«Сургутнефтегаз», «Объединенная двигателестроительная компания», «ЛокоТех» и Группа «ЧТПЗ» стали победителями и дипломантами конкурса ИТ-проектов и решений DIRECTUM Awards 2018.
Конкурс выявляет лидеров ИТ-развития в сфере управления цифровым контентом (Enterprise Content Management — ECM) и бизнес-процессами. Лучшие по эффективности проекты — работы компаний, которые не просто говорят о цифровизации и преимуществах электронного документооборота, но и воплощают их в жизнь.
Наибольшую активность проявили компании из сферы нефтегаза и энергетики, машиностроения и производства, финансов и страхования. Они не только представили наибольшее число заявок, но и стали лидерами в отдельных номинациях.
Участники представили 85 заявок, география проектов — от Калининграда и Тирасполя (Молдавия) до Когалыма — от 20 до 20 000 пользователей. В экспертный совет вошли представители консалтинговой компании, поставщики IT-решений и сервисов, представители сообщества и эксперты вендора. Эксперты оценивали достигнутые показатели эффекта внедрения ECM-решений.
В номинации для крупных компаний лидером признали ПАО «Сургутнефтегаз»
Результаты проектов ПАО «Сургутнефтегаз» за 2018 год показывают существенное влияние ECM-системы и ИТ-решений на бизнес-показатели.
Ежедневно в ПАО «Сургутнефтегаз» совершаются сотни кадровых перемещений, ежемесячно актуализируются нормативные документы и регламенты. Несвоевременное обновление регламентов может повлечь за собой серьезные последствия: несогласованность действий подразделений, штрафные санкции, финансовые потери и правовые проволочки. Более того, многие приказы связаны с опасными работами, т.е. речь о жизни и здоровье людей.
На предприятии с десятками тысяч сотрудников и множеством направлений деятельности крайне сложно поддерживать распорядительные документы в актуальном состоянии вручную. Было принято решение автоматизировать управление изменениями в распорядительных документах — задача сложная и неординарная.
Потребовалось серьезно проработать методологические и организационные вопросы по актуализации документов, классифицировать риски влияния на бизнес. Команда проекта разработала универсальные инструменты мониторинга событий, происходящих в различных ИТ-системах: от истечения сроков действия ГОСТов до кадровых перемещений.
Сегодня благодаря автоматизации процесса поддерживается актуальность нескольких десятков тысяч документов.
Информационная система на базе DIRECTUM позволила: минимизировать риск использования неактуальных распорядительных документов, несоответствующих управленческим решениям, законодательству, локальным нормативным актам и т.д.; исключить риски штрафных санкций в случае несвоевременного обновления распорядительных документов, закрепляющих ответственность лиц, допущенных к выполнению работ (например, по направлению экологической безопасности); доля представленных в срок отчетов по поручениям руководства выросла до 90%.
Кроме того, идет планомерный переход к эффективному электронному взаимодействию. Был реализован универсальный инструмент работы с финансовыми документами, который снизил трудоемкость перехода на цифровой юридически значимый документооборот от 3 до 14 раз по разным видам документов. На сегодняшний день уже 450 видов документов используются исключительно в электронной форме, что позволило сэкономить тонны бумаги.
ПАО «Сургутнефтегаз» подтвердило свою визионерскую позицию среди крупных компаний России в стремлении к цифровой трансформации.
ИТ-ландшафт ПАО «Сургутнефтегаз» включает в себя более 120 программных продуктов. Для управления документами в Обществе используется ECM-система DIRECTUM, которая отвечает за согласование, подписание, хранение документов. В системе работает более 20 000 пользователей.
В ходе проекта разработаны инструменты мониторинга событий, влияющих на актуальность распорядительных документов, и происходящих в различных ИТ-системах: истечение сроков действия нормативных документов (законодательства, ЛНА, ГОСТов, и др.); кадровых перемещений работников (прием, увольнение, перевод, и др.); назначения ответственных, в т.ч. по критичным проверкам и процессам.
Профильные подразделения получили инструмент по отслеживанию наличия квалификаций у работников, допущенных к выполнению специализированных видов работ. Ответственный может одним кликом проверить корректность нормативной документации по своему направлению деятельности.
За 8 месяцев эксплуатации: актуализировано и находятся на мониторинге более 30 000 распорядительных документов, созданных с 2014 года; сформировано более 40 000 задач по оценке необходимости актуализации распорядительных документов.
Второй проект по реализации универсального механизма представляет собой методологически проработанный инструмент, который взял на себя подготовку документов для интеграции различных систем с системой управления корпоративным контентом, то есть: формирование документов с областью подписания и утверждения электронной подписью; преобразование документов в нередактируемый формат PDF; передача документов в систему управления документами.
