Вашей компании необходимы инструменты управления корпоративным контентом (ECM)? Независимый консультант и преподаватель Гренобльской школы менеджмента Пэт Бранс приводит на портале TechTarget пять примеров, иллюстрирующих, как ECM решает проблемы управления контентом и соблюдения требований регуляторов, с которыми часто сталкиваются компании.

Компаниям, рассматривающим вопрос об инвестициях в ECM, следует начать с вопроса, оправдают ли потенциальные преимущества понесенные затраты. ECM требует денег, времени и усилий.

Важно обосновать инвестиции с помощью наглядных примеров рентабельности и операционной эффективности. Но какие важнейшие потребности компании в управления контентом могут быть удовлетворены с помощью ECM?

Учтите, должна ли компания соблюдать отраслевые нормы и подлежит ли ее обращение с документами правительственному надзору. Компании могут также обосновать необходимость ECM как ресурса, помогающего соблюдению требований регуляторов.

Иной способ обосновать такие инвестиции — посмотреть, как другие компании используют ECM для решения разнообразных проблем управления контентом, и выявить, какие именно возможности ECM они используют для удовлетворения своих потребностей.

1. Базовые сервисы совместного использования файлов и библиотечные услуги

В основе своей ECM начинается с базовых сервисов совместного использования файлов и библиотечных услуг. Управление осуществляется в подключенном к сети репозитории. Отдельные сотрудники и группы, которым предоставлены право доступа и полномочия, могут входить в репозиторий, создавать, читать, обновлять и удалять хранящиеся в нем файлы.

Контроль доступа обычно строится иерархически. Доступ предоставляется либо по фамилиям, либо по выполняемым функциям (ролям). Инструменты ECM предоставляют возможность совместного использования документов и механизмы мгновенного уведомления сотрудников о модифицированных файлах.

Многие приложения ECM поддерживают библиотечное обслуживание с предоставлением входа в систему по паролю и выхода из нее. Когда кто-то начинает редактировать файл, возможность его модификации другими людьми блокируется или выдается предупреждение, если вносимая одним человеком правка может быть заменена правкой кого-то другого.

ECM появилось в эпоху клиент-серверных вычислений и первоначально предназначалось для операций на собственной площадке предприятия, защищенной брандмауэром. В эпоху облаков предприятия развертывают приложения иначе. Поэтому некоторые переносят системы ECM в облака, где они должны конкурировать с облачными платформами таких вендоров, как Box или Dropbox, полностью использующими предоставляемые облаками преимущества гибкости и расширяемости.

Однако некоторые компании не переносят контент в облака по соображениям безопасности или не могут этого сделать из-за требований регуляторов. Многие выбирают гибридные ECM. Часть контента размещается на собственной площадке, часть в облаке. В таких ECM могут возникать проблемы с лицензированием и с конфигурированием корпоративного поиска для обоих репозиториев. Но последнюю проблему некоторые производители уже решили.

Многие приложения ECM поддерживают Content Management Interoperability Services — промышленный стандарт, позволяющий взаимодействовать продуктам разных производителей. Это важно для крупных предприятий, использующих инструменты управления контентом различных производителей.

2. Управление контентом и записями, соблюдение требований регуляторов

Для многих организаций управление бизнес-документами и другим контентом является главным сценарием использования ECM. Компаниям, которые должны соблюдать требования регуляторов и отраслевые нормы, ECM-системы необходимы для сбора файлов, управления ими, их архивирования и, в конечном счете, уничтожения по прошествии определенного времени.

После адаптации к нуждам компании ECM может обеспечивать соблюдение требований, предъявляемых к конкретной отрасли (например, закона Сарбейнса-Оксли в финансовой сфере или закона о защите информации о состоянии здоровья пациентов HIPAA в здравоохранении), а также требований регуляторов, включая ведомства по контролю качества пищевых продуктов и лекарственных препаратов и министерство обороны.

ECM конвертирует бумажные документы в электронные, хранит их в течение заданного времени и управляет доступом к ним. По истечении срока хранения приложение автоматически архивирует или уничтожает контент в соответствии с имеющимися политиками и процедурами.

