Специалистам, работающим с договорами, часто требуется сравнить две версии одного документа: например, после очередного круга согласования или возврата от контрагента. Новое решение DIRECTUM «Сравнение документов» ускоряет процесс сравнения и уменьшает вероятность ошибки из-за человеческого фактора.
Благодаря автоматизации сравнения пользователи ECM-системы не тратят рабочее время на вычитку новой версии документа. Компания приобретает дополнительную защиту от убытков, к которым может привести незамеченная правка от контрагента.
Сравнение версий выполняется с помощью механизма, разработанного компанией DIRECTUM. Для его запуска достаточно пары кликов. Сравнить можно две версии документа или документ ECM-системы с файлом на компьютере. В результате сотрудник получает отчет с визуализацией отличий.
В некоторых документах, например, скан-копиях, нет текстового слоя, который нужен для сравнения. Для его извлечения используются интеллектуальные сервисы Ario. В итоге исчезает необходимость построчно сличать бумажную копию с электронной.
Таким образом, механизм позволяет быстро выявить правки, который внес контрагент. Решение также удобно использовать при согласовании проекта договора внутри компании: на очередном круге согласования сотрудник не перечитывает весь документ, а просматривает только изменившиеся места.
По умолчанию решение нацелено на работу с договорами. Однако, оно легко адаптируется под нужды компании — можно использовать его для сравнения любых документов.
Автоматизация сравнения приносит эффект для бизнеса. Сокращаются трудозатраты на сравнение документов. Сотрудники не тратят рабочее время на сопоставление текстов и могут сосредоточиться на других задачах. Уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора. Усталость или невнимательность сотрудника не приведут к внесению в важный документ несогласованной правки.