За три месяца использования нового универсального инструмента в электронный вид переведено 450 видов первичных учетных документов, оперативных форм, регистров бухгалтерского и налогового учета, планируется перевести 1500 видов. Реализованная схема работы на порядок увеличила скорость перехода к цифровому юридически значимому документообороту.
Инновационный кейс-победитель от АО «Объединенная двигателестроительная компания»
Особое внимание экспертов было уделено инновационным идеям и проектам, которые были представлены в номинации Neo. В ней победил кейс, представленный АО «Объединенной двигателестроительной компанией». Были грамотно выбраны цели внедрения элементов ИИ, понятные бизнес-подразделениям. Удалось добиться сокращения в 4 раза времени на обработку входящей корреспонденции. Машинно-обучаемый сервис DIRECTUM Ario позволил с высокой точностью (по данным проекта
Этот проект-победитель является отличным примером для всей машиностроительной отрасли России и показывает реальные пути перехода к цифровой экономике.
«Цифровая трансформация уже давно идет. На текущем уровне я бы рекомендовала делать выбор в пользу тех решений, которые действительно масштабируемы и масштаб будущих выгод соизмерим со стоимостью первоначальных инвестиций. Возможности таких решений как раз и показали представленные на конкурсе проекты», — отметила Анна Климова, директор департамента налогообложения и права Deloitte CIS.
Особо эксперты отметили понимание ценности внедрения инновационных решений, вовлеченность менеджмента и нацеленность организации на использование инноваций. Это соответствует миссии компании «ОДК» — обеспечение конкурентоспособности российского двигателестроения на внутреннем и мировом рынке.
В проекте был использован машинно-обучаемый сервис DIRECTUM Ario, позволяющий с высокой точностью извлечь данные из скан-образов документов (номер и дату документа, адресат, корреспондент, подписант, тема и т.д.), соотнести их с данными в базе и по построенным правилам классифицировать документ — определить вид входящего письма, дело, журнал регистрации.
Всего за три месяца работы сервиса были достигнуты следующие цели: с помощью сервиса обработано (зарегистрировано и отправлено на рассмотрение) в полтора раза больше документов, чем за аналогичный период 2017 г. при одинаковом количестве регистраторов; среднее время обработки документа сократилось в среднем с 8 до 2 минут; в рамках организационных изменений компании к обработке входящей корреспонденции подключены новые сотрудники без продолжительного обучения работы в системе.
Расширение цифровизации на бизнес-процессы управления персоналом
Компания ООО «ЛокоТех» представила выполненный за
Благодаря прозрачности процедур и понятной методике оценки персонал стимулирован развивать собственные навыки для соответствия компетенциям и корпоративным целям. Важнейший ресурс компаний — люди, и это становится еще важнее в цифровой экономике.
Корпоративная культура компании «ЛокоТех» основана на непрерывном развитии. В ходе проекта создана электронная библиотека корпоративных компетенций. Это централизованная база для всех предприятий, входящих в группу, требований к личностно-деловым качествам сотрудников.
Внедренный модуль позволяет: формировать бланки оценок на выбранных сотрудников, куда автоматически подтягиваются соответствующие должности и персоналии показатели и компетенции; организовать и упорядочить процессы планирования развития, оценки и аттестации: сотрудникам и HR-специалистам, руководителям приходят напоминания, задания на планирование, согласование и проведение оценок и аттестаций.
1170 сотрудников прошли оценку за 2017 г. и около 1500 за 2018 г.
Благодаря решению в компании получено представление о текущем уровне знаний, навыков и умений персонала. Создана основа для формирования политики кадрового резерва, принятия кадровых решений и материального поощрения на основании рейтингов сотрудников, по текущим результатам оценки. Упорядочены требованиями к деловым качествам, создана возможность управлять ими. Дана обратная связь сотрудникам для возможности планировать собственное развитие, согласующееся с корпоративными целями компании — стать образцом современной сервисной компании с абсолютным качеством сервиса.
Кроме того, дипломы экспертного света DIRECTUM Awards получили ПАО «ЧТПЗ» за «Лучшее комплексное внедрение среди крупных компаний», ПАО «Т Плюс» с приложением для контроля исполнительской дисциплины за «Лучшее решение для руководителя», проект развития Региональной системы исполнения регламентов Рязанской области за «Лучший проект в государственном секторе».
ECM-системы готовы решать широкий круг задач за пределами традиционного управления документами, и это подтверждают проекты и решения конкурса. Библиотека DIRECTUM Awards пополнилась кейсами по управлению персоналом и командировками, закупочной деятельности, согласованию счетов на оплату, сервисному и проектному управлению, электронному внешнему документообороту с контрагентами и т.д.