После сбора данных посредством сканирования многие приложения ECM категоризируют файлы, чтобы обеспечить простоту поиска и отслеживания на протяжении их жизненного цикла. Некоторые приложения позволяют пользователям помечать отдельные фрагменты, которые обрабатываются не так, как остальные части документов.

Контроль доступа равно важен для управления контентом и для соблюдения требований регуляторов. ECM может гарантировать, что право обновлять или просматривать хранящиеся в репозитории документы будет предоставляться только людям, обладающим соответствующими полномочиями. Таким образом, организации получают возможность управлять модификацией документов.

Кроме того, инструменты ECM позволяют вести проверяемый журнал всех вносимых в документы изменений.

3. Управление бизнес-процессами

Компании также используют ECM для создания потоков работ, связывающих подразделения и географические пункты для поддержки бизнес-процессов на территориально распределенном предприятии и между предприятиями. Эти традиционные инструменты ECM тесно интегрированы с распространенными офисными приложениями, такими как Microsoft Word и Excel. Сотрудники могут использовать эти хорошо знакомые им приложения для просмотра и модификации контента в контексте потока работ.

Большинство систем ECM включает инструменты, помогающие бизнес-пользователям независимо от уровня технической подготовки определять бизнес-процессы, а также средства проведения аудита, позволяющие проследить каждый шаг бизнес-процесса, и аналитические инструменты для выявления неэффективных операций.

4. Подключение репозиториев контента к другим корпоративным приложениям

Некоторые компании используют инструменты ECM для хранения документов, созданных другими корпоративным приложениям, включая CRM, ERP, HR и финансовые системы. Такие приложения могут получать доступ к управляемому с помощью ECM контенту, просматривать или модифицировать его.

Производители систем ECM предоставляют API, которые разработчики и системные интеграторы могут использовать для предоставления доступа к хранящему в репозитории ECM контенту, сохраняя для пользователей возможность по-прежнему работать в имеющемся корпоративном приложении. Например, продавцы могут пользоваться системой ECM и тем не менее просматривать контракты и предложения, созданные в другой системе.

5. Работа мобильных и удаленных сотрудников

Инструменты управления контентом часто включают функции, позволяющие удаленным сотрудникам получать доступ к контенту с мобильных устройств. Для многих компаний это приобретает растущее значение.

Облачная инфраструктура устраняет необходимость для доступа к файлам во время поездок подключаться к корпоративной сети по VPN. Например, подрядчик или разработчик могут использовать свои мобильные устройства для доступа к диаграммам, фотографиям и другим материалам, находящимся в облачном репозитории ECM.

Большинство производителей систем ECM поддерживают гибридное развертывание, когда конфиденциальная информация хранится на собственной площадке предприятия, а прочая в облаке, чтобы мобильные сотрудники, подрядчики и партнеры легко могли получить к ней доступ. Выбравшие гибридное развертывание предприятия получают лучшее из обоих миров — жесткий контроль над частью контента и облачные сервисы.

Многие производители систем ECM предоставляют мобильные приложения, позволяющие сотрудникам просматривать и модифицировать контент на своих смартфонах. Приложения адаптированы к работе на небольших устройствах, которые не всегда подключены к сети. Другое ПО ECM создает контент в формате HTML, который может по-разному отображаться на различных устройствах.

Некоторые производители систем ECM не ограничиваются предоставлением возможности просматривать и модифицировать контент с помощью мобильных устройств и предусматривают функции, позволяющие мобильным сотрудникам участвовать в потоках работ. Мобильные сотрудники могут совершать какие-то действия на мобильных устройствах, сообщать об их завершении и передавать контент на следующий этап бизнес-процесса.

Мобильные функции также предоставляют новые возможности для захвата и презентации данных. Например, объединяя управление контентом с другими данными, сотрудник благотворительного фонда может использовать планшет для ввода новой информации о пожертвовании, используя сведения, которые уже хранятся в ECM. Основываясь на доступных данных, он может также более тонко провести переговоры со спонсором об увеличении размеров пожертвования или о выделении средств на конкретное мероприятие.