В преддверии намеченной на 24 апреля 2019 г. конференции «Современный цифровой офис — 2019» редакция itWeek обратилась к спикерам конференции с предложением поделиться своим видением роли и места цифрового офиса в условиях глобальной цифровой трансформации, дать рекомендации по цифровизации офисных задач и рассказать о том, какую тему докладчик собирается осветить в своем выступлении.

Вот что нам сообщил Алексей Асафьев, независимый эксперт, кандидат технических наук, более 35 лет проработавший в сфере исследований, разработок и продаж ПО, в том числе более 15 лет — на руководящих позициях в крупнейших мировых компаниях — производителях ПО.

Как вы оцениваете современный тренд цифровой трансформации?

Считается, что о цифровой трансформации заговорили с середины 2000-х, но настоящий поток сначала публикаций, а потом и проектов начался спустя примерно 10 лет. Этого времени хватило, чтобы понять, что цифровая трансформация — это не очередной пузырь, а долговременный тренд, которому нельзя не следовать. С учетом сравнительно небольшого времени, прошедшего с момента осознания неизбежности цифровой трансформации, можно констатировать, что этот тренд успели поймать разве что крупные компании. Огромное число средних предприятий, не говоря уже о малых, остается до сих пор в стороне от цифровой трансформации. И, к сожалению, часто за цифровую трансформацию выдают обычные проекты автоматизации, не вносящие принципиальных изменений в стратегию и бизнес-процессы компании.

Какое место здесь занимает цифровизация офиса как неотъемлемого компонента бизнес-инфраструктуры организаций?

На мой взгляд, говорить о настоящей цифровой трансформации можно только тогда, когда современные технологии используются не для решения отдельных задач, а для изменения всего образа деятельности компании, для коренного изменения бизнес-процессов, включая связанные с управлением самой компанией. То есть, полноценная цифровая трансформация компании невозможна без построения полностью цифрового офиса.

Какие преимущества получат организации от реализации проектов цифровизации офисов?

Например, экономический эффект даже от небольшой системы, позволяющей проводить «электронные» совещания, составляет от нескольких миллионов до десятков миллионов рублей в год. Эффект от полностью цифрового офиса должен быть несоизмеримо больше. Но следует учитывать и косвенные эффекты от создания современного цифрового офиса, например его влияние на повышение корпоративной культуры в компании.

Какие основные виды офисных задач требуют первоочередной цифровизации? Какие технологии будут играть ключевую роль в процессе цифровой трансформации офиса?

В большинстве крупных и многих средних компаниях типовые офисные задачи — управление документами, задачами/поручениями, рабочим временем и т. п. — автоматизированы. Но лоскутная автоматизация часто не помогает, а только затрудняет создание цифрового офиса.

В современной организации рабочее место должно само следовать за сотрудником, независимо от того, направляется ли он в соседний отдел или в дальнюю командировку. Это требует мобильности и облачных хранилищ. В цифровом офисе не должно оставаться примитивных, не требующих творческого обдумывания, процессов обработки информации. Отсюда вытекает требование к роботизации. В цифровом офисе также должна быть полностью автоматизирована работа с добычей и анализом всех имеющихся данных и обеспечено их представление на всех рабочих местах, где это необходимо. Также должны быть под рукой средства, позволяющие быстро собирать рабочие группы для решения отдельных задач или вопросов. Это требует обеспечения постоянного доступа как к классическим инструментам удаленной и коллективной работы, так и к продвинутым средствам класса Adaptive Case Management и к системам управления «электронными» заседаниями.

С какими трудностями технологического, организационного и правого характера могут столкнуться организации в проектах цифровизации офисов?

Как правило, офисная автоматизация исторически шла снизу-вверх, то есть изначально ставилась задача автоматизации, например, документооборота, а не создания полностью цифрового офиса с ее декомпозицией на задачи автоматизации отдельных процессов. Наличие действующих систем автоматизации может затруднить задачу создания полностью цифрового офиса. Другая возможная проблема — недостаточный уровень корпоративной культуры. И еще одна проблема — малое число независимых консультантов, которые хорошо знают современный ИТ-рынок и могут предложить клиенту то, что ему действительно надо, а не то, что есть сейчас у них.

Как обеспечить защиту данных и безопасность цифрового офиса?

Современный цифровой офис должен быть облачным. Но сейчас облачное хранение широко используется или в самых крупных компаниях (частные облака) или в самых малых компаниях (публичные облака), которые не боятся экономить. Технически обеспечить безопасность можно уже для любых компаний и облаков, но предвзятость остается.

Какую тему вы собираетесь осветить в своем докладе на конференции? Какую практическую пользу слушатели смогут вынести из вашего доклада?

Мой доклад посвящен вариантам решения сравнительно узкой, но важной задачи цифровой трансформации коллегиальных органов управления. Такая трансформация может не только сэкономить несколько часов в неделю для занятых руководителей, ежедневно тратящих часы на необходимые заседания и совещания, но и стать тем катализатором, который побудит руководство компаний приступить к полномасштабной цифровой трансформации всей компании или организации.

Это будет первый в России публичный анализ преимуществ и недостатков известных систем автоматизации работы коллегиальных органов, который должен стать полезным для всех компаний и организаций, руководители которых участвуют в заседаниях и организуют совещания и должен помочь осознано выбрать именно ту систему, с которой можно начать цифровую трансформацию или сделать ее технологии доступными и полезными для высшего руководства компании.

Зарегистрироваться для участия в конференции «Современный цифровой офис — 2019» можно на сайте.