Системы электронного документооборота стали сегодня необходимой и критически важной частью ИТ-ландшафта многих организаций. В случае простоя СЭД более 15 минут вероятность получения «санкций» от руководства для ИТ-службы и подрядчика начинает резко расти, стремительно приближаясь к единице. Однако вовсе не потому, что такую высокую значимость имеет процесс регистрации документов. СЭД давно вышла за границы канцелярии и стала системой, обеспечивающей передачу управленческих импульсов по нервной сети организации — именно поэтому сбой в ее работе воспринимается так болезненно.
Хотя в СЭД работают почти все сотрудники, вовлеченные в административные бизнес-процессы, нельзя сказать, что они полюбили электронный документооборот. Исторически сложилось так, что требования к этим системам диктовали работники служб ДОУ и отделов контроля, исходя из своих потребностей — и своего понимания работы исполнителей. Поэтому довольно часто можно встретить негативные отзывы пользователей об интерфейсе практически любой популярной СЭД — все они построены по единой концепции, ориентированной больше на функции учета и контроля, нежели на поддержку коллективной работы и личной продуктивности.
Когда начинается внедрение СЭД, то мнение рядовых пользователей об удобстве работы обычно никто не спрашивает — функциональным заказчиком выступает канцелярия, а бенефициаром от реализации проекта становится руководство. Причем у разработчиков СЭД специально для руководителей заготовлена лазейка: чтобы не разбираться в сложном интерфейсе, им предлагают работать через помощников, чтобы те выполняли за них все действия в системе.
Долгое время этот фокус работал: системы, весьма далекие от идеала с точки зрения UX, массово внедрялись в государственном и коммерческом секторах, а их неудобство для конечных пользователей воспринималось как должное — «кому сейчас легко?» Ситуация начала меняться с появлением мобильных устройств, когда люди впервые увидели, что интерфейс может быть действительно интуитивно-понятным и удобным. Однако сразу UX-революции в СЭД не случилось — первые iPad’ы были дороги и служили символом высокого статуса их владельца, на что вендоры откликнулись предложением разнообразных «планшетов руководителя», позиционируя мобильные приложения как эксклюзивный продукт. Тем не менее, это можно зачесть как первую попытку сделать СЭД «с человеческим лицом», и, надо сказать, индустрия в целом с этим вызовом справилась.
Тем временем смартфоны и планшеты превратились в потребительские товары, вполне доступные даже линейному персоналу, не говоря уж об управленцах всех уровней, которые и составляют основную массу пользователей СЭД. Но в их жизни перемен у лучшему пока не наступило — поставщики решений для электронного документооборота не спешат спускать передовой пользовательский опыт вниз по иерархической лестнице, их вполне устраивает снимать сливки, продолжая ориентироваться только на руководителей высшего звена.
Важно акцентировать внимание, что речь сейчас не о мобильности как технологии доступа к данным, а о новом уровне UX, который мы получили вместе с ними. Применительно к СЭД это означает, что пользователь, который является исполнителем по документу или руководителем среднего звена, работая в системе, должен заниматься своими задачами, а не вникать в тонкости документоведения. То есть, веб-интерфейс СЭД по удобству пользования должен быть не хуже, чем популярные мобильные приложения.
Первой на рынке этот подход намерена реализовать компания «Интертраст», которая недавно представила проект нового пользовательского интерфейса своей CompanyMedia. В отличие от типовых клиентских приложений СЭД, организованных в виде трехпанельного экрана, наследующего логику Outlook, разработчики вдохновились современными средствами групповой работы и повышения персональной продуктивности, такими как Trello, Jira и др. На первый взгляд неожиданно — казалось бы, где документооборот и где софт для управления разработкой ПО? Однако если отвлечься от грубой конкретики и посмотреть на то, как идет работа с документами после того, как они зарегистрированы и расписаны на исполнение, то мы увидим просто поток задач, которые поступают сначала руководителю подразделения, потом начальнику отдела и далее конкретному сотруднику — по сути это мало чем отличается от потока задач в команде разработчиков.
Когда задач много (а в реальной жизни это всегда так), то работать со списком, даже с возможностями сортировки и группировки становится неудобно. Человеку хочется охватить одним взглядом весь фронт работ, чтобы более разумно распорядиться своим временем, учитывая приоритетность задач. То же самое справедливо и для команды — ее лидер должен видеть, у кого какая загрузка и оценивать риски проекта исходя из объема работ, сроков и ресурсов.
Новый интерфейс CompanyMedia под рабочим названием WebDocs 2.0 позволит настраивать очереди задач в соответствии с требованиями бизнес-специалистов. В первой версии предполагается, что очереди будут формироваться по типу действия, которое нужно выполнить пользователю — исполнить, согласовать или подписать документ. Каждая очередь задач визуально представлена в виде колонки, содержащей небольшие, но информативные карточки задач — по аналогии с Trello. На обычном экране помещается
Естественно, он может посмотреть подробную информацию по каждой задаче, кликнув на ее карточку, и даже сразу увидеть содержание прикрепленного к ней документа, не путешествуя по нескольким уровням меню. Кроме того, сами карточки интерактивны и можно выполнить разрешенные действия, даже не открывая ее в отдельном экране. Например, если начальник отдела собирается делегировать новую задачу одному из подчиненных, это делается буквально в два клика.
Также предусмотрены гибкие механизмы фильтрации на уровне всего экрана или по конкретному столбцу — к примеру, можно отфильтровать задачи по источнику (поручения гендиректора) или по типу (обращения граждан) — по любому параметру. Есть возможность групповых действий с выбранными объектами, присвоения им произвольных тегов и т. д.
Иначе говоря, пользователь может сам настроить новый интерфейс так, чтобы ему было удобно в нем работать. Например, если он привык работать по методологии GTD (Getting Things Done), то он вполне может создать для себя соответствующие колонки — входящие, к исполнению, делегированные, отложенные и др. Если кто-то хочет использовать канбан, то и это возможно.
Фактически WebDocs 2.0 — это гибкий фреймворк, который может быть адаптирован не только под разные методологии продуктивной работы, но вполне возможно, что и под различные функциональные задачи, такие как работа с договорами или организация закупок. Можно будет поддержать разбивку и по тематическим блокам, по срочности исполнения (сегодня, на этой неделе, в этом месяце), по видам документов и чему угодно.
Во время презентации макета будущего продукта заказчики «Интертраста» высказали множество идей и предложений, которые изрядно пополнили бэклог разработчиков. Едва ли все пожелания будут воплощены в первой версии нового интерфейса, выпуск бета-версии которой ожидается к концу лета, но даже заявленных возможностей достаточно, чтобы говорить о принципиально новом витке развития СЭД, когда во главу угла ставятся интересы профессионалов-управленцев и специалистов в предметных областях, а не корпоративной бюрократии.
В результате от этого выиграют все: канцелярия продолжит работать в привычном интерфейсе и не будет больше слышать жалобы от пользователей на его перегруженность, руководители всех уровней получат большую наглядность и управляемость бизнес-процессов, а исполнители — средства более эффективной организации своей работы.
