинг может использовать электронный документооборот для успешного решения множества задач, — отметил руководитель бизнес-направления Synerdocs Иван Агапов. — Оценив возможности системы DIRECTUM, компания решила масштабировать эффект — выстроить межкорпоративный документооборот — обмен распоряжениями на отгрузку продукции в электронном виде».