ООО ТЛЦ «Белый Раст» — дочернее общество ОАО «РЖД», целью которого является строительство транспортно-логистического комплекса нового поколения на земельном участке площадью 180 га вблизи села Белый Раст Дмитровского района Московской области. C внедрением системы Docsvision работа с большим объёмом документации, сопровождающей проект, переведена в электронный вид.

Реализация проекта строительства предполагает в т. ч. заключение и обслуживание договоров с подрядчиками, большой объем переписки с контрагентами, планирование, постановку и дальнейшее отслеживание исполнения различных задач по проекту. Работа с корреспонденцией, согласование и подписание договоров, подготовка протоколов заседаний и формирование поручений по ним с последующим отслеживанием исполнения проводились вручную — это не только требовало временных затрат сотрудников, но и не исключало влияния человеческого фактора. Поскольку эта деятельность косвенно влияет на соблюдение сроков выполнения строительных работ, было принято решение о повышении её эффективности.

Проектной командой заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации, выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы. Эксперты «Смарт-Докс» провели аудит существующих процессов обработки корреспонденции, договоров, а также планирования и отслеживания задач, поставленных в ходе совещания. В процессе интервью сотрудников заказчика собраны и систематизированы основные требования к реализации перечисленных видов документов. После подготовки и согласования технического задания, были выполнены настройка решения в инфраструктуре заказчика и тестирование разработанного на базе Docsvision 5.4 функционала. Было проведено обучение сотрудников ООО ТЛЦ «Белый Раст» работе в системе.

После завершения проекта внедрения вся переписка ООО ТЛЦ «Белый Раст» как с внешними организациями, так и внутри подразделений, договорная работа, планирование и отслеживание работ по строительству транспортно-логистического комплекса полностью ведутся в системе Docsvision.

Автоматизировано выполнение таких делопроизводственных процессов, как учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем, подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров. Отслеживание исполнения условий договоров, формирование протоколов заседания, постановка поручений и отслеживание их выполнения.

Результаты внедрения СЭД в «ТЛЦ «Белый Раст» подтверждаются следующими изменениями: проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. Docsvision содержит информацию по всем договорам и связанным с ними документам. Сократились сроки согласования документов, промежуточные версии перестали теряться. Значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в компанию письма, автоматически выполняется формирование и ознакомление сотрудников с задачами, обозначенными в ходе совещаний. Статус выполнения поставленных заданий можно отследить в системе документооборота, а исполнительская дисциплина в компании стала лучше благодаря тому, что роль контролера в срок берет на себя система Docsvision.

Благодаря участию в проекте внедрения экспертов «Смарт-Докс», удалось не только автоматизировать операции с документами, но и найти слабые стороны в имеющихся бизнес-процессах и оптимизировать их. ТЛЦ «Белый Раст» удалось сократить финансовые издержки по этим направлениям, что являлось одним из главных ожиданий от внедрения системы электронного документооборота на платформе Docsvision.